Técnicas utilizadas en la sistematización

TECNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACION

Análisis de sistemas o investigación administrativa es el examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos.

Finalidad: descubrir problemas, determinar las causas y proponer soluciones.

ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACION

PLANEACION

Proceso intelectual, disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. Implica:

Definir el problema: definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. Síntomas de fallas:
Retrasos en el trabajo
Incremento exagerado de personal
Personal inconforme
Gastos excesivos
Fraudes
Definición del objetivo del estudio: tendrá que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Los objetivos pueden ser:
Simplificación de un trámite
Reducción de costos
Nuevos procedimientos
Sustitución de equipos
Investigación preliminar (o de reconocimiento): llevar a cabo un reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema. Ayuda a:
Determinar la complejidad de la investigación
Soluciones alternativas
Posibles costos
Técnicas más recomendables para realizarlo

PLAN DE TRABAJO

Formular un plan de trabajo para llevar a cabo el estudio. Documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan, así como acciones, recursos, tiempo y costo que requerirá llevarlo a cabo.

Contenido: especificar ¿para qué? razón, objetivo que va a solucionar. ¿Qué? que se va a hacer. ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Cuánto? Costará hacerlo. Presentación, ejecución y control del plan es muy recomendable hacerlo por escrito, acompañado de representaciones gráficas. Deberá contener:

Antecedentes y justificación del estudio

Propósito u objetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener

Alcance

Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo, precisando:

Áreas de investigación que se cubrirán (sistemas, procedimientos, funciones y puestos)

Localización física

Hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas

Recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros que sean necesarios para llevar a cabo el estudio

Duración aproximada del trabajo

Costos aproximados tanto global como por cada parte del estudio

Autorización obtenida para realizar el estudio con la debida identificación de quienes serán los responsables del mismo en cada una de sus fases

REPRESENTACION GRAFICA DEL PLAN

Utiliza diagramas de barras, conocidas como de Gantt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las técnicas CPM/PERT.

Grafica de Gantt: programación de las actividades de un proceso puede representarse gráficamente en forma de diagrama de barras. Para determinar claramente la distribución en el tiempo de los recursos necesarios para realizar el proyecto. Técnica de planificación tradicional, útil para planificar y evaluar el grado de avance de un proyecto.
Pasos para su elaboración
Determinar las principales actividades en que se divide el proyecto
Estimar el tiempo de duración de cada actividad
Establecer un orden de ejecución de las actividades, prioridades.
Listar las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama. Siguiendo la secuencia determinada.
Representar cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya longitud será la duración de la misma.
Ventajas
Muestra el avance actual del programa y su comparación con el propuesto
Muestra el tiempo de algún retraso
Prevé tiempo para mantenimiento o actividades imprevistas
Desventajas
No determina necesariamente el mejor programa
No muestra explícitamente la relación entre actividades
No muestra las actividades críticas que determinan la duración de un proyecto
Redes CPM/PERT: logran su desarrollo como una aplicación del conocimiento científico a problemas cuya solución no parece satisfactoria o no existe.

Red: metodología que proporciona un modelo de las tareas necesarias para llevar a cabo los objetivos del proyecto.

PERT: Formulado por Oficina de Proyectos Espaciales del Departamento de Marina de los E.U.A. Su nombre formado por la expresión inglesa Evaluación de Programas y Técnicas de Revisión. Se utilizó para planear y controlar el diseño y desarrollo del proyecto del misil Polaris.

CPM: Método de Camino (Ruta) Critica. Fue creada por los años 1957-1959 con el propósito de planificar, programar y controlar los trabajos que requería la reparación de una gran planta química de la compañía Norteamérica Du Pont de Nemours. Es común referirse a ellas como una sola, ya sea como CPM/PERT o como PERT/CPM.

Conceptos Básicos

Proyecto: conjunto de acciones que es necesario realizar para alcanzar un objetivo bien definido.
Actividad: serie de acciones para complementar un proyecto. Unidad de trabajo del proyecto que abarca todas las acciones necesarias para llevar a cabo una tarea específica y que consume tiempo.
Actividad real: parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos sucesivos. Se representa por una flecha continua. Se necesita el consumo de tiempo y recursos.
Actividad ficticia: relación de secuencia obligada que se da entre dos eventos. Se representa por una flecha punteada la cola indica el requisito previo que debe estar cumplido y la punta indica el evento que necesita que ese requisito este cumplido.
Evento: suceso, nodo o nudo. Tiene lugar en un instante determinado en el tiempo en que se han completado los requisitos para que una actividad comience o termine. Se representa con un pequeño círculo, se utiliza para unir o encadenar flechas.
Red: modelo de proyecto en su conjunto. Se va tejiendo al unir flechas y eventos en determinada secuencia hasta completar el proyecto.

