Sistema matricial de información del puesto de trabajo
TEMA 0
COMPETENCIAS ALA Y SLA
La ALA agrupa la biblioteca pública, los responsables gestionan la institución (el personal, el presupuesto, el marketing…). En la SLA, los profesionales no gestionan la institución, gestionan la información en otras empresas y organismos públicos.
TEMA 1
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Para alcanzar los objetivos hay que seguir estos principios:
División del trabajo
Se fragmenta el trabajo en varios pasos que el trabajador realiza de forma independiente- Especialización:
Aumenta el rendimiento y habilidad de los trabajadores, disminuyendo los errores y mejorando la economía de tiempos - Jerarquías:
Facilita la unidad y sincronía dentro de la diversidad de los distintos niveles de mando - Autoridad:
A quien se le encomiende una función se le debe conceder la facultad de adoptar decisiones, dar las órdenes correspondientes y vigilar la forma en que se llevan a cabo - Unidad de objetivo:
Cada una de las partes de la organización y ésta en su conjunto deben contribuir a sus objetivos fundamentales - Eficiencia:
Alcanzar los objetivos con el menor coste posible - Unidad de mando:
Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación concreta solamente de un jefe - Paridad de autoridad y responsabilidad:
La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor ni menor que la que implica la autoridad delegada - Tramo de control:
Hay un límite respecto al número de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, aunque el número exacto dependerá de una serie de factores y variables
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
Suministrar una estructura organizativa, Establecer líneas de autoridad y responsabilidad, Crear canales de comunicación, Establecer procedimientos para alcanzar los objetivos de la institución, Determinar procedimientos para la contratación y asignación de recursos humanos
CRITERIO DE DEPARTAMENTACIÓN
Proceso de especialización y organización de los trabajos de la institución que agrupa los medios personales y materiales disponibles de acuerdo con una serie de criterios. Tipos: Cronológica, Funcional, Geográfica o por territorios, Por productos o servicios, Por procesos, Por clientes
Departamentación cronológica:
Se basa en dividir al personal en base a turnos- Ventajas: permite ofrecer un servicio más amplio que un turno normal de trabajo y sacar el máximo aprovechamiento de equipo y maquinaria.
- Inconvenientes: cansancio por el cambio de turnos, mayor coste por turnos especiales y falta de comunicación entre turnos.
Departamentación funcional:
Se agrupan en razón de las actividades- Ventajas: reflejo lógico de las funciones, sigue el principio de la especialización ocupacional, simplifica la capacitación y permite un riguroso control desde la dirección.
- Inconvenientes: resta énfasis a los objetivos generales de la institución, reduce la coordinación entre funciones, la especialización excesiva limita la iniciativa personal y lenta adaptación a las nuevas condiciones.
Departamentación territorial
- Ventajas: adaptación a las necesidades y problemas locales, comunicación directa con los intereses locales, mejor delegación de autoridad en niveles inferiores y toma de decisiones más rápida.
- Inconvenientes: se necesitan más personas con cualificación como directivos, mayor corte en personal, instalaciones, equipo…, se dificulta el control por parte de la dirección y descoordinación entre las diferentes unidades territoriales
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
Un superior no es capaz de ejercer toda la autoridad que le corresponde: por razones de eficacia cede una parte a otra persona; Un superior confiese de manera formal a un subordinado ciertas competencias que le corresponden; Se transfiere la capacidad para tomar decisiones y la responsabilidad inherente; Transmitida de forma clara y explícita; La cantidad de autoridad a transmitir debe ser la adecuada, para mejorar la eficacia; En el caso de la APA las normas son muy estrictas
TEMA 2
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
- Enunciado de los objetivos, tareas principales, responsabilidades y posición en la estructura organizativa que se espera que acepte el ocupante de ese puesto de trabajo
- Múltiples usos: Servir de base para los anuncios de las condiciones que debe reunir el aspirante al trabajo; Servir para la determinación de las necesidades de formación y el consiguiente establecimiento de un programa; Establecer los sistemas de evaluación y su correspondiente compensación
- Es esencial que se mantenga actualizada
CUERPO DE FUNCIONARIOS Y MODELO DE PUESTOS DE TRABAJO
Cuerpo de funcionarios
- Cada cuerpo tiene reservadas unas funciones, que no pueden ser realizadas por otros
- Hay funciones de carácter general que se reservan a los cuerpos generales o interdepartamentales
- Se establece una fuerte jerarquía entre cuerpos
- Se mezclan dos lógicas: la de la organización, con su misión y objetivos, y la del propio cuerpo
- Existe una carrera horizontal: se adquiere más categoría, que no tiene por qué ir vinculada al rendimiento
- Las retribuciones van ligadas a la pertenencia al cuerpo y a la categoría alcanzada en el mismo
Puestos de trabajo
- La organización determina sus objetivos y, en base a ellos, determina su estructura organizativa
- Cada puesto tiene una misión, unas funciones y tareas, un nivel de autoridad y responsabilidad
- Cada puesto está situado en una posición jerárquica y tiene diferenciadas sus competencias respecto a otros en el mismo nivel
- En función de este diseño del puesto se define al ocupante ideal
- Se selecciona a la persona adecuada
- Las retribuciones están ligadas al puesto
EVALUACIÓN DEL PERSONAL
- Imprescindible para los sistemas de remuneración, formación y desarrollo, motivación e incentivación…
- Debe tener en cuenta tanto aspectos cuantitativos como cualitativos
- Cualitativa: tarea muy compleja
- Cuantitativa: la medición de los resultados y su valoración es más sencilla
- Su complejidad aumenta cuanto mayor sea el nivel del puesto de trabajo evaluado: adquieren más relevancia los aspectos cualitativos (capacidad de liderazgo, para tomar decisiones, para motivar al personal, etc.).
