Sinónimos de analista de sistemas
Sistematización
Se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes. Proceso por el cual se pretende ordenar una serie de elementos, pasos, etapas, con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes elementos.
Eficiencia:
maximización en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros. Con el menor esfuerzo, tiempo y costo.
Sistema:
objeto por el cual ordenamos una serie de componentes, los cuales están conectados de alguna manera.
EL CPA Y LA Sistematización
-Su actividad debe evaluar si se aprovechan los recursos de la empresa para un buen funcionamiento.
-Obligado a adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la empresa, utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo innovaciones y mejoras.
-Capacidad y entrenamiento necesario para crear, administrar o evaluar una organización.
-Una auditoria administrativa debe analizar aspectos de la organización como: simplicidad, efectividad y economía de la estructura organizativa.
-Una auditoria operacional su labor es evaluar si los procedimientos son adecuados, económicos, consistentes, razonables, prácticos, eficientes y con un control adecuado.
-El CPA puede brindar asesoría en materia administrativa en general y en forma específica en ciertas áreas en materia de sistemas y procedimientos.
PERFIL DE EGRESO DEL PROFESIONAL DE CIENCIAS Económicas
-Evidenciar compromiso con el desarrollo social, económico y ambiente del país, manteniendo el enfoque social humanístico.
-Capacidad para realizar investigaciones científicas con una sólida formación teórico-práctica y conocimientos científicos, utilizar metodologías, técnicas e instrumentos de investigación.
-Actuar con ética profesional, pensamiento crítico, conciencia, sensibilidad social para interpretar los problemas nacionales en búsqueda de soluciones.
-Capacidad para elaborar y ejecutar planes, programas, proyectos e informes de investigación.
-Profesional con una visión efectiva en su gestión, con proyección social de sus objetivos, comprometido en su labor, propositivo en materia económica, financiera, contable, auditoria y política, con interés de actualización constante y conocimiento de aspectos legales.
-Dominio técnico del idioma inglés.
PERFIL DE EGRESO DEL CPA
Profesional con competencias y habilidades numéricas, analíticas y de criterio, capaz de elaborar, procesar, interpretar y validar información económica, financiera y administrativa. Conocimientos para emitir opinión independiente y objetiva sobre la razonabilidad de la información financiera y evaluación de riesgos. Permite desempeñarse con objetividad e independencia en su profesión, auditoria, planificación estratégica y legislación, aplicable en áreas tributarias, mercantil gubernamental, organizaciones de desarrollo, ambiental, laboral y civil.
Ámbitos DE Acción
-Auditoria externa de estados financieros.
-Auditoria interna, interna basada en riesgos.
-Auditoria tributaria, fiscal, forense, gubernamental, de cumplimiento, de procesos operacionales, administrativa, social, de sistemas computarizados.
-Consultoría y asesoría fiscal, financiera, mercantil y administrativa.
-Elaborar estudios de factibilidad para nuevos proyectos.
-Planificar, diseñar e implementar sistemas contables.
-Elaboración de sistemas de costos.
-Desarrollarse en entidades públicas, privadas y no lucrativas.
CAPACIDADES Y HABILIDADES
-Formación actualizada, gerencial con habilidad para la toma de decisiones y trabajo en equipo.
-Revisar, analizar, interpretar, transmitir o comunicar la situación financiera de la entidad.
-Capaz de analizar y resolver problemas en su campo de formación.
-Elabora reportes financieros para la toma de decisiones.
-Domina los aspectos generales en materia tributaria, mercantil, gubernamental, organizaciones de desarrollo, ambiental, laboral y civil.
-Aplica los distintos marcos referenciales en contabilidad y auditoría.
-Utiliza las tecnologías de la información y comunicación.
-Seguridad para adaptar y promover en la práctica métodos y técnicas que coadyuven a resolver los problemas contables y financieros.
-Prepara informes de auditoría en el ámbito de las entidades públicas, privadas y no lucrativas utilizando Nía´S.
-Ejecuta sus actos con apego a la ley y ética profesional.
-Capacidad intelectual y científica para analizar, sintetizar y desarrollar su trabajo con la madurez necesaria en la toma de decisiones.
-Independencia mental y objetividad para realizar sus labores.
-Formación social humanística e investigación.
-Habilidad para registrar, procesar, analizar y presentar información financiera de conformidad con Normativa internacional.
-Desempeñar funciones con criterio profesional.
ACTITUDES:
iniciativa, creatividad, proactividad, pro positividad, objetividad, ético, probidad, analítico, critico, líder, emprendedor, innovador, autocontrol, inteligencia emocional, trabajo en equipo.
CONOCIMIENTOS A APLICAR
-Normas Internacionales de Auditoria y contabilidad.
-Legislación nacional relacionada con contabilidad y auditoría.
-Áreas contable, financiera, administrativa y tributaria.
CONOCIMIENTOS DE:
-Control interno
–
Sistemas gubernamentales y no gubernamentales
-Realidad nacional
-Generales en el ámbito jurídico, laboral, mercantil y tributario
-Contabilidad y auditoría gubernamental
-Sistemas de costos
-Aspectos de contabilidades especializadas
-Área financiera
-Sistemas informáticos
-Identificación de problemas contables, financieros y de control en cualquier entidad.
ORGANIZACIÓN Y Métodos (OYM)
Función que persigue la óptima eficiencia en las operaciones de la empresa, mediante la aplicación del método científico, en el estudio de la estructura y sus procedimientos.
Parte de la administración que busca asegurar la máxima eficiencia en las funciones de las empresas públicas y privadas. Se realiza por medio de la aplicación continua y experta de métodos científicos en el empleo de hombres y materiales.
