1.1.2 Toma de Decisiones y Sistemas de Información

Actividades de un SI

Entrada de Datos

Proceso mediante el que el SI toma los datos que requiere para procesar.

Manuales: Se proporcionan de forma directa por el usuario.
Automáticas: Provienen de otros sistemas o módulos (interfaces automáticas).

Almacenamiento de Información

En soportes electrónicos, estructuras de información (archivos).

Procesamiento de Información

Capacidad del SI para efectuar cálculos con los datos introducidos o almacenados que se convierten en apoyo a las decisiones.

Salida de Información

También puede ser como entrada para otro SI.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Los SI cumplirán 3 objetivos básicos:

Automatización de procesos
Proporcionar información que apoye a la toma de decisiones
Lograr ventajas competitivas

Sistemas Transaccionales

SI que automatizan procesos operativos (pagos, cobros, entradas, salidas, etc.)

Sistemas que Apoyan al Proceso de Toma de Decisiones

Sistemas de soporte a la toma de decisiones
Sistemas para toma de decisión de grupo
Sistemas expertos de soporte a toma de decisiones
SI para ejecutivos

Sistemas Estratégicos

Se desarrollan con el fin de lograr ventaja competitiva a través del uso de las TI.

Características de los Sistemas de Información

Sistemas Transaccionales

Ahorro de mano de obra, frecuentemente el primer tipo de SI en las organizaciones en el nivel operativo, intensivos en entrada y salida, cálculos simples, recolectores de información, fáciles de justificar porque sus beneficios son visibles.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Suelen introducirse después de los transaccionales porque estos son plataforma de información.
Apoyo a mandos intermedios y alta administración en todo.
Intensivos en cálculo y escaso en entradas y salidas de información.
No ahorran mano de obra por lo que es difícil su justificación.
SI amigables y diseño gráfico porque están dirigidos a usuario final.
Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final.

Sistemas Estratégicos

No automatiza procesos ni brinda información para la TD.
Se desarrollan en la organización por lo que no se adapta fácilmente.
Su desarrollo se basa en incrementos y evolución dentro de la organización, se inicia con un proceso para luego agregarse nuevas funciones.
Logra ventajas competitivas (cajeros automáticos frente a la competencia que no tiene).
Apoyan a la innovación o creación de productos y procesos.

Algunos autores dicen que hay un 4º tipo de SI llamado sistemas personales de información, que está enfocado a incrementar la productividad de los usuarios.

1.1.3 Administradores y Soporte por Computadora

Desde el punto de vista de la estructura funcional, los SI se forman según las funciones de la empresa (personal, producción, etc.) y cada uno de estos tiene actividades en los 3 niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratégicas.

Primer Nivel que Afecta a Toda la Empresa (Nivel Estratégico)

Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus principales usos son el de planeación a largo plazo de las actividades (ventas, presupuestos, mano de obra) y resolución de problemas.

Dirigen las decisiones no estructuradas y están diseñados para incorporar información sobre cambios en el entorno (nueva legislación…) y obtener información reducida de los otros sistemas (SSD; MIS; TPS).

Segundo Nivel de Necesidades (Nivel Administrativo)

Proporcionan informes y sirven para la planeación, control y TD a nivel gerencial.

SSD sirve para TD semiestructuradas únicas o cambiantes.

Tercer Nivel: Aplicaciones Concretas de las Funciones de la Empresa

En este nivel se encuentran el TPS (correo electrónico, procesador de textos…) los sistemas creados para desarrollar los programas de la organización para incrementar la productividad de los empleados.

Una aportación positiva de las TI a los SI, es como ayuda a la adopción de decisiones, a través de los sistemas de apoyo a la decisión (SAD), por medio de programas técnicos que nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuación de un experto en la materia con problemas de representación del conocimiento, que suponen un avance en los usos de las TI para el SI.

Vamos a distinguir estas herramientas en:

Secuencias de proceso. Programas o procedimientos de manipulación de datos bien definidos y estables, ayudan a buscar soluciones en las decisiones operativas y estructuradas, pues se pueden automatizar de forma eficiente (TPS; MIS).
Intervalos de decisión. Se utiliza en decisiones no estructuradas, son procesos de toma de decisiones, que utilizan determinados datos, o elaboran datos que no pueden automatizarse a través de un programa, por sus características (esperanzas, previsiones y evoluciones de las magnitudes) necesitando soluciones informáticas distintas (DSS, EIS, sistemas expertos…).