Reglas para elaborar la red

Toda red empieza en un evento y termina en un evento
Cada flecha representa un renglón del trabajo (actividad)
Un evento se encuentra en el punto de partida o terminación de una actividad.
Entre dos eventos solo puede haber una actividad. Si hay dos actividades se deben desarrollar paralelamente, será necesario introducir un evento adicional que se unirá al evento de la otra actividad, mediante una ficticia.
Toda actividad depende de las que le preceden, no puede iniciarse sino hasta que todas ellas hayan quedado terminadas.
No pueden existir circuitos cerrados.
La dirección de la red es la que indican las puntas de las flechas a partir del evento inicial, hasta el final.
Toda actividad debe tener una sola identificación
Los eventos deberán numerarse, ajustarse a reglas como:
Que los números de los eventos sean secuenciales
Que el número de la cola de una flecha sea menor que el de la punta de la misma

Pasos iniciales para construir la red

Definición del objetivo: debe comprender una descripción detallada de todo lo que interesa obtener.
Lista de actividades: establecer cuáles son las actividades necesarias para alcanzar los objetivos. Detallar en una lista. Luego determinar las relaciones esenciales.
Relaciones lógicas: las interrelaciones permiten identificar aquellas actividades que son críticas para el logro de los objetivos y permiten analizar cuál sería el efecto de las demoras que pudieran ocurrir por insuficiencia de los recursos asignados.
Estimación de los tiempos: estimar el tiempo que cada actividad requiere en su ejecución. Se coloca sobre la flecha que identifica a cada una, un número que representa ese tiempo. El tiempo podrá ser estimado en base a:
Experiencia del responsable de la ejecución de cada actividad
Registros que existan sobre actividades similares
Estimaciones que pueda hacer el programador con base a experiencias en proyectos similares

Conceptualización de la ruta crítica

Camino crítico o trayectoria crítica. Cadena de actividades cuya realización consume más tiempo, desde el inicio hasta el final. Secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto.

Actividades críticas: actividades de la ruta crítica. El retraso de estas provoca el retraso del proyecto.

Margen, holgura o tiempo flotante: actividades que no son del camino crítico cuentan con mayor tiempo para su terminación. Sus tiempos de inicio y final limitados por los tiempos de los eventos. Las actividades no críticas flotan dentro del tiempo que se dispone para su terminación. A estos tiempos se les conoce como holguras o tiempos flotantes.

INVESTIGACION

Los sistemas resultan de la estructura y el propósito de la organización, reciben influencia de la personalidad de la dirección y del personal. El analista se auxilia de las técnicas siguientes:

Observación: es hacerse presente en donde se realizan los procesos. Capacidad de observar una operación y sacar conclusiones útiles de la misma resulta una habilidad innata difícil de desarrollar en aquellas personas que no la poseen. El analista se forma ideas subconscientes sobre el medio ambiente durante sus visitas a las áreas de operación y pocas inesperadas observaciones adquieren representatividad para la etapa de análisis.

Inspección: buscar antecedentes dentro de la historia de la organización. Investigando los principales momentos en la evolución de la empresa. Fuentes de información:

Informes anuales (memoria, E.F.)

Manuales, reglamentos, leyes, etc.

Circulares, catálogos o documentos comerciales

Reseñas de las inversiones

Recortes de publicaciones

Correspondencia

Entrevista: comunicación verbal entre dos personas, una es la entrevistadora y la otra la entrevistada. Consiste en comunicarse con la parte humana del sistema para obtener la información necesaria, relativa a las actividades que desarrolle dentro del mismo. Ayuda a llenar lagunas de información surgidas en la inspección.

Espontanea: se lleva a cabo de manera informal, conforme a la situación y circunstancias en que se efectué.

Dirigida: tiene un objetivo definido y ayuda en el desarrollo de la comprensión del sistema bajo examen.

Con los empleados: logra explicaciones verbales del empleado sobre las operaciones en que interviene. Nadie mejor que el empleado conoce los detalles de su trabajo. Se van haciendo las anotaciones para completar la relación del libreto.

Con jefes superiores inmediatos: sirve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los empleados, para definir discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios entre dos o más empleados.

Pasos para realizar una entrevista

Definición de objetivos: fijar objetivos claros, saber exactamente que desea obtener.

Preparar la entrevista

Preparar una guía breve
Escoger un lugar adecuado
Seleccionar las personas o los grupos de personas a entrevistar
Solicitar la entrevista, informando el objetivo de la misma

Desarrollo de la entrevista

Confirmar el objetivo de la entrevista
Establecer una adecuada identificación creando el clima propicio
Preguntar con lenguaje sencillo
Permitir una sola pregunta en cada ocasión
Anotar los datos importantes e información colateral imprevista
Escuchar con interés y atención
Hacerla amena con anécdotas
Tomar en cuenta los detalles: seriedad, nerviosismo, gestos, etc.
Procurar entrevistar y no ser entrevistado
Tomar en cuenta las interrupciones durante la entrevista para observación directa
Hacer una síntesis de la entrevista y comentarla con el entrevistado.

