Proceso de Selección de Personal: Fases, Factores y Técnicas Clave
El Proceso de Selección de Personal
1. Desarrollo del Proceso de Selección
Una vez concluido el proceso de reclutamiento, se inicia el proceso de selección con el propósito de identificar a aquellos candidatos, entre todos los aspirantes, que se adecúan en mayor medida a los requisitos recogidos por la empresa en el perfil profesional, tratando de asegurar así el éxito de la persona seleccionada una vez incorporada al puesto de trabajo ofrecido por la organización. (requisitos definidos por el empresario)
- Requisitos excluyentes: si no son cumplidos a un nivel determinado por los candidatos, dan lugar a su inmediata eliminación del proceso de selección.
- Requisitos compensables: no existe un nivel mínimo de cumplimiento para los candidatos, de forma que una mala valoración en uno de ellos puede ser compensada con una buena valoración en otro.
«Selección por exceso»: se produce cuando la vacante o vacantes son cubiertas con personas que desbordan con mucho los requisitos exigidos por el puesto. Particularmente, cuando esto ocurre con el requisito de conocimientos, puede dar lugar a lo que se conoce como «pirámide de formación invertida»: personas con un nivel jerárquico inferior tienen un mayor nivel de formación.
2. Factores que Influyen en la Configuración del Proceso de Selección
La configuración del proceso de selección va a depender de diversas circunstancias:
- Perfil, requisitos o factores exigidos por la empresa para cubrir el puesto de trabajo vacante.
- Obligaciones contractuales para la empresa.
- Condiciones del mercado de trabajo.
- Legislación vigente y política social.
- Estrategias, objetivos y valores de la empresa.
- Capacidad de la empresa para desarrollar el proceso de selección de una forma adecuada.
- Coste que suponga para la empresa un error en la selección de personal.
3. El Proceso de Selección de Personal
La selección implica decidir quién o quiénes, de un conjunto de solicitantes, van a ocupar los puestos ofrecidos. Hay que seleccionar a aquella persona cuyo perfil se adecúe mejor a las necesidades actuales y futuras de un trabajo en un determinado ambiente.
La necesidad del proceso de selección está justificada tanto por las diferencias individuales en cuanto a los requisitos exigidos y poseídos, como por la capacidad de aprendizaje y nivel de ejecución de las tareas asignadas que los candidatos pueden llegar a desarrollar.
Objetivo
Identificar a aquellos candidatos, entre todos los solicitantes, que se adecúen en mayor medida a los requisitos recogidos por la empresa en el perfil profesional; tratando de asegurar así el éxito de la persona seleccionada una vez incorporada al Puesto de Trabajo (PT).
Definición
Es el proceso por el cual los directores eligen, entre un conjunto de solicitantes, la persona o personas que con más probabilidad se ajustan a las características del PT, teniendo en cuenta las condiciones internas y externas de la propia organización.
Responsabilidades
La responsabilidad de la elección definitiva incumbe a aquel que habrá de utilizar la actividad del individuo elegido: el jefe que utiliza los servicios.
La responsabilidad de la ejecución del proceso corresponde a los servicios centrales de selección de personal: el departamento de personal.
3.1. Preselección
El producto final de la fase de reclutamiento consiste en una colección de currículos o de formularios de solicitud de empleo. Puede ser negativamente. Los sistemas habituales de valoración, tanto de currículos como de cuestionarios, suelen ser el de juicios globales (excelente, bueno, regular, malo, muy malo), o el de factores puntuables. Al final de este proceso, cualquiera que sea el sistema utilizado (el análisis grafológico y la entrevista preliminar también pueden aplicarse), quedará un grupo de candidatos eliminados y otro grupo que se mantiene en el proceso de selección.
En cuanto a los seleccionados en principio, se les convoca, bien sea para pruebas (psicotécnicas o profesionales, individuales o colectivas), bien sea para una entrevista. Esta convocatoria es preferible hacerla por teléfono.
Es posible que surja un grupo de dudosos, a los que pensamos citar si en el grupo de seleccionados no encontramos la candidatura que estamos buscando. Lo normal es «aparcar» la candidatura momentáneamente, hasta ver si se les convoca o se les envía la carta de los rechazados.
3.2. Pruebas (Profesionales o Psicotécnicas)
Finalizada la fase de preselección, se aplican pruebas. Son dispositivos que evalúan la probable coincidencia entre las características del candidato y los requisitos del empleo.
Las pruebas tienen siempre un sentido prospectivo, ya que se basan en el principio de tomar una muestra del comportamiento del individuo, examinado en condiciones estándar, indicativa de sus aptitudes y características.
Funciones de las pruebas de selección:
- Medir las diferencias entre los candidatos.
- Medir los comportamientos.
- Averiguar la idoneidad o ineptitud de los candidatos en base a sus características personales y profesionales.
- Predecir cuál será el rendimiento futuro del candidato en el puesto.
Características de las pruebas de selección:
- Sencillas de aplicar y rentables en términos económicos.
- Suficientes para permitir una discriminación objetiva entre los candidatos.
- Centradas en medir básicamente aquellas características reveladoras del éxito o el fracaso en el puesto.
Problemas derivados de la aplicación de pruebas:
Suelen estar relacionados con aspectos como:
- Las condiciones de tensión y nerviosismo durante su ejecución.
- La incertidumbre asociada siempre a las predicciones.
- La existencia de factores y circunstancias que las pruebas no miden y sí que influyen en el trabajo.
- Suele afirmarse que las pruebas son más eficaces para prever el fracaso que para predecir el éxito.
