Procesos de Negocio: Tipos, Jerarquías y Cadenas de Valor

¿Qué es un Proceso de Negocio?

Definición: Conjunto organizado de actividades interfuncionales que colectivamente crean valor para un cliente.

Características de un Proceso de Negocio:

Lógica de realización repetible.
Posee entradas y salidas.
Iniciado por un estímulo o evento.
Tiene su ciclo de tiempo propio.
Consume recursos.

Condiciones para ser un Proceso de Negocio:

Debe presentar dos o más actividades: Varias actividades de diferentes especialidades son aplicadas para completar el proceso de negocio. Las actividades en conjunto son realizadas correctamente en el primer intento. Debe existir una organización temporal de las actividades, que asegure la generación exitosa de valor. Las actividades pueden organizarse además en variantes respecto a la lógica positiva.
Debe crear valor para algún cliente: Proporcionando algo útil, importante o deseable para un cliente claramente caracterizado. El valor creado motiva al cliente a demandar el proceso de negocio. El valor debe explicar por qué alguien pagaría o querría ser cliente del proceso de negocio.
Debe cruzar barreras funcionales: Participantes concurren desde diferentes funciones en la realización del proceso. Las actividades requieren diferentes especializaciones que residen en distintas funciones de la organización, o incluso en distintas organizaciones. En nuestra sociedad, la creación de valor es por definición multidisciplinaria.

Ejemplos:

Marketing – Desarrollo – Producción (Desarrollo de productos: requerimientos al producto)
Ventas – Bodega – Finanzas (Atención de pedidos de clientes)

En síntesis:

(Conjunto de actividades) + Proceso de Negocio = (Creación de valor) + (Interfuncional)

Definición Básica de un Proceso:

Objetivo: En términos del valor generado al cliente.
Cliente: Receptor principal del valor.
Estímulo: Qué o quién inicia el proceso.
Funciones: Responsables involucrados en la realización del proceso.
Actividades: Conjunto de tareas componentes.
Ámbito o contexto: Relación con otros procesos o stakeholders.
Lógica: Organización temporal de las actividades.
Control: Quién y cómo se controla el proceso.

¿Por qué Diseñar Negocios Basados en Procesos?

Visión más permanente que la estructura funcional.
Énfasis en actividades internas cooperativas más que competitivas.
Mayor facilidad de medir desempeño.
Mayor visibilidad del valor proporcionado al cliente.

Tipos de Procesos:

Procesos Medulares:

(Críticos o primarios) incorporan experticia única y central de la organización para generar productos y/o servicios a los clientes.

Procesos de Apoyo:

(Suplementarios o secundarios) facilitan la operación de otros procesos (medulares de apoyo), es decir, sus clientes son otros procesos.

Jerarquía de los Procesos:

Cadena de Valor o Macroprocesos:

Son procesos de gran escala que se inician con los ciclos de vida en productos/servicios.

Procesos:

Componen los macroprocesos, y pueden dividirse a su vez en subprocesos.

Actividades:

Son tareas atómicas de procesos y subprocesos.

¿Qué es la Cadena de Valor?

Es un concepto que describe el modo en que se desarrollan las acciones y actividades de una empresa. Se inicia con el proceso de materia prima y llega hasta la distribución del producto final; en cada etapa se añade valor, esto se asocia a la cantidad que los consumidores están dispuestos a pagar por un determinado producto o servicio.

Beneficios del Análisis de la Cadena de Valor:

Permite optimizar el proceso productivo, ya que permite apreciar el funcionamiento de la compañía.
Reducción de costos y la eficiencia en aprovechar los recursos son los principales objetivos al revisar la cadena de valor.
El objetivo final es que la empresa pueda aumentar sus márgenes (comparar valor total con costo de las actividades).
El estudio puede lograr una ventaja estratégica, ya que se puede obtener una propuesta de valor que resulte única en el mercado.

Subsistemas de la Cadena de Valor:

Cadena de demanda
Cadena de suministros

Tipos de Actividades en la Cadena de Valor:

Actividades Primarias:

Grupo de acciones enfocadas en la elaboración física de cada producto y su transferencia al comprador. Las actividades primarias se relacionan con la producción y servicios de la empresa:

Logística de entrada: Entradas de material para producir los productos o servicios.
Operaciones: Actividades que transforman las entradas en productos o servicios como la fabricación o el montaje.
Logística de salida: Actividades que facilitan la llegada de los productos acabados o servicios a los clientes como el almacenaje, expediciones, etc.
Actividades de marketing y ventas: Actividades que posibilitan que los clientes realicen pedidos como publicidad o promoción.
Actividades de servicio: Actividades relacionadas con el hecho de hacer posible una atención valorada por el cliente como servicios post-venta.

Actividades de Apoyo:

Sustentan a las primarias y suponen la participación de los recursos, insumos y tecnología. Se pueden encontrar:

Infraestructura: Actividades relacionadas con la gestión como servicios financieros o contabilidad.
Recursos humanos: Actividades relacionadas con contratación, formación, evaluación o gestión del personal.
Tecnología: Actividades de desarrollo de la tecnología o actividades relacionadas con la creación de nuevos productos, servicios o procesos.
Compras: Actividades relacionadas con la adquisición de productos y servicios para el aprovisionamiento.

Sistemas de Información en los Negocios:

Sigla Inglés	Nombre Inglés	Sigla Castellano	Nombre Castellano	Descripción
TPS	Transaction Processing Systems	SPT	Sistema de Proceso de Transacciones	Captura y procesa los datos resultantes de transacciones del negocio tales como órdenes, pagos, etc. Un SPT registra datos pero no hace nada para convertir dichos datos en información visible y comprensible para el usuario.
MIS	Management Information Systems	SIG	Sistemas de Información para la Gestión	Complementan a los SPT con informes de gestión requeridos para planificar, medir y controlar operaciones. Un SIG recoge los datos registrados por un SPT y los convierte en información bien presentada en forma de reporte.
OAS	Office Automation Systems	SAO	Sistemas de Automatización de Oficina	Combinan varias tecnologías para reducir la carga manual en un ambiente de oficina. Un típico SAO gestiona documentos, gestiona tiempos y comunicaciones.
DSS	Decision Support Systems	SSD	Sistemas para el Soporte de Decisiones	Suministran a los usuarios información orientada a la decisión para la toma de decisiones. Cuando es usado por managers o directivos les ayuda a tomar decisiones mediante decisiones no estructuradas.
ES	Expert Systems	SE	Sistemas Expertos	Son una extensión de los SSD. Un SE captura el conocimiento, experiencia y capacidad de razonamiento de un humano y simula los pensamientos y decisiones.