Asesor ayudante de los jefes administrativos en cuanto a la forma como deben agrupar individuos y deberes, dividir actividades, organizar procedimientos y llevar a cabo operaciones de oficina.
Elementos principales
-Optima eficiencia en las operaciones
-Aplicación del método científico
-Estudio de la estructura y sus procedimientos
Razones para que el analista de OYM se mantenga sobre una base de asesoría o voluntariedad
-Dará lo mejor de sí, sí sabe que únicamente el mérito decidirá la aceptación de sus reconocimientos.
-La unidad de OYM ganara más pronto la confianza de los demás departamentos de la empresa, si ofrece ayuda en vez de imponerla.
Analista de OYM
Debe comportarse de manera que su actitud sea amistosa y persuadir a quienes utilizan sus servicios de lo apropiado y solido de su consejo.
CONCEPTOS Básicos
Eficiencia:
consecución de fines deseados los cuales son logrados con el menor recurso posible.
Eficacia:
realizar un objetivo, cuyos efectos están en armónía con las intenciones de los planificadores o realizadores tenían en mente.
Objetivos:
lo que se espera lograr en el futuro, descomposición orgánica de los fines. Deben ser definidos con absoluta claridad y darse a conocer dentro y fuera de la organización, para que sean comprendidos y aceptados por el recurso humano.
Fines:
definen y caracterizan una empresa, para diferenciar una de otra, ya sean porque tienen un fin único, general o particular.
Metas:
fin que trata de alcanzar una organización. Deben ser específicas y mensurables, con límites de tiempo realizable y alcanzable. Cuando un objetivo se cuantifica en fecha específica.
Estrategias:
determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y adopción de los cursos de acción y asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organización. Camino trazado para alcanzar las metas.
Tácticas:
planes de acción para la ejecución de las estrategias. Decisiones que se deben tomar en relación con los problemas.
Planes:
son tan minuciosos en sus detalles como lo exija la consideración de hasta los componentes más elementales de las operaciones. Los planes pueden ser: estratégicos, tácticos, operacionales.
Normas:
elementos de control que mediante su aplicación permite lograr la coordinación del trabajo, reduciendo el tiempo de ejecución y disminuyendo los costos.
Procedimientos:
secuencias de trámites que pueden establecerse para el desenvolvimiento de las operaciones de la empresa.
Políticas:
plan permanente que establece lineamientos generales para la toma de decisiones. Guía esencial que conduce las actividades hacia los fines obtenidos.
Visión:
sentido de dirección. Acciones que orientan los pasos que en la práctica debe llevar a cabo la empresa para no perder el rumbo y terminar en otro lado. Permite establecer cuál será el lugar de destino de la empresa. Aspiraciones a futuro
EMPRESA
Institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado.
Ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con el fin de intermediar en el mercado de bienes y servicios, con una unidad económica organizada.
Unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos.
Organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es obtener utilidades o prestación de servicios a la comunidad.
Para alcanzar sus objetivos la empresa obtiene del entorno los factores que emplea en la producción, como materia prima, maquinaria y equipo, mano de obra y capital.
ACTIVIDAD PRODUCTIVA:
transformación de bienes intermedios en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos.
EMPRESARIO:
persona que aporta el capital y realizar las funciones de dirección (organizar, planificar y controlar).
FUNCIONES CLÁSICAS DEL EMPRESARIO
Figura del inversionista:
asume los riesgos ligados a la promoción e innovación mediante la aportación de capital.
Directivo profesional:
especializado en la gestión y administración de empresas.
EMPRESARIO ACTUAL:
órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de objetivos presentes en la empresa y el entorno.
ELEMENTOS NECESARIOS PARA FORMAR UNA EMPRESA:
capital, trabajo, recursos materiales.
Clasificación DE LA EMPRESA
SEGÚN LA ACTIVIDAD Económica
Sector primario:
crea la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza.
Sector secundario:
centra su actividad al transformar unos bienes en otros más útiles.
Sector terciario:
de servicios, actividades comerciales, de transporte, turismo y asesoría.
SEGÚN LA FORMA Jurídica
Individuales:
solo pertenece a una persona. Responsabilidad ilimitada. Empresas pequeñas o de carácter familiar.
Societarias:
constituidas por varias personas. Sociedad anónima, colectiva, comanditaria, responsabilidad limitada y cooperativas.
SEGÚN SU Dimensión
Los principales indicadores son el volumen de ventas, capital propio, número de trabajadores, beneficios.
Microempresas:
menos de 10 trabajadores.
Pequeña empresa:
menos de 50 trabajadores.
Mediana empresa:
entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa:
más de 250 trabajadores.
SEGÚN SU Ámbito DE Actuación
-Empresas locales
-Regionales
-Nacionales
-Multinacionales
SEGÚN LA TITULARIDAD DEL CAPITAL
Privada:
capital en manos de particulares.
Publica:
capital y control en manos del Estado.
Mixta:
propiedad compartida.
Social:
el capital está en mayor parte en manos de los trabajadores.
Características DE LA EMPRESA
FACTORES QUE LA COMPONEN
1. FACTORES ACTIVOS:
empleados, propietarios, sindicatos, bancos. Personas físicas o jurídicas que constituyen una empresa realizando aportación de capital, entre otras. Estas personas se convierten en accionistas de la empresa. En el desarrollo de la empresa participan:
-Administradores
-Clientes
-Colaboradores
-Fuentes financieras
-Accionistas
-Suministradores y proveedores
-Trabajadores
2. FACTORES PASIVOS:
los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los objetivos de la empresa. Como tecnología, materia prima, conocimiento, contratos financieros.