Tipos:
Análisis del rendimiento
- Su punto de partida es el deseo de mejorar el rendimiento de la institución, lo que requiere la mejora del de cada uno de sus miembros
- Es necesario que el personal esté informado del punto de vista de su superior acerca de su rendimiento: basándose en su opinión se estimula la mejora
- Es imprescindible que sea considerada en relación con la formación y desarrollo: permite identificar las necesidades de formación para mejorar su rendimiento
- No debe hacerse de forma aislada, sino en su contexto
- El rendimiento debe ser evaluado poniéndolo en relación con los objetivos del grupo: evitar los conflictos entre la evaluación del grupo y la del individuo
Análisis del potencial
- Para predecir el nivel y tipo de trabajo que el individuo será capaz de realizar en el futuro
- Si se cuenta con esta información resultará mucho más fácil que una persona se incorpore a un puesto de trabajo de nivel superior
- Esta identificación previa también puede tener efectos negativos
Análisis para la compensación
- Para asignar y distribuir los premios más equitativamente
- La compensación puede ser económica o de otro tipo
- Más habitual en el sector privado que en el público
FUNCIONARIOS/EMPLEADOS PÚBLICOS EN ESPAÑA
- Son empleados públicos quienes desempeñan funciones retribuidas en las Administraciones públicas
- Funcionarios de carrera:
Vinculados a una Administración pública por una relación regulada por el Derecho Administrativo para el desempeño de servicios profesionales retribuidos de carácter permanente - Funcionarios interinos:
Por razones expresamente justificadas de necesidad y urgencia, son nombrados como tales para el desempeño de funciones propias de funcionarios de carrera - Personal laboral:
Contratado mediante cualquiera de las modalidades de contratación de personal previstas en la legislación laboral. Presta servicios retribuidos por las Administraciones Públicas - Personal eventual:
En virtud de nombramiento y con carácter no permanente. Sólo realiza funciones expresamente calificadas como de confianza o asesoramiento especial - Personal directivo profesional:
Desarrolla funciones directivas profesionales en las administraciones públicas. Son evaluados para comprobar el resultado de su gestión
ANÁLISIS DEL TRABAJO
Obtención de información relevante al trabajo: Tareas o actividades; Comportamiento implicado en el puesto; Requisitos del desempeño (perfil del puesto); Responsabilidad asumida; Condiciones de trabajo
Diversas aplicaciones: Selección y contratación del personal; Planificación de plantillas y diseño organizativo; Formación; Evaluación de rendimiento; Prevención y seguridad
TEMA 6: POLÍTICA DE DISTRIBUCIÓN
- Hay que conectar los productos y servicios con los usuarios
- No es sólo un lugar “físico” (place): la clave es la idea de ACCESO
- Hay muchas opciones para la distribución de los productos y servicios
- Un mismo producto/servicio puede distribuirse a través de varios canales
- La selección se hace teniendo en cuenta:
- Intereses y necesidades de los usuarios
- Medios disponibles y costes que haya que afrontar
FUNCIÓN PÚBLICA
- Carácterísticas básicas (art. 103.3 Constitución)
- Los principios de mérito y capacidad son determinantes para el ingreso en la función pública
- Se garantiza el derecho de sindicación, aunque con peculiaridades
- Se establece un sistema de incompatibilidades
- Se garantiza la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones
- El estatuto de los funcionarios se regula por ley estatal: Estatuto básico del empleado público (Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de Octubre)
Modelos:
Pre-burocrático
El empleado es reclutado por la autoridad que lo nombra entre personas afines, sin ningún tipo de control; La evaluación del rendimiento se basa en la fidelidad hacia los responsables políticos de los que depende; No existe seguridad en el empleo, ni formación reglada, ni carrera profesional, ni planificación de recursos humanos- Burocrático:
Delimitación rigurosa de competencias, basada en normas; El personal es seleccionado mediante un proceso objetivo;
Tiene seguridad en el empleo y se dedica a él plenamente; Trabaja dentro de un sistema de carrera; Trabaja bajo la protección formal de su cargo Nuevas tendencias -> - New public management (Barzelay, 2001)
