Sistema de Control de Gestión: Diseño, Implementación y Efectividad

Definiciones Estratégicas

Las definiciones estratégicas son herramientas que entregan información sobre los ejes orientadores del quehacer de una organización. Estas se obtienen a partir de un proceso de planificación estratégica u otros.

Objetivo

Plasmar los compromisos gubernamentales para el Sector, a través de un instrumento formal, que permita identificar la misión del Ministerio a través de la delimitación de los principales ámbitos de acción, así como los principales Objetivos Estratégicos, que cada uno de los Servicios, Subsecretarías u órganos dependientes, deben llevar a cabo, para el desarrollo del Programa de Gobierno vigente.

Sistema de Evaluación y Control de Gestión (SECG) en Chile

El Sistema de Evaluación y Control de gestión (SECG) chileno se compone a grandes rasgos de los siguientes instrumentos:

  • Indicadores de desempeño.
  • Balance de Gestión Integral (BGI).
  • Evaluación de programas e institucional.
  • Mecanismos de incentivos de remuneraciones: PMG, MEI, Ley Médica, Metas anuales de Gestión SMA, Convenio de Desempeño Institucional Ministerio Público.
  • Monitoreo de Programas Públicos (Evaluación Ex ante).
  • Convenio de Desempeño Colectivo: Herramienta de gestión orientada a incentivar el trabajo en equipo y el cumplimiento de metas institucionales, para brindar un mejor servicio a la ciudadanía.

Herramientas de Gestión

Formulario H

Documento que incluye un subconjunto de indicadores que cada institución selecciona de su sistema de información para la gestión y que se enmarca en el proceso de formulación presupuestaria.

Componentes:

  • Nombre
  • Identificación de la dimensión y ámbito
  • Gestión territorial y desagregación por sexo
  • Fórmula
  • Valores efectivos años anteriores
  • Estimaciones año t
  • Medios de verificación
  • Notas

Cuadro de Mando Integral (CMI)

El Cuadro de Mando Integral (CMI) complementa la medición de resultados de la actuación de indicadores financieros y no financieros de los factores clave que influirán en los resultados del futuro, derivados de la visión y estrategia de la organización.

El CMI enfatiza la conversión de visión y estrategia de la empresa en objetivos e indicadores estratégicos. Permite comunicar y alinear las organizaciones con las nuevas estrategias, pero además gestionarla.

Características del CMI:

  1. Genera equilibrio entre los objetivos a corto plazo con los de largo plazo.
  2. Los indicadores se construyen con la participación de los directivos, a partir de la estrategia de la empresa.
  3. Los indicadores se estructuran en torno a cuatro perspectivas de la empresa.
  4. Para cada perspectiva se deben identificar los factores clave y sus correspondientes indicadores, y las relaciones causa-efecto que explican un mejor resultado.

Beneficios del CMI:

  • El CMI traduce la misión y la estrategia de una organización en un conjunto de indicadores que informan la consecución de los objetivos.
  • Los indicadores financieros y no financieros deben formar parte del sistema de información para empleados en todos los niveles de la organización.
  • Comunica la estrategia a toda la organización.
  • Alinea los objetivos de los empleados con los de la organización.
  • Integra el proceso de presupuesto con la estrategia.
  • Favorece el mejoramiento continuo.
  • El CMI debe utilizarse como un sistema de gestión estratégica.

Perspectivas del CMI:

  • Financiera: Rendimiento sobre las inversiones y valor añadido económico.
  • Cliente: Satisfacción, retención y cuota de mercado.
  • Procesos Internos: Calidad, tiempo de respuesta y costo.
  • Crecimiento Organizacional: Satisfacción de empleados y disponibilidad de sistemas de información.

Sistema de Control de Gestión

Un Sistema de Control de Gestión es un sistema estructurado, definido y orientado cuantitativamente, que se basa en estándares de desempeño con el objeto de monitorear y comparar los resultados reales de manera de ajustar las acciones futuras de la organización.

Características del Sistema de Control de Gestión:

  • Es y debe ser visto como un sistema de dirección, un instrumento para dirigir, para hacer que ocurran cosas deseadas en la organización.
  • Es un sistema que apoya la labor directiva por cuanto posee la capacidad de impactar y transformar el futuro de la organización.
  • Utiliza información generada tanto periódicamente como excepcionalmente.
  • El control de gestión debe basarse en métricas. Su base es cuantitativa, debe apoyarse en análisis cualitativos de calidad para la toma de decisiones.
  • La información proviene de fuentes internas y externas.
  • Es un sistema que pretende monitorear globalmente lo que está ocurriendo en la organización.

Centros de Responsabilidad

El sistema de control de gestión no necesariamente se diseña para toda la institución, sino que se puede concentrar en aquellas áreas fundamentales. ¿Qué es un área, centro de responsabilidad o división fundamental? Es aquella que está más relacionada con la creación de valor del negocio, aquellas que concentran las responsabilidades fundamentales inductoras del resultado final.

Un centro de responsabilidad es una unidad que está dirigida por un responsable en quien se han delegado determinadas funciones y en quien se ha descentralizado en forma explícita un determinado nivel de decisión. Definir correctamente un centro de responsabilidad permite:

  • Una mejor comunicación y negociación de los objetivos.
  • Clarificar las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisiones.
  • Estimular la iniciativa.
  • Facilitar la evaluación de cada responsable y la identificación de problemas.

Diseño de un Sistema de Control de Gestión

Pasos para el diseño:

  1. Recopilar información del proceso de Planificación Estratégica y de las herramientas de gestión que sean necesarias.
  2. Definir el alcance del Sistema:
    • Establecer los objetivos y herramientas de control a incorporar.
    • Determinar y segmentar unidades responsables en la organización.
    • Identificar mecanismo de evaluación.
  3. Definición de factores de éxito y selección de indicadores de gestión.
  4. Definición de procedimientos de monitoreo y seguimiento (¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Con qué periodicidad?).
  5. Lugar físico o tecnológico donde se alojarán los datos y medios de verificación. (¿Dónde?)
  6. Contar con fuentes de información confiables, accesibles y fidedignas.
  7. Asegurar la responsabilización de jefaturas en los datos y evidencias de cumplimientos parciales y finales.
  8. Evaluación del impacto del SCG en el comportamiento de las personas y la organización.

Efectividad de un Sistema de Control de Gestión

La efectividad de un Sistema de Control de Gestión se basa en:

  • Aceptación y validación de los miembros de la organización.
  • Exactitud y oportunidad de la información que entrega.
  • Enfoque del control se realice en puntos críticos.
  • Que sea objetivo y claro.
  • Flexibilidad del mismo.
  • Que se centre en las zonas primordiales de desempeño de la organización.
  • Que sea armónico y coordinado en los flujos de trabajo organizacional.