3. ORGANIZACIÓN: Coordinación y orden entre todos los factores y áreas
Organizar:
definir el diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de las funciones que debe desempeñar cada persona. Crear una estructura, unidad formada por partes o componentes, con objetivos propios.
Rol organizacional:
papel que cada persona desempeña en la empresa.
Notas importantes a tener en cuenta en el diseño de la organización
-Objetivos asignados con claridad, precisión y certeza.
-Delimitación de tareas para cada persona con la máxima concreción.
-Determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.
Tareas a concretar en la organización de la empresa
-Dividir el conjunto de actividades que debe ejecutar la empresa en grupos de actividades parecidas, definir los departamentos.
-Asignar a cada uno de los grupos de actividades, un administrador responsable, dotándole autoridad para supervisar el trabajo.
-Coordinar en sentido horizontal y vertical la estructura de la empresa.
Tipos de organización según su estructura
Formal:
las personas tienen y persiguen objetivos comunes, la autoridad de cada miembro está delimitada, es flexible, abierta a los cambios, cumple el principio del objetivo y eficiencia.
Informal:
no persiguen objetivos comunes, constituidas por individuos que se relacionan habitualmente, pueden constituir grupos de presión, deben ser flexibles, tener capacidad para adaptarse a los cambios.
ASPECTOS GENERALES DE LA Función ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA
NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN
Niveles que representan hábitats de determinados grupos de personas que tienen encomendadas distintas tareas de decisión con carácterísticas comunes.
Alta dirección:
funciones estratégicas con mayor nivel de responsabilidad, afectan a la totalidad de la empresa. Responsabilidad de los objetivos a medio y largo plazo.
Nivel intermedio:
funciones de ejecución directa, control y planificación, programación de actividades.
Nivel de gestión:
desarrollo de los programas, ejecución y control de los procesos de actividad.
–
Comité:
grupo de personas a quien se encarga un cierto asunto para que decidan sobre el cómo grupo.
-Formal:
se establecen como parte de la estructura de la organización, con capacidad para la toma de decisiones.
–
Informal:
sin delegación de autoridad, analizar algún asunto por iniciativa propia de una persona o de un grupo.
ORGANIGRAMA
Representación gráfica de los componentes de la empresa, distribución y orden. Debe presentar descripción de la empresa, incluir la diferenciación de los elementos que la componen y la distribución de los niveles y posiciones de decisión, responsabilidad y autoridad.
Integración particular especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL:
Conjunto de actividades empresariales, se desempeña en un grupo de áreas funcionales que suelen ser comunes a todas las empresas. Área de finanzas, marketing, producción y recursos humanos.
DEPARTAMENTOS STAFF:
sin estar vinculados a la autoridad de la línea realizan funciones de asesoramiento especializado en las áreas de su competencia. Sus funciones son:
-Elaborar información y procesar datos.
-Crear directrices para el establecimiento de sistemas de control e información.
-Realizar investigaciones de su competencia.
-Asesoramiento legal.
-Coordinar las actividades a realizar y las relaciones entre distintos departamentos.
ORGANIGRAMA TERRITORIAL:
representación de la estructura de la organización, cuando el énfasis se pone en las distintas zonas geográficas en que esta actúa.
ORGANIGRAMA MATRICIAL:
combinación de dos tipos de organización, se yuxtaponen los modos de organización anterior u otros.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Consiste en estudiar el plan de la empresa, departamentalización, descripción de las funciones de cada unidad organizativa y como producto el diseño y elaboración del organigrama
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Se debe llevar a cabo el examen y evaluación de:
-La calidad individual y colectiva de los gerentes (auditoria administrativa funcional).
-La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica).
-Si existe necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa, debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
De control:
orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad:
acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización:
que el curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y trabajo en equipo.
De servicio:
que la organización está inmersa en un proceso que vincula las expectativas y satisfacción del cliente.
De calidad:
tiende a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios competitivos.
De cambio:
transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva la organización.
De aprendizaje:
transforma en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones:
puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Sentido de la evaluación:
no intenta evaluar la capacidad técnica en la ejecución del trabajo. Se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad individual y colectiva, de las personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados.
Importancia del proceso de verificación:
determinar qué es lo que se está haciendo en los niveles directivos, administrativos y operativos. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan la comprobación en la observación directa, verificación de información de terrenos, análisis de confirmación de datos.
Habilidad para pensar en términos administrativos:
el auditor administrativo deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace.
CAMPO DE APLICACIÓN
Sector público:
se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
Sector privado:
se utiliza tomando en cuenta l figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas.
Clasificación por el tamaño:
microempresa, pequeña, mediana y grande.
Clasificación por el sector actividad:
telecomunicaciones, transportes, energía, servicios, construcción.
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Es el análisis de los planes de acción colectivos, procedimientos, formas de equipo, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de oficina.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
Desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, maximización en la utilidad de los recursos humanos, materiales y financieros. Labor con el menor esfuerzo, menor tiempo y costo.
PUNTOS FUNDAMENTALES DE LA IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO
Campo de acción del departamento de operación.
-Profundidad del estudio que va a ejecutarse.
-Volumen y el complejo de las operaciones de la compañía.
-Si la función de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada.
Campos a considerar como parte del personal necesario de asesoría
-Modelo de formas y coordinación
-Archivo y manejo de informes
-Examen y análisis de procedimientos y equipos standard
Localización
El departamento de sistemas y procedimientos deberá informar al jefe ejecutivo o vicepresidente. La labor de este departamento se incorpora a todas las funciones colectivas y penetra a través de los asuntos departamentales.
La selección objetiva de la localización del departamento debe estar basada en la lógica de colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la aceptación rápida y universal.