- El objetivo clave es la eficiencia
- Descentralización de la adopción de decisiones
- Organizaciones más pequeñas
- Racionalización de los procedimientos
- Desregulación (relajar y agitar las normas)
- Utilización de los mecanismos del mercado
- Adecuar los recursos a los resultados
- Obsesión por la satisfacción del cliente
- Privatizar los servicios o, al menos, su gestión
- New public service (Denhart & Denhart, 2003)
- Son más las diferencias que las similitudes entre las organizaciones públicas y las privadas
- Servir a los ciudadanos, no a los consumidores
- Perseguir el interés público
- Valorar la ciudadanía por encima de la gestión
- Servir más que dirigir
- Reconocer que la rendición de cuentas no es simple
- Pensar estratégicamente, actuar democráticamente
SELECCIÓN DEL PERSONAL
- La elección de la persona adecuada para un puesto concreto es garantía de que las tareas que se le encomienden serán ejecutadas satisfactoriamente
- A medidas que se suba en el nivel de responsabilidad, la importancia de la buena selección será más grande
- Consta de varias etapas
- Necesidad de cubrir un puesto vacante o crear uno nuevo
- Se analiza la solicitud para ver si es procedente
- Se examinan las carácterísticas del puesto de trabajo a cubrir y las opciones de contratación
- Es imprescindible un análisis crítico de la descripción y especificación del trabajo
Candidatos externo o interno
Interno
Se conocen sus carácterísticas, capacidades y rendimientos; Será menos necesaria la información y la inducción dentro de los procedimientos y cultura de la organización; La producción interna es un incentivo para los trabajadores; El encadenamiento de los puestos de trabajo a cumplir multiplica la posibilidad de la inadecuación de capacidad y competencia al puesto (principio de Peter)
Externo
Aporta ideas nuevas, formación y nuevas habilidades; No hay candidatos en la organización con el perfil deseado; Tenemos menos información sobre sus capacidades y actitudes personale.
Etapas
Anuncio, preselección, entrevista informal, entrevista formal, selección en grupo y pruebas objetivas
TEMA 3
DESARROLLO DEL PERSONAL
- Conjunto de actividades cuyo objetivo es conseguir que el personal desarrolle sus tareas de la forma más eficaz posible y que se encuentre integrado y satisfecho de participar en la organización
- Los dos grandes componentes del desarrollo del personal son la formación y la promoción profesional
- Las actividades explícitamente diseñadas para ello no son las únicas responsables, ya que también influye el entorno mismo de la organización: estilo de dirección, las políticas de participación y comunicación, las normas de comportamiento…
MOTIVACIÓN DEL PERSONAL
Preguntas básicas (Villoría & Del Pino, 2009)
- Qué es lo que mueve al hombre a trabajar
- Por qué algunas personas desean trabajar y asumir responsabilidades y otras no
- Por qué personas que empiezan trabajando con gran motivación después la pierden
- Por qué en las mismas circunstancias unas personas trabajan mejor que otras
Teoría de Maslow: Se basa en la jerarquía de las necesidades humanas
Fisiológicas
De mantenimiento de la vida humana: alimento, agua, calor, abrigo, etc.Seguridad
De liberación de daños físicos y del temor de perder propiedades, alimentos o empleo- Sociales o de afiliación:
Las personas son seres sociales y tienen necesidad de pertenecer - Estima y autoestima:
Poder, prestigio y estatus - Autorrealización:
Deseo de la persona de convertirse en lo que puede llegar a ser o de desarrollar su potencial intelectual
Implicaciones de la Teoría de Maslow:
- Para motivar es preciso tener en cuenta las complejas necesidades humanas
- No existen las fórmulas eficaces para un grupo indiferenciado de trabajadores
- Cada persona tiene sus propias necesidades y expectativas en su trabajo
- Una misma persona tiene diferentes necesidades en distintos momentos
- La estrategia motivadora debe adaptarse a las circunstancias personales en cada momento de su carrera profesional
LA COMUNICACIÓN INTERNA
- La comunicación hace posible la unificación de la estrategia de la organización
- La enorme variedad y potencial de los medios de comunicación actuales tiene grandes ventajas, pero también plantea problemas
