Sistemas de Información: Conceptos, Tipos y Aplicaciones en las Organizaciones

Sistemas de Información: Fundamentos y Aplicaciones

Un sistema de información es un conjunto de datos interrelacionados que, al ser procesados, generan un mensaje que cambia el estado de conocimiento del receptor. Este proceso permite resolver problemas y tomar decisiones. Desde una perspectiva técnica, un sistema de información comprende componentes interconectados (humanos, software, hardware, etc.) que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para controlar las operaciones de una organización y apoyar la toma de decisiones.

Conceptos Clave

  • Datos: Representación simbólica (letras, números, signos) de atributos o variables que describen hechos, sucesos o entidades.
  • Organizaciones: Estructuras jerárquicas formadas para lograr fines económicos y sociales, operando según un modelo de negocio.
  • Modelo de Negocio: La forma en que una empresa u organización produce un producto o servicio para generar rentabilidad.

Los sistemas de información están dirigidos principalmente a organizaciones y se aplican en ciencias administrativas y sociales.

Clasificación de los Sistemas de Información

Los sistemas de información se pueden clasificar según el nivel organizacional al que sirven:

  • Sistemas Estratégicos (Nivel Ejecutivo): Utilizados por la alta dirección para desarrollar estrategias y obtener ventajas competitivas.
  • Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (Nivel Gerencial): Usados por administradores, ingenieros y contadores para la toma de decisiones.
  • Sistemas Transaccionales (Nivel Operativo): Utilizados por trabajadores de producción, oficinistas y analistas para procesar datos.
  • Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Sistemas diseñados para procesar grandes volúmenes de información y ejecutar actividades rutinarias.

Sistemas de Información Gerencial (SIG/MIS)

Un sistema de información gerencial (SIG o MIS, por sus siglas en inglés) es un conjunto de sistemas de información diseñados para apoyar la toma de decisiones estructuradas, con el objetivo de lograr los objetivos del negocio de la manera más eficiente. Los SIG son herramientas clave que, junto con las tecnologías de la información, permiten a las empresas obtener ventajas competitivas.

Objetivos y Actividades de los Sistemas de Información

Los objetivos principales de los sistemas de información son:

  • Apoyar los procesos de negocio.
  • Optimizar las operaciones para que se lleven a cabo de forma eficiente (contabilidad, inventario, nómina).
  • Facilitar la toma de decisiones, proporcionando modelos matemáticos y tecnológicos.
  • Desarrollar estrategias para mantener a la organización competitiva.

Tipos de Sistemas de Información según la Función Gerencial

  • Contabilidad: Controlan las actividades financieras (efectivo, caja, balance, inventario, inversiones, acciones).
  • Inventario: Gestionan el almacenamiento de mercancías.
  • Cobranza y Compras.
  • Ventas.
  • Recursos Humanos.

Aplicaciones Específicas

  • Banca: Sistemas para el almacenamiento y procesamiento de datos de clientes, con arquitectura abierta y flexible, controlados por leyes y organismos estatales (como SUDEBAN en Venezuela).
  • Seguros: Sistemas enfocados en la relación comercial con el cliente.

Función Gerencial y la Información

La función gerencial se basa en cuatro pilares: planificación, organización, dirección y control. La información utilizada en la gerencia debe cumplir con cuatro supuestos básicos:

  • Calidad: Reflejar fielmente la realidad.
  • Oportunidad: Estar disponible a tiempo.
  • Cantidad: Ser suficiente para la toma de decisiones.
  • Relevancia: Ser acorde con las funciones y responsabilidades.

Componentes y Características

  • Sistema de Información: Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y alcanzar los objetivos de una organización.
  • Sistema de Procesamiento de Datos (TPS): Sistemas de información desarrollados para procesar grandes volúmenes de información y ejecutar actividades rutinarias.
  • Datos: Bien que no se deprecia ni se extingue con el uso, sino que crece.
  • Personas: Diseñan, operan y mantienen los sistemas, tomando decisiones técnicas y profesionales.
  • Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC): Se encargan del diseño, desarrollo, mantenimiento y administración de la información por medios informáticos y de comunicación.
  • Modelo de Negocio: Manera en que una empresa produce, distribuye y vende un bien o servicio para generar riqueza.
  • Sistema de Información Gerencial (MIS): Se emplean para obtener información necesaria para el proceso de toma de decisiones.
  • Sistema de Información Contable: Métodos, procedimientos y recursos utilizados para llevar el control financiero de una entidad.
  • Organizaciones o Empresas: Estructuras administrativas creadas para lograr metas u objetivos.