Principio fundamental:
la unidad deberá ser Hecha a la medida para que se ajuste a la compañía en particular.
OPCIONES
Departamento propio:
el departamento de sistemas trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos en los problemas de sistemas conforme se le solicita. La función de los sistemas y procedimientos es la de un personal de asesoría con las responsabilidades normales y la autoridad de la asignación usual de un personal directivo.
El departamento de sistemas hace planes para solucionar los problemas. Procura prever los problemas y explorar campos de acción antes de que aquellos lleguen a ser problemas. Es conveniente que los interesados participen en su desarrollo a fin de lograr un escenario satisfactorio, consultar a todos los interesados, antes de la instalación.
Cualidades requeridas para el personal de sistemas
-Espíritu interrogador
-Busca la respuesta al qué, cuándo, por qué, dónde, quién y cómo.
-Capacidad para utilizar la información por medio del análisis.
-Capacidad para escudriñar los hechos.
El especialista en sistemas requiere una personalidad multifacética y diversas habilidades. La persona que dirige las actividades del departamento de sistemas debe ser un profesional experimentado, y puede guiar a su personal en medio de la multitud de obstáculos.
Cualidades que espera encontrar en los miembros de su persona
-Don de mando y personalidad
-Capacidad analítica
-Facilidad de hablar y escribir
-Paciencia, Voluntad, sentido común
-Habilidad para contratar, congeniar con personas de todo tipo
-Reconocer por su voluntad el mérito de otros y ser capaz de lograr la ejecución de un trabajo.
FASES DE LOS PROGRAMAS
Fase inicial:
se concentra al principio en la producción de manuales que abarquen el plan de acción y los procedimientos involucrados para llevar a cabo los programas básicos del departamento.
Segunda fase:
revisión de los procedimientos básicos de la compañía y en la redacción de los manuales que los abarcan.
TIPOS DE PROGRAMAS
1. Sistemas de oficina:
estudios acerca de los procedimientos y relaciones de organización. Se desarrollan unidades de cálculo de trabajo relaciónándolas con el número de empleados que se necesitan para la ejecución de cierto volumen de trabajo.
2. Normas para equipo:
dirigir estudios detallados y probar la manufactura y modelos de las máquinas para oficina y del equipo, con el propósito de hacer recomendaciones específicas para la aplicación práctica. Requisitos básicos para la justificación de la compra y para el propósito de controlar el presupuesto.
3. Manejo de registros:
desarrollo de sistemas de archivo y normas para el manejo eficaz de los registros. Comprende los sistemas de archivo y la administración de los registros en general.
4. Avaluó del trabajo de oficina:
revisión periódica sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas de oficina, utilizando los datos resultantes de la fase estimada de la producción del programa de los sistemas de oficina.
5. Coordinación:
medios sistemáticos de correlacionar las formas e informes con los procedimientos administrativos, coordina la divulgación de los informes que se refieren a planes de acción y procedimientos.
Coordinación de formas impresas:
la compañía desarrolla y mantiene un sistema para revisar y corregir las formas impresas con el objeto de analizarlas y uniformarlas.
Coordinación de informes y estados periódicos:
desarrollar y mantener un sistema para revisar y corregir los informes y estados periódicos iniciados o solicitados así como coordinar el funcionamiento del plan con el programa de sistemas de oficina.
Coordinación de publicaciones:
mantiene un sistema para revisar, corregir y estandarizar el formato y compatibilidad del contenido de los manuales, instrucciones y otras publicaciones referentes a los planes de acción.
6. Investigación y capacitación:
establece y mantiene relaciones con sociedades profesionales de direcciones de los negocios y otras compañías para el cambio mutuo de informes relativos al progreso de los cambios de acción, dirección, organización, procedimientos, equipos y métodos de perfeccionamiento de técnicas.
Comités
Pequeños grupos de empleados a los cuales se les confiere determinada actividad, personas con conocimiento en sistemas y su función debe ser la misma que el departamento de sistemas.
TIPOS DE Comités
De Carácter permanente:
se encargan de problemas recurrentes.
Con fines especiales:
se nombran para servir solo temporalmente.
Ejecutivos:
cuyos miembros pertenecen a las juntas directivas. Subcomité de la junta directiva.
Junta directiva:
comité principal para la formulación de políticas en la organización.
Escalones superiores:
comités formuladores de política, comités ejecutivos, de finanzas, bonificaciones y sueldos.
Niveles inferiores:
comités de sugestiones, quejas y seguridad.
Los de línea:
tienen funciones de estado mayor para guiar, dar asesoría y consejo. Está aumentando su empleo.
VENTAJAS DE LOS Comités
Opinión combinada:
dos cabezas son mejor que una. El comité si tiene un líder eficiente puede usarse para reunir diversas habilidades y conocimientos.
Coordinación:
útiles para promover la coordinación entre los departamentos. Toma mejor conciencia del propósito y problemas de los otros departamentos.
Cooperación:
permitir a las personas participar en la toma de decisiones para aumentar la aceptabilidad de la decisión final. Las reuniones pueden contribuir a la aceptación de la decisión y a lograr la cooperación de todos los miembros para ejecutar los planes.
Desarrollo gerencial:
el pertenecer a un comité le da a una persona práctica para expresar sus propias ideas, hablar ante un grupo y defender sus puntos de vista.
DESVENTAJAS DE LOS Comités
Pérdida de tiempo:
si no se tiene la certeza del objetivo que se persigue el comité caerá en pérdida de tiempo, incurrirá en un incremento de costos para la empresa.