- Hay tantos canales de comunicación disponibles que a menudo se producen graves problemas de confusión y, sobre todo, de sobrecarga de información
- La sobrecarga de información (information overload) puede provocar que no se asimile la información relevante
FORMACIÓN DEL PERSONAL
- Debe armonizar los objetivos de la institución con los intereses de sus trabajadores
- Mejora el rendimiento en la dirección deseada para conseguir los objetivos institucionales
- Aporta beneficios individuales a los trabajadores
- Identificación de las necesidades. Fuentes:
- Evaluación del personal
- Diferencia entre lo exigido en la descripción y especificación y la realidad
- No son simplemente una cuestión de beneficios individuales, ni siquiera la suma total de ellos: hay que analizarlas desde una perspectiva organizacional
Tipos:
Formación de mantenimiento
Permite a la institución mantener sus procedimientos habituales con una mínima alteración: proceso de inducción- Formación de actualización básica y mejora en áreas concretas:
Ayuda a la puesta al día y a mejorar y aumentar la cualificación y conocimientos de sus miembros
EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN
Se realiza a varios niveles:
Finalización
La actividad formativa ha tenido lugar realmente- Reacción:
Las reacciones de los alumnos ante la experiencia de la formación en sí misma (si le ha gustado o no, qué parte han considerado inútil o, por el contrario, muy interesante…) Aprendizaje
Cuánto han aprendido (conocimientos, destrezas, actitudes…) de lo que les han enseñado los instructores- Rendimiento en el trabajo:
En qué medida han sacado partido de la formación y la han aplicado a su trabajo - La organización:
El efecto de la formación en el funcionamiento de la unidad de información (mejora de la productividad, de la calidad, del ambiente de trabajo, etc)
TEMA 4
TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS
Presupuesto por partidas o lineal:
- Divide los gatos en categorías amplias: equipo, personal, capital, colección, diversos
- Ventajas: Facilidad de preparación
- Inconvenientes: Poco flexible para hacer cambios en las categorías; Sin conexión con los objetivos de la organización; Dificultad para evaluar los resultados obtenido; No permite hacer proyecciones sobre resultados futuros
Presupuesto por programas:
- Presupuesto de objetivos, no de medios
- Cada programa consiste en una serie de actividades para alcanzar los objetivos
Determinar objetivos: Identificar de forma concreta cada objetivos; Determinar las actividades para conseguirlos: para elegir entre las alternativas se utilizan el análisis coste-beneficio y el coste-utilidad, Definir los indicadores de resultados
Cada presupuesto da lugar a un programa
Se presupuesta
Control y evaluación: a través de los indicadores
Presupuesto de base cero:
- Exige a cada responsable la justificación de sus peticiones presupuestarias, probando la necesidad de todas las cantidades a gastar
- Nace como una respuesta crítica al sistema habitual de utilizar como punto de partida el nivel de gastos del año anterior
- Esta regla permite descubrir la ineficacia de gastos que se mantienen por rutina
- No centra su atención en cuánto debemos gastar, sino por qué y cómo: obliga a ser analítico y creativo
- No está orientado a lo estrictamente funcional (secciones, departamento…): está enfocado a los programas de acción, lo que ayuda a evitar los compartimentos estancos
- Se concretan en los “paquetes de decisión»: Determinar objetivos, Maneras alternativas de realizar la actividad, Niveles alternativos de esfuerzo y gasto, Consecuencias de su no aprobación
- Los paquetes de decisión se ordenan según su prioridad. Se asignan los créditos según ese orden
- Exige la participación de gestos de todos los niveles
- Su elaboración es costosa y compleja
TIPOS DE COSTES
El criterio para diferenciarlos es que puedan o no afectarse directamente a los productos o servicios suministrados.
Directos
- Costes que intervienen de forma directa en la elaboración y suministro del producto o servicio
Indirectos
- No intervienen directamente en un producto o servicio
- Afectan al conjunto de la institución
- Hay que establecer un mecanismo para imputarlos a cada unidad de producto.