3.3. Entrevista
Es una fase clave dentro del proceso de selección, y también es el más antiguo y universal de los procedimientos para admitir o rechazar una candidatura. Se denomina así para distinguirla de la entrevista preliminar que en ocasiones se utiliza en la preselección.
Entrevista final: Con el Jefe Directo de quien dependerá el futuro contratado, que tomará la decisión final asesorado por el seleccionador.
3.4. Comprobación de Referencias
En la solicitud de empleo, en el CV, o en el curso de las distintas entrevistas, el candidato habrá citado nombres de personas con las que ha trabajado en el pasado y que pueden darnos información acerca del aspirante. Los informes telefónicos son comprometidos, salvo que la persona a la que nos dirigimos nos conozca personalmente, o logremos inspirarle confianza citando a relaciones comunes o algo parecido.
Las referencias pueden solicitarse por medio de una pregunta abierta del tipo «¿qué tal era como empleado y como persona?», o bien, se puede preparar un pequeño cuestionario de los aspectos que se desean averiguar, tales como:
- Fechas de entrada y salida de la empresa.
- Puestos que ocupó.
- ¿Con qué éxito?
- Motivos de su baja.
- Sanciones, si las hubo.
- ¿Manejó fondos de la empresa? ¿Qué cantidad? ¿Honestamente?
- Problemas personales: ¿jugador? ¿bebedor? ¿drogas? ¿deudas? ¿familiares?
- ¿Lo volvería a contratar? ¿Por qué o por qué no?
3.5. La Toma de Decisión
Si la Dirección de RR.HH. es un órgano de línea dentro de un organigrama funcional, la dirección corresponde al Director de RR.HH.; si RR.HH. es una unidad staff, entonces la decisión corresponde al futuro jefe de la persona seleccionada (directivo de la línea).
La razón de actuar así se fundamenta en la necesidad de involucrar al jefe en la toma de decisión, pues al recomendar la contratación de un candidato, se compromete psicológicamente a acogerle, a formarle y a ayudarle a que se integre en la organización.
Comunicación por escrito: Carta de Compromiso. El tiempo que medie entre el comienzo del proceso de selección y su finalización debe ser lo más breve posible.
4. Instrumentos o Técnicas de Selección
Son diversos los instrumentos o técnicas que se utilizan para la recopilación y análisis de información relativa a los candidatos y relacionada con los requisitos definidos por la empresa.
4.1. Examen de Conocimientos
Se realiza dentro del proceso de selección con el propósito de determinar el nivel de conocimientos que poseen los candidatos. Las formas básicas de desarrollar esta técnica de selección:
- Pruebas orales: se realizan mediante una entrevista entre el evaluador y el candidato y permiten valorar no sólo el nivel de conocimientos del candidato, sino también la capacidad de comunicación de éste y otros factores. Su principal inconveniente es que requiere dedicar un tiempo más o menos amplio por cada candidato, lo que limita bastante su aplicación cuando su número es elevado.
- Exámenes de desarrollo: son los exámenes tradicionales en los que el candidato ha de responder por escrito, de forma más o menos extensa, sobre determinadas cuestiones que se le plantean. Permiten evaluar, además de los conocimientos del candidato, la capacidad de expresión, de análisis, de sistematización y de síntesis de éste.
- Pruebas objetivas: pueden adoptar diversas variantes como completar frases incompletas (pruebas de evocación) o relacionar u ordenar información (pruebas de reconocimiento).
4.2. Pruebas Profesionales
Ejercicios que simulan tareas, funciones y condiciones en las que hay que desempeñar un puesto de trabajo para conocer si el candidato reúne la experiencia, conocimientos, habilidades, etc. para cubrir la vacante ofrecida por la organización.
Algunos tipos de pruebas profesionales son:
- In-basket: La tarea del candidato consiste en analizar la documentación contenida en la bandeja y resolver los problemas, bien sea personalmente, bien delegando.
- Discusiones en grupo: se solicita a un grupo de candidatos que discutan sobre un determinado asunto o problema, relacionado con el puesto de trabajo, durante un período de tiempo, debiendo adoptar una decisión final.
- El juego de empresas: agrupa a los candidatos en equipos, cada uno de los cuales simula la dirección de una empresa.
Ventajas
- Las personas que se someten a ellas perciben una alta relación entre los ejercicios que se realizan y el trabajo al que aspiran, por lo que normalmente son bien acogidas.
- Suministran información realista a los candidatos sobre las tareas futuras que van a desempeñar.
- Es difícil para los candidatos simular u ocultar su desempeño real en tales pruebas.
Inconvenientes
Por un lado, su alto coste, tanto de diseño como de desarrollo; y por otro, la existencia de riesgos de accidentes, que pueden afectar a los candidatos y/o a los materiales y equipos utilizados en la prueba.
4.3. Pruebas Psicotécnicas
Valoran atributos psicológicos (fundamentalmente personalidad, inteligencia y capacidad operativa o habilidad psicomotora).
Las pruebas que se utilizan para medir los atributos psicológicos pueden ser agrupadas en dos grandes categorías:
- Tests de rendimiento máximo: se caracterizan porque se anima al individuo que se somete a ellos a obtener la mayor puntuación posible. Grupos:
- Tests de inteligencia general.
- Tests de aptitudes mentales específicas.
- Capacidad operativa o habilidad psicomotora.
- Tests de rendimiento típico: se anima al candidato a que proporcione una información veraz sobre sí mismo o sobre las cuestiones que se le plantean. Dentro de esta categoría:
- Tests estructurados de personalidad.
- Tests o técnicas proyectivas.
- Grafología.
- Entrevista de diagnóstico.
- Morfopsicología.
4.4. Entrevista de Selección
(Nota: Este punto parece reiterar el 3.3, pero se mantiene según las instrucciones).