Peligro de dominación y compromiso:
dificultad de fijar la responsabilidad. Se viola el principio de unidad de mando. Es difícil fijar la culpa por una mala decisión, no se puede criticar a un gerente por una decisión con la cual todos se han mostrado de acuerdo.
Asesoría EXTERNA
El consultor debe formar para de una organización establecida con el único propósito de aconsejar a las compañías sobre los problemas específicos del funcionamiento de los negocios. Se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial cuando la preferencia de otros proyectos de sistemas no permite la asignación de los miembros permanentes del personal de asesoría al desarrollo de un nuevo proyecto.
El consultor debe estar dispuesto y listo para dar un presupuesto justo y exacto de costo total del proyecto y el tiempo en que va a ejecutarse, así como los resultados que se esperan.
Métodos, PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS
Formas o procedimientos en secuencia para realizar una operación o función determinada dentro de un grupo de personas que trabajan en conjunto en una empresa.
Métodos:
manera de efectuar una operación o sucesión de operaciones.
Procedimientos:
sucesión cronológica o secuencia de operaciones conectadas y su método de ejecución que realizadas con una o varias personas constituyen una unidad y son necesarias para realizar una función.
Sistema:
conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre sí contribuyen a realizar una función.
TIPOS DE SISTEMAS
Sistemas conceptuales:
sistemas de explicación o de clasificación.
Sistemas empíricos:
sistemas concretos de operación compuestos de personas, materias, maquinas, energía y otras cosas físicas. Conversión de los conceptos en práctica.
Sistemas naturales:
abundantes en la naturaleza. Cada organismo es un sistema natural único y propio.
Sistemas hechos por el hombre:
se formaron cuando los hombres se reunieron por primera vez en grupos para vivir y cazar juntos.
Sistemas sociales:
sistemas compuestos de personas.
Sistemas de hombres y maquinas:
la mayor parte de los sistemas empíricos.
Sistemas puros de máquinas:
tendrán que obtener sus propias entradas y mantenerse a sí mismos.
Sistemas abiertos:
interactúa con su ambiente, sistemas que contienen organismos vivos. Las organizaciones son sistemas que funcionan dentro de otros más grandes.
Sistemas cerrados
Sistemas permanentes:
sistemas que resisten durante un periodo prolongado con respecto a las operaciones de los seres humanos.
Sistemas temporales:
se diseñan para que tenga una duración específica y luego se disuelvan.
Sistemas estacionarios:
cuyas propiedades y operaciones varían significativamente, o solo varían en ciclos repetidos.
Sistemas no estacionarios:
aquellos que varían.
Subsistemas:
son sistemas que están contenidos en otro mayor.
Supersistema:
sistemas sumamente grandes y complejos.
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Los sistemas y procedimientos por su diseño y operación deben responder a la forma en que se harán las cosas, medios a utilizar para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados.
Sistema:
conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí, contribuyen a realizar una función.
Función:
conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa.
Actividad:
conjunto de actos o labores especificas a realizar por un individuo o departamento.
Operación:
división mínima del trabajo. Pueden ser físicas o mentales. Conforman una actividad y si son secuenciales un procedimiento.
Método:
manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.
Procedimiento:
sucesión cronológica o secuencia de operaciones relacionadas.
SISTEMAS
Conjunto de variables que intervienen interactuando para la consecución de un objetivo. Poseen una organización interna, o sea un modo especifico de interconexión e interacción de sus componentes.
La sociedad es otro sistema que se caracteriza en su organización por las interrelaciones comerciales, sociales, monetarias, lenguaje, costumbres y legislación.
Clasificación DE LOS SISTEMAS
Naturales:
los encontramos en la naturaleza. No han sido creados por el hombre.
Artificiales:
creados por el hombre. Estos se clasifican en:
–
Formales:
planeados y controlados.
-Informales:
espontáneos.
Clasificación que se da en las empresas:
sistemas de fábrica o taller, sistemas administrativos.
Atendiendo los métodos de ejecución de los procesos:
manuales, mecánicos, electrónicos.
Características DE LOS SISTEMAS
Jerarquía ilimitada:
cada sistema es parte de un sistema mayor. Así cómo es posible ampliar un sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también se puede reducirlo a una versión más pequeña. La empresa u organización es el sistema total.
Interconexión de sus elementos:
los elementos son entes capaces de producir las acciones que combinadas pueden lograr el objetivo.
Organización interna:
a cada sistema en particular le corresponde una organización o modo específico de interconexión de los componentes que lo forman.
Interdependencia:
las partes de un sistema son dependientes y por lo tanto los cambios que sucedan en alguno afectaran el comportamiento de los otros.
Evolución constante:
un sistema no es estático, evoluciona constantemente según se lo exijan las circunstancias.
ELEMENTOS Y OPERACIÓN DE UN SISTEMA
Entrada o insumos:
elementos que ingresan al sistema, recursos existentes en el ambiente: humanos, materiales, financieros, datos, instrucciones operativas, etc.
Proceso de conversión o procesador:
actividad que transforma los insumos en producto o salida.
Producto o salida:
resultado de una operación y puede ser de índole diversa, provocan ciertos efectos sobre el ambiente.
Retroalimentación:
resultado del sistema generalmente se utiliza de insumo nuevamente, aunque no necesariamente como insumo principal.
OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS
-Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias.
-Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo.
-Reducir errores con el establecimiento de controles.
-Aumentar el valor de la información al hacerla más significativa, oportuna y exacta.
-Reducir los costos del proceso.
-Reducir necesidades de espacio.
-Utilizar más efectivamente los recursos humanos.
PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
-Suministro de servicio operacional y económico.
-Ubicar las funciones a manera de minimizar la comunicación y papeleo.
-Crear armónía entre las distintas unidades de la organización.