Los SAD tienen el propósito de proporcionar a los gerentes la información necesaria en la toma de decisiones, a través de un SI que convierta los datos iniciales en información.

Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en todas las etapas:

Identificación del problema.
Selección de los datos.
Evaluación de las alternativas de acción.

“Una vez conseguidas estas 3 premisas, la información resultante es la que sirve de ayuda a la gerencia, pero no reemplaza la toma de decisiones”.

Los SI permiten a la dirección:

Recoger los datos y almacenarlos.
Procesar los datos y construir modelos de decisión.
Examinar los efectos de las diferentes alternativas.
Transmitir la información seleccionada.

1.1.4 La Necesidad de Decisiones por Computadora y el Soporte de Tecnologías

La estandarización de las tecnologías.
Creación de nuevos negocios.
Acciones estratégicas genéricas basadas en la aplicación de las TI.

La Estandarización de las Tecnologías

Consolidación de aldea global que resumen como una masa social capaz de conocerse y contagiarse instantáneamente del flujo informativo (información instantánea de nuestra estrategia a los competidores – sin barrera)
Costos de componentes estándares baratos, producción estandarizada, aumentan dificultad para crear ventajas competitivas

Por esto surgen las TI como alternativa para generar ventajas competitivas.

La Utilización del SI Empresarial como Fuente de Ventaja Competitiva Va en 2 Direcciones Principalmente:

Creación de Nuevos Negocios

Combatir las fuerzas competitivas (crear barreras para excluir la competencia, excluir clientes).

La incorporación de TI al producto, diseño y fabricación asistida por computadora, mejora la calidad y costos

Las TI modificaron las áreas de marketing y distribución.

Los determinantes del éxito de la empresa en el mercado son:

Que la empresa tenga una clara definición de sus objetivos y políticas de actuación.
Definición de objetivos y políticas, teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la empresa, las amenazas y oportunidades del entorno.
La estrategia empresarial, este centrada en generar una ventaja competitiva.

Las TI llevarán a una ventaja competitiva sostenible bajo las siguientes circunstancias:

Implantación de TI, que reduzca el costo de producción o aumente la diferenciación del producto.
Las TI hacen cambiar las directrices en costo o aumenta la diferenciación en favor de una empresa

Goldar y Jelinek concluyen que las ventajas que se obtienen a través de las TI serán:

Productos personalizados y acomodados al gusto de los clientes
Mejoras importantes en el diseño del producto.
Tasas de producción + vinculadas a las fluctuaciones de la demanda a corto plazo.
Ventas + directas.
Publicidad y promoción que resaltan la capacidad del proceso de producción.
+ precios de oportunidad unidos a unos cambios rápidos en los diseños de productos, que conlleva una aceleración del ciclo de vida de los productos.
Mayor variedad de segmentos de mercado para una empresa.

Acciones Estratégicas Genéricas Basadas en la Aplicación de las TI

En la planificación estratégica, se usan las TI para dar forma a la estrategia que se diseña y definir acciones estratégicas para obtener ventajas competitivas sostenibles

El proceso de planificación formal y estructurado, con énfasis en las TI/SI se basa en la integración de 4 elementos a nivel de unidad estratégica de negocio (UEN):

La misión de la UEN indica los productos, mercados, segmentos de clientes y competencia de la misma.
Análisis de los factores externos del negocio, en base a las 5 fuerzas competitivas de Porter.
Estudio de los factores internos a través de la CV y sus necesidades de TI dentro del SI.
Análisis de las tendencias de las TI/SI.

Las acciones estratégicas genéricas basadas en las TI (ITSGA) que se identifican principalmente son:

Relacionadas con el producto:

Incrementar el contenido de la información del producto, diferenciándolo de la competencia.
Personalización del producto, para cada cliente en particular.
Crear nuevos productos.
Combinar productos.

Relacionadas con el cliente:

Trabajar para el cliente (interconexión).
Conseguir que el cliente trabaje para nosotros.
Seleccionar grupos de clientes potenciales.
Incrementar los costos de cambio de proveedor para nuestros clientes, pues deberán utilizar otro sistema si cambian.
Facilitar a nuestros clientes el acceso a nuestro sistema de transacciones (modelos de venta).
Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes

Relacionadas con el canal de distribución:

Controlar el canal de distribución.
Desarrollar nuevos canales.
Utilizar los canales existentes para otros propósitos.

