Teoría General de Sistemas y su Aplicación en la Administración de Empresas
Teoría General de Sistemas
La Teoría General de Sistemas (TGS) es un enfoque que permite abordar situaciones complejas con una perspectiva sistémica. Desarrollada por autores como Von Bertalanffy, Beer, Ackoff y Forrester, y estructurada por Peter Senge, la TGS se basa en las leyes del pensamiento sistémico.
Características de las situaciones que se abordan con la TGS:
- Son altamente acopladas, dado que las relaciones entre los elementos pesan más que los estados individuales.
- Son fenómenos dinámicos.
La TGS se centra en la exploración científica de «todos» y «totalidades».
Concepto de Sistema
Un sistema se define como:
- Un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que la suma de los resultados de las unidades individuales.
- Un conjunto de elementos interdependientes.
- Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados en una red de comunicaciones (ejemplos: departamentos, universidad-programas-facultades).
En resumen, un sistema es un conjunto de elementos que actúan de forma coordinada para la consecución de objetivos determinados.
Tipos de Sistemas:
- Según su constitución:
- Físicos o concretos (maquinaria, objetos).
- Abstractos (conceptos, planes).
- Según su naturaleza:
- Sistemas cerrados (no presentan intercambio con el ambiente que los rodea).
- Sistemas abiertos (presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas y salidas).
Parámetros de los Sistemas
- Entrada o insumo.
- Salida o producto.
- Procesamiento o transformación.
- Retroalimentación.
- Ambiente.
La Organización como Sistema
Una organización es un sistema socio-técnico que se encuentra dentro de un sistema más amplio, la sociedad, con la que interactúa e influye mutuamente.
Subsistemas que conforman la empresa:
- Psicosocial.
- Técnico.
- Administrativo.
a) Psicosocial:
Compuesto por individuos y grupos en interacción. Se forma por la conducta individual y la motivación, las relaciones de estatus y los roles.
b) Técnico:
Se refiere a los conocimientos y herramientas necesarios para desarrollar las tareas.
c) Administrativo:
Relaciona a la organización con su entorno y establece los objetivos. Desarrolla planes de integración, estrategia y operación mediante el diseño de la estructura organizacional.
Análisis y Diseño de Sistemas
La metodología de aplicación de la TGS para el análisis y diseño de sistemas incluye las siguientes etapas:
- Análisis de la situación.
- Definición de los objetivos.
- Formulación del plan de trabajo.
- Relevamiento de información.
- Diagnóstico.
- Diseño (global y detallado).
- Implementación.
- Seguimiento y control.
Naturaleza y Clasificación de los Sistemas
Proceso de Eslabonamiento:
Uno de los procesos de eslabonamiento es el rol, que se refiere a los actos ejercidos por el individuo dentro de la organización.
Comunicación:
Es otro medio para conectar las distintas partes de la organización.
Equilibrio:
Es uno de los aspectos fundamentales de la TGS. Existe un estado normal y, cuando el sistema se desequilibra, tiende a retomar su estado de equilibrio.
Toma de Decisiones:
Puede servir para cambiar la dirección, orientación o meta de la empresa. También, la decisión puede diseñarse para restaurar el equilibrio del sistema.
La naturaleza de los sistemas y procedimientos se basa en la tendencia humana de realizar las tareas con el menor esfuerzo.
El propósito del estudio de sistemas se logra a través de la combinación de los siguientes factores:
- El deseo de la dirección superior de respaldar y apoyar cada fase del estudio.
- El entendimiento, interés y colaboración del personal clave en los diversos niveles de la empresa.
- La utilización de analistas calificados.
- El análisis y la síntesis deben realizarse de forma sistemática.
El control administrativo se alcanza a través de la interpretación de información adecuada y oportuna. Este control se ejerce cuando los sistemas y procedimientos apoyan al ejecutivo.
Cuanto más analíticos y creativos sean los sistemas y procedimientos, mejor será la fluidez del sistema operativo.
Clasificación de los Sistemas y Procedimientos
a) Sistemas y procedimientos de fábrica o taller:
Son aquellos relacionados con la fábrica o un proyecto de construcción.
b) Sistemas y procedimientos administrativos:
Son los que se identifican con la función administrativa.
Tipos de Esfuerzo Involucrado en el Estudio de Sistemas
- Planeación de procedimientos.
- Preparación inicial por escrito de los procedimientos.
- Elaboración, publicación y actualización de manuales de procedimientos.
- Revisión, análisis y mejoramiento de sistemas y procedimientos.
- Establecimiento y control de sistemas y procedimientos.
- Incrementar la capacidad de supervisores y administradores.
Razones para el Estudio de Sistemas
- Ayudar a la dirección a planear y obtener las metas de la empresa.
- Dar a conocer de forma general los objetivos que se persiguen.
Principios de Sistemas y Procedimientos
- Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido.
- Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la organización deben contribuir a un grupo armónico.
El análisis de sistemas ayuda a:
- Conservar el esfuerzo administrativo.
- Facilitar la fijación de responsabilidades.
- Lograr la coordinación de actividades.
Departamento de Sistemas y Procedimientos
Procedimiento:
Es una serie de labores concatenadas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado (quién debe hacerlo, cómo debe hacerlo). Ejemplos: compras, cobros, selección de personal, ventas.
Sistemas de procedimientos administrativos:
Serie de funciones y pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia.
Sistemas administrativos:
Es el conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos interconectados e interactuando entre sí.
El campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo.
La función de los sistemas y procedimientos está orientada a determinar cómo se hacen las cosas.
Resumen de las labores del departamento de sistemas:
- Procedimientos.
- Organización.
- Informática.
- Auditoría administrativa.
- Servicios complementarios.