-Tratar en lo posible de colocar unidas las actividades necesarias.
-Las actividades que se desarrollan en secuencia deben ubicarse cerca.
-Delegar las funciones en grupos de organización.
-Evitar funciones innecesarias.
Ahorrar por lo menos el dinero que cuesta.
-Funciones interdependientes ubicarse con mayor proximidad.
-Delegar la autoridad para cumplir con la derivada responsabilidad.
-No excederse de delegar autoridad.
-Evitar conflictos de responsabilidad.
-Independencia de las funciones controladoras de las que se van a controlar.
-Unidad de mando, flexibilidad.
-Objetivos no afectados por habilidades particulares.
-Expansión vertical y horizontal, mantenerse al mínimo.
-Dar a conocer por escrito a los afectados.
-Unidad de objetivos realizada en forma simple, clara y comprensible.
-Basarse en hechos verídicos y no en supuestos.
-Considerarse la posibilidad de error del personal, así como imperfecciones del equipo.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos interconectados e interactuando entre sí para planear, organizar, ejecutar y controlar la consecución de objetivos económicos, sociales y políticos de toda institución.
Características
Informal | Formal |
-Evoluciona casualmente. -Su tamaño es indefinido y menos definible. -El número de influencia de las variables es desconocido. -Se logran resultados incongruentes con el objetivo y metas en calidad y cantidad. -Se desplaza. -Costos más altos y cada vez se incurre en un volumen mayor de los mismos. -Se ocupa mucho tiempo en correcciones. -Recursos utilizados deficientemente. -Nace y vive en un clima de incertidumbre. | -Evoluciona de acuerdo a un plan -Tamaño definido, conoce su inicio y termino. -Se conoce el número de variables que intervienen en él y la influencia de cada una. -Se obtienen resultados previstos, se logra lo que se quiere. -Avanza hacia el objetivo. -Costos necesarios según lo planeado. -Toma el mayor número de previsiones. -Recursos utilizados al máximo. -Nace y vive en un clima conocido. |
Sistematización
Fijar un orden y establecer condiciones de sucesión racional y estrictamente definidas a las que se someten todas las operaciones que se originan en el funcionamiento de una empresa. Análisis de los planes de acción colectivos, procedimientos, formas y equipo con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa.
PROCEDIMIENTOS
Conjunto de pasos u operaciones que definen en forma detallada la sucesión cronológica y la manera de realizar una actividad por un grupo de personas o varios departamentos.
Responde a las interrogantes
¿Quién debe hacerlo?
¿Cómo debe hacerlo?
¿Cuándo debe hacerlo?
Métodos
Modo de hacer o decir con orden una cosa. Manera de efectuar una operación o una secuencia de ellas.
TIPOS DE SISTEMAS
MANUAL
Los datos son registrados manualmente, con lápiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro de forma manual. Almacenados en carpetas o archivos. La búsqueda es manual.
Ventajas:
de bajo costo, flexibles, adaptándose fácilmente a los cambios.
Desventajas:
resultan lentos y difíciles en empresas que manejan gran volumen de operaciones.
Mecánico
Emplea dispositivos mecánicos que permiten un proceso de datos más eficiente. La recopilación de datos fuente se logra a través de mecanismos como máquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora, maquinas contables.
Ventaja:
permite incrementar la velocidad y exactitud de los procesos.
Desventaja:
el proceso no es continuo.
Electrónico
Sistemas en los que se utilizan computadoras. El procesamiento en computación se logra mediante la transmisión de impulsos electrónicos a través de microcircuitos. Las computadoras pueden efectuar en forma automática todos los pasos manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos.
Clasificación de las operaciones en computadora
1. Entrada:
los símbolos codificados se registran como perforaciones en tarjetas, perforaciones en cinta de papel, puntos minúsculos magnetizados en cinta magnética, discos, disquetes, casetes, o como caracteres impresos a mano o mecánicamente y legibles tanto para el hombre como para la máquina.
2. Procesamiento:
sistema de computación los lea y transfiera electrónicamente a la unidad de almacenamiento que está en la computadora.
-Unidad de almacenamiento:
o memoria, mecanismo que almacena información para conservarla o utilizarla en procedimientos posteriores.
-Programa:
serie de instrucciones almacenadas en la computadora.
3. Salida:
los resultados del procesamiento que se efectúa dentro de la computadora se pueden registrar por conexión directa entre la unidad de proceso y un dispositivo de impresión.
Ventajas del procesamiento electrónico de datos
-Velocidad de procesamiento
-Procesamiento continúo
-Ahorro de espacio
-Mayor precisión
-Permite realizar tareas jamás intentadas en otros sistemas.
SISTEMAS DE Información
Conjunto de elementos y procedimientos que ligados e interactuando entre sí y con las demás partes de la organización a la que pertenecen llevan a cabo el proceso de captación de datos y entrega de información con el objeto de proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para que puedan decidir la actitud adecuada a tomar frente a circunstancias.
Información Y DATOS
Datos:
señales, hechos, cifras, palabras o graficas que representan una idea, condición o situación, no afecta el comportamiento. Al ser procesados, manipulados o simplemente si afectan el comportamiento.
Información:
conjunto de datos seleccionados y organizados.
CICLO DE VIDA DE LOS DATOS
Aspectos importantes para el desarrollo, diseño y operación de los sistemas
-¿Cómo se generan los datos?
-¿Qué clase de manipulación o procesamiento de datos se lleva a cabo?
-¿Cómo se lleva a cabo la comunicación de información, almacenamiento y recuperación de datos?