Relacionadas con proveedores:

Incrementar la efectividad de los proveedores (just in time), reduciendo el costo de almacén.
Facilitar el acceso de los proveedores a nuestro sistema de transacciones.
Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros.
Acceder al sistema de transacciones de los proveedores.

Relacionadas con la cadena de valor:

Incrementar la eficiencia de las actividades de la línea.
Acoplar actividades (integración).
Reestructurar la CV, explotando los vínculos e interrelaciones.
Posicionarse mejor desde un punto de vista estructural, consiguiendo diferenciaciones respecto de nuestros competidores.

De carácter general o corporativo:

Establecer nuevas prácticas en el sector, llegando a cambiar su estructura.
Considerar el sistema de transacciones como fuente de ventajas competitivas.

Estas son algunas posibilidades que encontramos para obtener ventajas por la empresa, además a nivel corporativo

Se pueden obtener ventajas en los siguientes apartados:

Segmentación de negocios, posibilidades de compartir actividades y datos.
Integración vertical (utilizar nuevos canales de distribución)
Estrategia horizontal, compartir clientes y ofrecer multiproductos, transferencia de know-how.
Dirección de la cartera de negocios, decisiones sobre diversificación.

1.1.5 Un Marco para el Soporte de Decisiones

Los nuevos modelos y teorías que pretenden facilitar la comprensión y dirección de las grandes y complejas organizaciones actuales son:

La capacidad para innovar y aprender,
La calidad total y la mejora continua,
La importancia de los recursos humanos,
La reingeniería,
El outsourcing,
La orientación al cliente,

“Se trata de encontrar un equilibrio entre la explotación de los recursos de la empresa, alcanzando rentabilidad a corto plazo, en un entorno que cambia a gran velocidad, y la exploración para innovar y crear nuevas ideas y capacidades que provoquen el cambio (Marx, 1998)”.

La Nueva Organización

Algunos autores plantean la necesidad de alcanzar una forma de organización que rompa los límites tradicionales. Una organización con estructuras + flexibles que supere los 4 tipos de fronteras + frecuentes:

Las fronteras verticales o jerárquicas, entre personas;
Horizontales, entre funciones y disciplinas;
Externas, con proveedores, clientes, empresas y otros interesados; y
Geográficas, con naciones, culturas y mercados.

El Papel de la Información

La “inteligencia de negocios” es un concepto respaldado por una nueva manera de hacer las cosas gracias a los SI y las TI

La información es crítica para el éxito empresarial manipulándola para obtener un valor añadido que será parte de la estrategia competitiva.

Las empresas acometen una gran variedad de iniciativas para alcanzar sus objetivos, bajo la influencia de 5 elementos fundamentales:

Velocidad de cambio,
Innovación de nuevos modelos de negocio,
Nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes y asociados,
La conectividad de personas, organizaciones y países, y
El valor del conocimiento residente en la empresa

Las herramientas de DSS se caracterizan por conjuntar la información de la empresa a través de las TI para contar con datos oportunos que soporten sus procesos sobre 3 fases básicas:

Extracción de información. En esta fase se utilizan herramientas que facilitan el acceso y la extracción de datos almacenados en múltiples plataformas y bases de datos (SQL Server, DB2, Informix, Sybase, Oracle, etc.)
Explotación de información. En esta fase se aprovechan herramientas como: sistemas de información ejecutivos, sistemas para soportar decisiones y modelos
Administración de información. El uso de herramientas que incluyen gestores del almacén de datos (data warehouse), garantizan la integridad y oportunidad de los datos.

SAP/R3

La solución SAP R/3 permite integrar áreas esenciales para la óptima operación de la empresa, tales como finanzas, recursos humanos, manufactura, ventas y logística, con el fin de optimizar la cadena de valor, fortalecer las relaciones con los clientes y tomar decisiones + adecuadas.

En situaciones concretas, la gestión de conocimiento incluye el proceso sistemático de encontrar, recopilar, seleccionar, organizar, extraer, conservar y presentar la información. Las actividades específicas de la gestión de conocimiento ayudan a enfocar la organización en sus esfuerzos para obtener, almacenar y utilizar el conocimiento para objetivos específicos tales como la resolución de problemas, el aprendizaje dinámico, la planificación estratégica y la toma de decisiones.

