Sistema de archivo funcionamiento habitual normas practicas de utilizacion

1.El archivo: Concepto y finalidad

Las empresas producen y reciben gran cantidad de documentos lo que les obliga a su correcta ordenación, clasificación y conservación de los mismos. La gestión adecuada de los documentos produce ventajas y beneficios en la empresa en términos de productividad y competitividad.

El concepto archivo puede referirse a tres cosas:

Conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas.Lugar donde se ordenan, clasifican y ordenan documentos.Departamento encargado de conservar los documentos que interés de la empresa.

La finalidad o razón de ser de los archivos puede ser:

Permiten recuperar y consultar documentos vitales para la empresa.Las tareas de archivo deben adaptarse en todo momento a las características de la empresa.Los archivos contienen información que puede ayudar a la toma de decisiones o servir como elemento probatorio al defender un hecho ante un tercero.La ley obliga a conservar determinada documentación estableciendo un periodo que puede ser de 6 años.

Los objetivos de la tarea de archivo son básicamente tres:

Los documentos deben ser guardados y conservados correctamente evitando que se pierdan y extravíen los documentos contenidos en ellos.Todo archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de los documentos guardados en el.La labor de archivo permite controlar la información que entra y sale de la misma.

2.Tipos de archivos empresariales

La configuración de los archivos va a depender fundamentalmente de la frecuencia de uso de la documentación, el soporte utilizado para contener los documentos y la localización física del archivo.
A)Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación.
Archivos activos (archivos de oficina o de gestión): contiene documentos que son utilizados frecuentemente, por tanto deben localizarse en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo.Archivos semiactivos (archivos centrales): En ellos se guardan documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo y, por haber terminado de realizar la operación relacionada con ellos, son consultados con poca frecuencia, estos archivos suelen localizarse en dependencias habilitadas para ello. Cada cierto tiempo el archivo es vaciado (purgado) de documentos, los cuáles algunos serán enviados al archivo inactivo y otros serán destruidos.Archivos inactivos: Incorporan documentos que rara vez son consultados así como documentación sin utilidad en el día a día de la empresa, con un valor tan solo legal o documental.La consulta de los documentos contenidos en el archivo inactivo, se hace previa solicitud del ingresado ya que suelen localizarse en las sedes centrales de las empresas. Cuando la documentación deja de tener valor legal o documental debe ser destruida.B

)Tipos de archivos según su localización física

Un archivo consume espacio y recurso por lo que algunas empresas crean un archivo centralizado mientras que otras sacrifican recursos a cambio de un acceso instantáneo a la documentación.-Gestión centralizada del archivo: este sistema de gestión implica que toda la documentación empresarial se guarde en un mismo lugar. Este sistema establece un responsable de archivo.

Ventajas

Supone un ahorro en espacios y recursos.Mayor control de la información que se archiva.Reducción de las posibilidades de extravío.En todo momento se tiene certeza de la ubicación de los documentos archivados.

Inconvenientes

Sistema que a veces hace que no se recuperen rápidamente los documentos.Supone un sistema burocrático y rígido para organizar los archivos.-Gestión descentralizada del archivo: Cada departamento tiene su propio archivo, en el cual guardará y almacenará la documentación surgida del desarrollo de sus actividades.

Ventaja:

rapidez de acceso a los documentos y la reducción de costes derivados del mantenimiento de grandes instalaciones de archivo.
inconvenientes son los surgidos por la forma de clasificar los documentos en cada departamento y la multiplicación de espacios y equipos de archivo en los departamentos.

-Gestión mixta del archivo: los archivos activos y semiactivos están descentralizados y existe un único archivo inactivo centralizado.
ventajas e inconvenientes son las mismas de la de los archivos centralizados y descentralizados. C)

Tipos de archivo según el soporte utilizado

Como consecuencia de la aplicación de procesos de digitalización de los documentos físicos, la mayoría de las empresas mantienen archivos en papel y digital.