Ciclo de vida de los datos
1. Generación: Resultado de algún fenómeno del ambiente o compañía, se observa y se registra
2. Almacenamiento:
brevemente se guarda el dato, en la mente, en un documento o dispositivo. Hasta que el dato pueda aplicarse o utilizarse.
3. Recuperación: Conversión del dato en un código inteligible para el usuario, presentados en reportes
4. Valoración: El valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y oportunidad
5. Transportación:
los datos se transportan constantemente de la fuente de almacenamiento al procesamiento, luego al usuario y almacenamiento.
6. Distribución: Antes de hacer llegar a los usuarios, pueden o no ocurrir dos subfases:
–
Reproducción:
cuando el almacenamiento en algún medio debe reproducirse en otro.
–
Clasificación:
los datos se acumulan en forma aleatoria y hay que acomodarlos para que sean útiles.
7. Manipulación:
cambios en los datos cuantitativos, mediante sumas, restas, otros cálculos para cambiarlos de forma o para ampliar su significado.
8. Síntesis: Conjunto de muchos trozos de datos, para estructurar un todo significativo o un informe completo
9. Destrucción:
los registros de datos pueden volver a almacenarse o destruirse, después de su valoración o uso. Fin del ciclo de vida de los datos.
NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE Información
La información es el fluido vital de toda compañía y la materia prima básica en la toma de decisiones, resolución de problemas y análisis de oportunidades. La información es la herramienta principal con la que se verifica el proceso administrativo.
SISTEMAS DE Información Y LA Pirámide ORGANIZACIONAL
La dirección necesita saber lo que pasa para poder realizar su labor. La información debe fluir más o menos detallada, a nivel más alto más resumido, y a niveles más bajo más detallado.
BASES DE DATOS
Colección de datos que es compartida en forma centralizada e integrada. Debe distinguirse bien que son los programas y que son los datos. Todos los registros de la base de datos que pueden afectar una transacción se actualizan en el instante en que entra la transacción al sistema.
Los datos de entrada deben ser definidos en común, organizados y presentados en forma consistente en toda la organización.
Objetivos de la base de datos
-Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos.
-Garantizar consistencia.
-Estandarizar el manejo de datos.
-Flexibilizar el acceso.
-Seguridad en acceso.
-Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios.
-Consistencia después de una falla del sistema
Administrador de la base de datos:
autoridad para establecer y controlar la definición de los datos y los estándares. Responsable de determinar las relaciones entre los elementos de los datos y diseñar el sistema de seguridad que impida el uso de la base de datos sin autorización.
Manejador de base de datos:
requieren programas de computadora para almacenar y consultar el contenido de una base de datos. Permite a quienes toman decisiones rastrear, probar y consultar el contenido de la base de datos para extraer las respuestas a las preguntas no recurrentes y no previstas en informes regulares.
Sistemas de administración de base de datos:
administran los datos almacenados y reúnen las partes necesarias de la base de datos común para responder a las preguntas de quienes no son programadores.
Características DE LA Información
1. OBJETIVO: La información debe tener un propósito en el momento en que se transmite a una persona o máquina
Propósitos básicos:
dar a conocer valores, persuadir u organizar otra información.
Propósitos en los negocios:
creación de nuevos conceptos, identificación y solución de problemas, toma de decisiones, planteamiento, iniciación, control y búsqueda.
Propósito de suministro de información a las maquinas:
dar instrucciones o proporcionar información para que las instrucciones almacenadas puedan ejecutarse.
2. MODO Y FORMATO INTELIGIBLE:
los modos de comunicación de la información al ser humano son sensoriales. En las organizaciones se dan los medios visuales y auditivos. Las maquinas pueden recibir información de muchos modos, así como en el formato de patrones de energía, cintas magnéticas, tarjetas o en forma escrita y oral.
3. REDUNDANCIA Y EFICIENCIA:
la redundancia es el exceso de información que se lleva por conjunto de datos. Salvaguarda contra errores del proceso de comunicación. La eficiencia de los sistemas es el complemento de la redundancia. En los sistemas la alta eficiencia favorece la velocidad de operación y economía. En las computadoras la eficiencia se logra con la utilización de lenguajes de programación no redundantes.
4. Proporción:
la cantidad de información debe ser adecuada al asunto que se trate. La proporción para los humanos puede medirse por la cantidad de caracteres numéricos transmitidos por minuto o por el número de mensajes cortos por unida de tiempo. Para las maquinas la proporción se hace por el número de bits por unidad de tiempo.
5. FRECUENCIA:
la frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor. La información que aparece con demasiada frecuencia tiende a actuar como interferencia y sobrecargar al receptor. La frecuencia con que se transmite la información debe relacionarse con la necesidad.
6. DETERMINISTA O PROBABILISTA:
la información puede conocerse con certidumbre, la información concerniente al futuro por el contrario, tiene un elemento de duda, es una probabilidad, en cuyo caso debe divulgarse tal situación.
7. COSTO:
el costo es un factor limitativo para obtener información. Deben valorar o desechar constantemente el valor de la información comparándola con su costo.
8. CONFIABILIDAD: Grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la información
9. VALIDEZ: Medida del grado en que la información representa lo que pretende representar
10. OPORTUNIDAD: Información para que cumpla su cometido debe ser transmitida y recibida cuando se necesita
11. CONSTANTE O Dinámica:
la información que no varía con el tiempo es constante. La información que varía es dinámica.
INFORMES
Comunicación que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se transmite de una oficina a otra, oral, escrito o por medio de cuadros. Puede utilizarse para tomar decisiones.
Comunicaciones formales requeridas por un superior con autoridad para decidir sobre el tema del informe. Quienes requieren el informe están obligados a definir el uso que se le dará. Quien realiza el informe está obligado a dar toda la información adecuada en forma clara.