OTROS TIPOS ->
Discrecionales
Dependen de la libertad o discrecionalidad del directivo
Invertidos:
No pueden ser cambiados, ya que la organización se ha comprometido a su continuación
Diferenciales:
Diferencias entre los costes de la posibles acciones alternativas a elegir
De ciclo de vida:
Aquellos asociados con un determinado bien durante todo su ciclo de vida. Especialmente importantes en bienes con un ciclo de vida largo
TEMA 5
MARKETING DE SERVICIOS
- Se engloba dentro del marketing no lucrativo
- Llevado a cabo por instituciones sin ánimo de lucro privadas o públicas.
- Dos públicos-objetivo: Los usuarios cuyas necesidades deben atender; Los que administran los impuestos, que son los que asignan presupuestos, etc
- Lo que ofrecen no es normalmente un producto tangible sino un servicio
- Persiguen beneficios sociales, no rentabilidad económica Carácterísticas:
- El servicio es intangible
- La producción del servicio suele ser inseparable del consumo
- Los objetivos de las organizaciones son de carácter social
- Dificultad para la estandarización
- Los servicios no se pueden almacenar
- Se proporcionan de forma gratuita o con un precio por debajo del coste
- Hay que realizar un “doble marketing”
TEMA 6
SEGMENTACIÓN DE USUARIOS
- Proceso de dividir la totalidad de usuarios reales y potenciales en grupos más pequeños que comparten una serie de carácterísticas
- Criterios: edad, localización, frecuencia de uso, momento de uso, capacidad o voluntad de pagar, estatus o tipo de trabajo desempeñado, temas de interés, forma de suministro, necesidades especiales
RECOGIDA DE DATOS
Para recoger datos de los usuarios se utilizan diferentes métodos:
- Directos: el usuario aporta la información de forma directa
- Indirectos: la información no se obtiene directamente de los usuarios, sino a través de una serie de documentos que permiten extraer los datos relevantes
Ambos métodos tienen ventajas e inconvenientes.
Métodos directos:
- Ventajas:
- La información puede ser exhaustiva y profunda
- Permite estudiar usuarios reales y potenciales
- La información que proporcionan es muy actualidad
- Inconvenientes:
- Pueden tener un coste importante
- Requieren mucho tiempo para su realización
- Métodos más habituales: cuestionario y entrevista.
- Ventajas:
Métodos indirectos:
- Ventajas:
- Su coste suele ser menor que en los directos
- Se basan en los documentos generados por los usuarios (análisis de referencias) y en las peticiones de documentos
- Inconvenientes:
- Los usuarios no participan en el estudio
- La información se extrae de documentos creados con objetivos distintos a los estudios de usuarios
- La información aportada es menos actual, ya que se basa en documentos que se generaron hace algún tiempo
- Ventajas:
POLÍTICA DE PRODUCTO
- Se centra en los bienes y servicios que se proporcionan
- Kotler establece tres niveles conceptuales:
- Tangible: los aspectos formales, lo inmediatamente percibido por el usuario: el libro o documento físico
- Genérico: la satisfacción o rendimiento que el usuario obtiene del producto: la información, el conocimiento, el entretenimiento…
- Aumentado: ventajas y cualidades añadidas al producto que son percibidas por el usuario
- La mayor o menor capacidad de un producto para satisfacer necesidades depende básicamente de la manera en que el usuario perciba sus carácterísticas
- Las carácterísticas del producto percibidas por los usuarios determinan la imagen de marca
- Si la imagen no es buena:
- Sus carácterísticas no se ajustan a las necesidades de los usuarios: modificar el producto
- Sus carácterísticas son adecuadas pero no son bien percibidas por los usuarios: cambiar la política de comunicación
- Un producto no es algo inmutable, por lo que hay que analizar su ciclo de vida
- Etapas:
- Introducción: uso bajo, fuerte inversión en publicidad
- Crecimiento: fuerte aumento del uso, todavía se publicita y promueve con fuerza
- Madurez: alto nivel de uso, que crece poco; bajo coste de publicidad y promoción
- Declive: cada vez se usa menos; hay que plantearse su rejuvenecimiento o supresión
- No es sencillo saber en qué fase nos encontramos para poder actuar en consecuencia
- Gama: totalidad de productos y servicios que una institución pone a disposición de sus usuarios
- Línea: conjunto de productos que tienen carácterísticas homogéneas
- ¿Gama amplia o reducida?
- Una gama amplia permite atender a un mayor número de segmentos del mercado, por lo que es más fácil hacer frente a los cambios en las preferencias de los usuarios
- Su producción y distribución son más complejas; mayor inversión en equipo y personal; precisa una cualificación más diversa del personal; las tareas de promoción y distribución son más complicadas