3.Sistema de clasificación de Documentos

Todos deben tener establecido un criterio de ordenación de los documentos. Este criterio funciona como una llave que nos permite comprender la colocación de los documentos y acceder a cualquier documento.
Todo criterio de clasificación debe de cumplir los siguientes requisitos:
Debe ser fácil de comprender para que cualquier persona no familiarizada pueda encontrar la información sin problema.Debe ser sencillo de aplicar reduciendo la posibilidad de malas interpretaciones.No debe ser ambiguo.Ha de permitir futuras ampliaciones derivadas de la entrada de documentos nuevos.Debe posibilitar la localización rápida de los elementos.Este sistema clasifica según el orden establecido por el alfabeto.
Cada documento tiene una palabra clave que sirve como referencia, sobre la cual se establece la ordenación de modo ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A).A)Sistema alfabético
1.Cuando se utilizan nombres de personas como palabra clave o palabra ordenatriz hay que tener en cuenta para evitar conclusiones:Los nombres de personas se ordenan por el primer apellido. En caso de coincidencia se utiliza el segundo apellido y si coincide el nombre.Los nombres y los apellidos compuestos funcionan como un solo nombre o apellido.Las preposiciones, los artículos o prefijos no se utilizan como palabras ordenatriz. Solo se tiene en cuenta si van unidas al apellido con guión.Las partículas que preceden a nombres o apellidos de otras lenguas si se tienen en cuenta como parte de dicho nombre o apellido.2.

Cuando ordenamos alfabéticamente con denominaciones sociales de empresas se consideran las siguientes premisas

La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social.Los artículos y preposiciones que forman parte de la denominación social no se tienen en cuenta para determinar la palabra clave.Si la denominación social está formada por nombres y apellidos de una persona se ordenará según las directrices marcadas para estos.Cuando una denominación social incluye un número se ordenará como si se hubiese escrito con letras.Este sistema de clasificación está muy extendido porque es sencillo y además se puede completar con otros métodos.Su principal inconveniente surge porque puede plantear problemas al localizar un documento que emplea una palabra clave poco representativa.B)Sistema numérico.Este sistema ordena los documentos del archivo según un número natural determinado y siguiendo un orden ascendente o descendente.Varía en función de la relación que guarda el número con el contenido del documento:
Si el número sobre el que se establece la ordenación está relacionado con el contenido del documento o es parte de él, por ejemplo: facturas recibidas o emitidas, movimientos bancarios, etc. Si el número a partir del cual se establece la ordenación no guarda relación con el contenido del documento teniendo que construirse un índice auxiliar en el que se relaciona cada documento con el número asignado.

Ventajas

Se evitan las duplicidades, se pueden archivar un número ilimitado de documentos y si un documento se pierde es fácil de localizar.inconveniente es que dificulta intercalar documentos.C)Sistema cronológico.ordena los documentos en función de una determinada fecha relacionada con ello. Esta fecha puede ser momento de elaboración, emisión, entrada del archivo, compra – venta o vencimiento de la deuda por ejemplo.
se pueden hacer de la fecha más reciente a la más antigua o viceversa. ventajas sencillez y facilidad de localizar los documentos.
inconvenientes,SI fecha no ES determinante para la localización(índice auxiliar).