ASPECTOS PARA LA Preparación DE INFORMES
Persuadir a determinada persona o personas para que comiencen o dejen de hacer ciertas cosas.
El informe y el lenguaje utilizado deberán ser de manera que cause una buena impresión y satisfaga al destinatario del mismo.
Uso de oraciones cortas y concisas.
CONTENIDO
1. Introducción: Se resume el propósito, enfoque, limitaciones y el plan de estudio
2. Antecedentes: Lo que se conoce del asunto a tratar
3. Cuerpo: Parte principal. Se consignan los hechos, argumentos y justificaciones
4. Conclusiones: Resumen concreto y conciso. Se plasma lo más importante
5. Recomendaciones
6. Apéndices y anexos:
se incluyen las gráficas, cuadros e instrumentos de análisis administrativo que ilustran de manera adecuada, en apoyo de las propuestas y recomendaciones.
TIPOS DE INFORMES
Periódico:
a ciertos intervalos de tiempo.
Obligatorio:
debe prepararse cuando se dan ciertas circunstancias.
Único:
informe especial, solamente se prepara una vez.
Por excepción:
cuando a la dirección le preocupa más conocer y mejorar las condiciones anormales de operación de la empresa.
MANEJO DE INFORMES
La finalidad de un programa de manejo de informes es la preparación de un sistema ordenado y completo de informes en el cual se sigan los procedimientos más eficaces y económicos.
Objetivos para la implantación de un programa de manejo y control de informes
-Crear métodos más económicos y eficaces para preparar informes.
-Investigar y evaluar las peticiones de informes.
-Disminuir el número y costo de los informes al mínimo.
-Eliminar los informes no esenciales y no autorizados.
-Mejorar la calidad de los informes.
-Comprobar periódicamente los informes para determinar la utilidad que tienen para quienes lo reciben.
-Identificar los informes con número y título.
-Determinar el costo de cada uno de los informes y costo total de proporcionar información.
Revisión Básica DE LOS INFORMES
A) Determinar la necesidad del informe
Comprobar con los usuarios la finalidad para la que se utiliza la información.
Comprobar los puntos contenidos para evitar repeticiones respecto a otros informes.
B) Comprobar la oportunidad del informe
Lo adecuado de la frecuencia.
Determinar si puede reducirse la frecuencia.
Determinar si el tiempo de su presentación es suficiente para reunir la información.
C) Al revisar los informes periódicos debe cerciorarse
Si el informe sigue necesitándose.
Si es posible eliminar algo de la información presentada, sin disminuir la utilidad.
Presentación A LA EMPRESA
Presentado a la alta dirección, al personal involucrado. Es conveniente ensayar, promoviendo reuniones, conferencias, con ayudas audiovisuales, el énfasis en los beneficios que el personal obtendrá con los nuevos procedimientos y métodos.L
COMUNICACIÓN
El analista de sistemas tendrá la necesidad de comunicar a otras personas sus ideas y diseños. La comunicación incluye la necesidad de capacidad verbal y escrita. Sus habilidades para escribir deben incluir la capacidad para preparar informes concisos y otros documentos necesarios para implementar sus sistemas.
Métodos formales:
informes de progresos y especificaciones completas de un sistema para entregar al programador.
Métodos informales:
conversaciones dentro del departamento de computación con otros analistas para producir un intercambio de opiniones acerca de los nuevos sistemas.
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Mensajes mal expresados:
falta de claridad y precisión en mensajes. La definición de formatos comprensibles y entrenamiento de los emisores tiende a minimizar el problema.
Retransmisión defectuosa:
cuando una persona hace el doble papel de receptor y transmisor de mensajes. Habilidad y percepción para que se reduzca al mínimo la deformación y perdida de eficiencia.
Falta de atención:
falla humana crónica. Es necesario poner atención.
Supuestos no aclarados:
supuestos que hacen los transmisores de que los receptores poseen conocimientos previos.
Desconfianza al transmisor:
desconfianza o desagrado hacia quien transmite un mensaje. Aumentar la redundancia puede ayudar, pero el problema es más grave que puede estar en la selección del personal.
Evaluación prematura:
emitir juicios con información parcial. Escuchar objetiva e imparcialmente un mensaje hasta que se le ha recibido en su totalidad.
Temor:
hay subordinados que emiten información vital, solamente comunican mensajes parciales.
Omisión de comunicación:
se da por supuesto que todo el mundo está enterado, esto lleva a no comunicar decisiones.
Políticas Y PROCEDIMIENTOS
Manuales:
herramientas administrativas y operativas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.
Manual de políticas y procedimientos:
documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área. Facilita y apoya el crecimiento, mejores herramientas administrativas y operativas porque le permiten a cualquier organización normalizarse en todas las áreas de la misma.
Normalización:
plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y desarrollo de una organización, brindándole estabilidad y solidez.
Políticas:
tienen razón de ser cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos de la organización logren sus propósitos. Se debe involucrar a la gente que conoce y trabaja con los procesos e informar y explicar los beneficios.
-Decisión unitaria que se aplicar a todas las situaciones similares.
-Orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
-Manera consistente de tratar a la gente.
-Lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
-Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
Carácterísticas de las políticas
-Establece lo que la dirección quiere que se haga en cada tema importante de la organización.
-No dice cómo proceder
-Decisión directiva para todas las situaciones similares.
-Ayuda a las personas a tomar decisiones con la dirección.
-Da consistencia a las operaciones.
-Medio para que a todos se les trate de forma equitativa.
-Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
-Ayuda a que las actividades tomen la misma dirección.
-Estandariza los procesos, calidad del servicio, producto y atención de los clientes.