También sirve para consolidar y proteger los activos intelectuales de la organización, aumenta las competencias corporativas por medio del desarrollo de la inteligencia organizacional y contribuye a conformar empresas dinámicas y flexibles.

La inteligencia de negocios se logra a través de la gestión del conocimiento, soportada por tecnologías de información que incluyen herramientas de SSD y la contribución de expertos.

Las herramientas de sistemas de soporte para la decisión, enumeradas por su complejidad creciente, utilizadas actualmente con mayor frecuencia como apoyo a la toma de decisiones estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas (Turban & Iroson):

Procesamiento de transacciones (TPS): actividades operacionales cotidianas
Sistemas de información gerencial (MIS): proveer información pasada, presente o proyecciones de esta, relacionada con las operaciones internas, la administración y las funciones de toma de decisiones de una organización y su medio ambiente. Incorpora otras herramientas basadas en conocimiento, como los TPS, MRS, DSS, OIS.
Sistemas de soporte a la decisión (DSS): proporciona información relevante a ejecutivos, para tomar decisiones de tareas semiestructuradas
Sistemas expertos (S): modelan el comportamiento de un experto humano que cumple con la tarea de resolver problemas para los que no se dispone de un algoritmo.
Sistemas de información ejecutivos (EIS): orientado a datos que proporciona información a través de una interfase amigable para ayudar a los ejecutivos
Redes neuronales (NN): simula funciones elementales de la red nerviosa del cerebro humano.
Automatización de oficinas (OA): permite implementar técnicas para incrementar los niveles de productividad y eficiencia en los flujos de trabajo del personal administrativo,

Las aplicaciones de estas herramientas, las + complejas, se dan a partir del análisis multidimensional de los datos corporativos:

Proporcionan la habilidad de manipular y explorar los datos de la empresa desde cualquier ángulo concebible, con lo cual pueden obtener una visión verdaderamente multidimensional de la empresa.
Desde la base de datos de la empresa, los reportes, que pueden ser muy sofisticados, se manipulan de manera interactiva.
La herramienta de minería de datos, permite a los gerentes y a las personas involucradas en las tomas de decisiones descubrir patrones y tendencias escondidas en los datos y encontrar correlaciones insospechadas entre los mismos sin requerir el tener un conocimiento en técnicas estadísticas.
La herramienta de modelaje y proyección de los datos utiliza avanzadas técnicas de redes neuronales para ayudar al analista a descubrir relaciones complejas y proporcionar un pronóstico confiable y exacto para todo tipo de información del negocio

1.1.6 El Concepto de Sistemas de Soporte de Decisiones

Es difícil dar una definición de lo que es un sistema auxiliar para toma de decisiones, por ello a continuación se mencionan varias definiciones que fueron tomadas de diferentes libros:

La toma de decisiones implica el uso de computadoras para ayudar a las personas en procesos de tareas semiestructuradas; soporte, en vez de reemplazar el juicio de la persona; mejorar la efectividad de la toma de decisiones + que la eficiencia. (Keen78)

¿Qué es un sistema auxiliar para toma de decisiones (DSS)?

Un sistema auxiliar para toma de decisiones es un sistema conformado por modelos de decisión, bases de datos y generadores de decisiones para soportar la toma de decisiones. (Spra79)

Un sistema basado en computadoras que es utilizado por el encargado de toma de decisiones o por sus subordinados, directamente soporta la toma de decisiones. (Keen79)

Un sistema auxiliar para toma de decisiones es un conjunto de herramientas computacionales utilizadas por el encargado de la toma de decisiones aunado con la solución de problemas y la toma de decisiones. (Leig86)

Los sistemas auxiliares para toma de decisiones son utilizados para problemas poco estructurados donde las habilidades del encargado de la toma de decisiones se mezclan con la potencia. (Kant92)

Un sistema auxiliar para toma de decisiones es un sistema computacional de información que afecta o intenta afectar la manera en que la gente toma decisiones. (Silv91)

Un sistema auxiliar para toma de decisiones es un conjunto de herramientas, datos, modelos y otros recursos que los encargados de la toma de decisiones y analistas utilizan para entender, evaluar y resolver problemas de forma estructurada. (Kroe92)