D)Sistema geográfico.Permite ordenar la documentación en función del lugar o dirección que puede ser el domicilio de la persona o empresa.Este sistema es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en múltiples zonas o regioneS.Se suele hacer de forma descendente: Los documentos se clasifican y subclasifican, por países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles etc. Este criterio se suele combinar con otros.ventajas flexibilidad al permitir intercalar subdivisiones.
inconveniente es que puede no ser adecuado cuando se maneja un volumen importante de documentación.E)Sistema temático.clasificar los documentos por temas o asuntos que generalmente obliga a otra posterior ordenación para los documentos obtenidos en cada uno de los grupos.Suele combinarse es el alfabético.ventaja rapidez para localizar un documento y la flexibilidad para intercalar documentos.
inconveniente nos encontramos que un documento puede tratar dos o varios temas preestablecidos por la clasificación.F)Sistemas mixtos: AlfanuméricoEn este sistema se utilizan letras y números para componer una palabra ordenatriz sobre la cual archivar.La combinación de la palabra ordenatriz puede hacerse utilizando letras y después números o viceversa, teniendo en cuenta:Al ordenar se utiliza el criterio numérico, en caso de que la ordenatriz empiece con cifras y si coinciden se acude al orden marcado por las letras.Si la palabra clave utiliza primero letras y luego cifras los documentos se ordenarán siguiendo el criterio alfabético y en caso de coincidencia se recurrirá a los números.

4. Archivos de Documentos Formato Papel

debe permitir una gestión administrativa que seleccione la documentación que sea verdaderamente importante para la empresa.

Problemas

Cuando el volumen de documentos guardados es grande el espacio ocupado por el archivo se incrementa.La localización de un documento concreto resulta un poco más compleja.
El archivo de todos los documentos escritos, enviados y recibidos es casi imposible.A)Entrada de la documentación en el archivo.debe de tenerse en cuenta que habrá que confirmar que los documento no están siendo utilizados en ese momento por ninguna persona o departamento de la misma.El sistema de archivo debe estar condicionado al funcionamiento normal de la empresa y por tanto no deben entorpecer el mismo por un excesivo celo en la guardia y custodia de documentos.La labor de archivo debe realizarse de forma periódica evitando acumular excesiva documentación sin archivar.

Fase de entrada de documentación se lleva acabo 4 actividades:1

Determinación del valor de los documentos susceptibles de ser conservados, clasificándolo en dos grupos:+Documentos que no necesitan ser conservados: se destruyen por ejemplo determinada correspondencia.+Documentos con valor legal u operativo: se guardan o custodian.2.Aquellos documentos que por su importancia se considere necesario se harán copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones. 3.Referenciación de los documentos que forman parte del archivo. Aquellos documentos que por su contenido deban ser guardados en más de un expediente requerirán esta operación que se basa en archivar el documento original en un lugar y colocar referencias a su localización en el resto de posibles localizaciones del documento.4.Prearchivo de los documentos que posteriormente serán archivados. El prearchivo implica darle una ordenación a la documentación que se va a mantener cuando se archive definitivamente.B)Conservación y utilización de la documentación.La documentación escrita debe ser conservada hasta que no sea útil para la empresa respetando unos plazos mínimos legales:
Los libros de matrícula, contables y de visitas y la correspondencia y otra documentación deberán de conservarse 6 años. Este plazo también documentación de contenido laboral.

La documentación justificativa de la propiedad de bienes (escritura de propiedad, arrendamientos, usufructos etc.), y la relacionada con la constitución de una sociedad (contrato de sociedad, escritura de constitución, etc.), se conservará indefinidamente. Es importante guardar originales de contratos de compra – venta de bienes inmuebles y de los contratos de préstamo relacionado con los mismos.

Para preservar la integridad de la documentación conservada se debe de tener en cuenta 3 cosas:

Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entrada y salidas.Cuando se vaya a utilizar un documento, es aconsejable sacar del archivo el expediente completo, en caso de necesitar solamente un documento, se recomienda dejar un testigo que indique la posesión del documento en el expediente.La documentación extraída se ha de devolver lo más rápidamente posible al archivo

.5.Archivo informatico de datos

ventajas de los archivos informáticos frente al papel son:Los sistemas informáticos de archivos poseen motores de búsqueda que facilitan la localización de una forma más rápida que en los archivos tradicionales.El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel con el consiguiente ahorro en costes y recursos.El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo sin embargo, en el archivo informático la consulta se puede hacer en cualquier momento o lugar.