Evaluación

Hacer un resumen de resultados, incluyendo opinión personal
Distinguir los hechos reales de las interpretaciones
Comprobar las respuestas
Tabular las respuestas y opiniones recogidas, para obtener conclusiones.

Peligros de la entrevista: puede perder su valor cuando el entrevistador:

Critica
Expresa sus opiniones
Sugiere cambios
Da consejos y recomendaciones
Soluciona problemas personales
No da la impresión de confiabilidad
Cae en argumentaciones
No respeta la personalidad o costumbres del entrevistado
Hace preguntas embarazosas o capciosas

Aspectos a tomar en cuenta

Semántica: las palabras tienen un significado diferente para personas distintas.
Ambientales: lugar y momento adecuado.
Cuestionario: formulación de preguntas por escrito para obtener respuestas por escrito, sobre determinado tema.

Porque no se recomienda el cuestionario

Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos, tediosos y que le hacen perder tiempo
Es difícil diseñar cuestionarios que garanticen la obtención, en forma certera de la información requerida.
Lento

Es recomendable cuando se necesita obtener poca información de gran cantidad de personas, o cuando se está haciendo un estudio de las actividades de una unidad de la organización.

Ventajas

Prevé la remisión anticipada de cuestionarios a una entrevista es que la persona que responde tiene tiempo para buscar la información necesaria.
Las preguntas no deben dar lugar a varias interpretaciones, ni a deformación en las respuestas.
Incluir instrucciones sencillas para minimizar los problemas de su llenado, malos entendidos y lograr cooperación.

ANALISIS Y DISEÑO

Sirven para concentrar la información recopilada en la fase de investigación para facilitar su examen. Analizada la información se procede a diseñar las propuestas de distribución de trabajo, espacio o procedimientos. Técnicas básicas:

Grafica de distribución de trabajo: es un cuadro grafico de doble entrada, multicolumnar, se registran actividades genéricas y específicas, nombre de las personas, cargo que ocupan y horas asignadas a cada actividad, sirve para analizar la distribución de cargas de trabajo, determinar tiempos, duplicaciones y homogeneidades relevantes.
Elaboración del cuadro de distribución del trabajo: consiste en la indicación de las tareas desarrolladas por los empleados y el registro del tiempo utilizado, así como el agrupamiento de los tiempos parciales en tiempos totales, de las actividades en estudio.
Grafica o diagrama de recorrido: representación gráfica del orden de todas las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o procedimiento. Incluyendo tiempo y distancia recorrida. Se puede diagramar desde el punto de vista del objeto manipulado o desde el punto de vista del hombre que lo ejecuta.
Diagrama de flujo: representación simbólica de un procedimiento administrativo, producción de un bien o prestación de un servicio. Señala los pasos fundamentales y hace comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos.
Grafica de distribución de oficina o diagrama de distribución de espacio. Muestra la distribución en planta para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos en un espacio determinado. Muestra la ubicación de espacios, muebles y maquinas.

APLICACIÓN DE LA SISTEMATIZACION EN AREAS ESPECÍFICAS

EN LA ORGANIZACIÓN

Departamentalización: medio para coordinar, organizar y agrupar sus actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la empresa.
Manual de organización: documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, especifica, relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
Reclutamiento, selección y adiestramiento: proceso por el cual las empresas contratan al personal adecuado para ocupar un puesto. Debe estar dentro de la planeación estratégica de la empresa para que se encamine a cumplir los objetivos de la empresa.

EN LOS PROCEDIMIENTOS

Manejo de efectivo: administración del efectivo es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido.
La cobranza: proceso que se establece para recuperar el capital que la empresa ha invertido en los créditos otorgados.
Ventas: actividad más pretendida por la empresa, o personas que ofrecen algo en su mercado meta, su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen esta actividad.
Manejo de inventarios: elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa.
Compras: proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos.
Producciones: sistema económico, uno de los indicadores más importante, necesita de la inversión para que se pueda dar.
Nóminas: lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que estos le presentan al patrono.
Manejo de formas: herramienta o medio de comunicación impreso, con objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo.
Selección de equipo: elemento mediador entre las necesidades de empleo de la empresa, la eficacia del cumplimiento de los objetivos de ambos reside en el grado de organización que se le imprima a dicho proceso.
Definición de espacios
Manejo de archivos: el material de archivos más corriente lo constituyen