En el tratamiento informático de la información hay que diferenciar entre:

Archivo informático de documentos: consiste en guardar múltiples tipos de documentos en carpetas y archivos. Incluso puede digitalizarse documentación en formato papel.Sistema de gestión de datos: Se trata de bases de datos que permiten relacionar distintos datos que la empresa posee.
La ley de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones públicas por medios telemáticos. En concreto están obligadas a posibilitar el acceso a todos sus servicios electrónicos. A)Archivo informático de documento.conjunto de documentos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para su posterior consulta.

Su organización:

Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo mediante los cuales el ordenador lo localiza entre los distintos directorios o subdirectorios alojados en su disco duro.Al organizar y ordenar los archivos se suelen emplear carpetas o directorios.Las carpetas o directorios tienen información sobre la fecha en la que se creó el archivo, se modificó o se consultó por última vez.Sistemas de carpetas y directorios sigue una ordenación jerárquica en forma de árbol en la que dos archivos nunca pueden compartir una misma ruta de accesoB)Sistema de gestión de datos.programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en una base de datos.

Ventajas

Permite una organización flexible de la información.Permite establecer distintos niveles de restricciones para el acceso a los datos en función del perfil del usuario.Consulta simultanea de datos por parte de varios usuarios.La repetición de datos en el sistema se reduce notablemente.Para evitar la pérdida de los datos es posible la realización de copias de seguridad.

7-La protección de la información

Las empresas a la vez que desarrollan una gestión del archivo también deben proteger los documentos archivados.
7.1- Medidas para la protección de la información.Las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección para evitar perder o modificar la documentación en soporte escrito o electrónico.

A)Documentos escritos

-Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación.-Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible con llaves, cámaras, cajas de seguridad…-Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios, e inundaciones.-Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico.-Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras personas.-Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores cuando en el ejercicio de sus funciones tengan acceso a información sensible.

B) Documentos electrónicos

Ademas de las medidas anteriores; se pueden establecer adicionalmente las siguienteS.-Realización periódica de copias de seguridad. -Establecer accesos restringidos a los equipos informáticos, según niveles de usuario, mediante contraseñas individuales.-Algunos archivos pueden establecerse como de solo lectura para evitar modificaciones indeseadas.-Instalación en cada equipo de un antivirus y un firewall.-Para el correo electrónico se pueden establecer programas de cifrado y encriptado que eviten la intrusión y lectura por parte de usuarios externos. Mucha información puede contener datos personales y confidenciales por lo que se recomienda implantar sistemas de seguridad que controlen el acceso a la documentación en los siguientes casos:
Para documentos con datos identificativos de personas o empresas se suele utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado. Para documentos con datos sobre ingresos, datos financieros, multas, o antecedentes penales debe nombrarse a un responsable de seguridad del archivo y desarrollar una auditoria de seguridad con periodicidad no superior a dos años.Para documentos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias, salud, se establece, ademas de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo por personal autorizado, y controles en la reproducción y destrucción de documentos. 7.2-Ley de protección de datos.Esta ley tiene por objeto garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad, siendo de aplicación a toda empresa con archivos en España, independientemente de si es nacional o extranjera.

Las obligaciones que impone esta ley

Debe notificar a la agencia española de protección de datos: los ficheros de datos personales que tenga o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión.Debe redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, normas y procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales archivados. Este documento recogerá las medidas para proteger la confidencialidad de los datos personales.Deberá firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que en el desarrollo de la prestación de un servicio acceda a dichos datos personales. En estos contratos en las empresas o profesionales se comprometen a no utilizar dichos datos para un fin distinto al del encargo.Debe informar a los titulares de los datos de que esta cumpliendo con la normativa de protección de datos especialmente a los relativo a: 1. Recogida de consentimientos en el tratamiento de datos.2. Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.3. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos especialmente en lo relativo a consulta, acceso, cancelación, cesión y oposición.