Planificación y Objetivos en la Administración: Un Enfoque Estratégico
Capítulo 5: El Proceso de Planificación en la Administración
El proceso administrativo se basa en la planificación, que implica determinar anticipadamente el qué, cómo y cuándo se realizará una tarea. Esto incluye la selección de propósitos, misiones, objetivos y la determinación de los cursos de acción para alcanzarlos. La planificación es la base de todas las demás funciones administrativas y debe ser adaptativa.
Elementos clave:
- Agente planificador: administrador
- El receptor
- La precisión
- La información disponible
- Los objetivos
- Los medios o recursos
- El tiempo
Ventajas:
- Contribuye a actividades ordenadas y con propósito
- Señala la necesidad de cambios futuros: amenazas y oportunidades
- Base fundamental para el control
- Visualización de un todo
- Atención hacia los objetivos
Desventajas:
- Poca precisión de la información e incertidumbre de hechos futuros
- Alto costo
- Puede ahogar la iniciativa
- Puede demorar las acciones
Tipos de planes:
- Visión: Punto de partida de los distintos tipos de planes. Es la declaración más fundamental de los valores, aspiraciones y metas de una organización. Elementos de la visión:
- Valores
- Misión: Qué es ahora y lo que pretende ser.
- Metas
- Propósito: Tarea o función fundamental. Es la razón de ser de una organización.
- Misión: Es la manera cómo la organización trata de vivir de acuerdo con su propósito. Ayuda a delimitar las esferas de actividades y a establecer las formas en que sus administradores y empleados deberán llevarlas a cabo.
- Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirigen las distintas actividades de una organización. El fin hacia el cual se deben dirigir las funciones de organización, dirección y control.
- Estrategias: Determinar y transmitir a través de un sistema de objetivos y políticas básicos una imagen acerca de qué tipo de organización se desea proyectar.
- Políticas: Normas o pautas de acción que encauzan el comportamiento de los miembros de la organización.
- Políticas explícitas: Formulaciones escritas u orales
- Políticas implícitas: No se declaran directamente en forma oral o escrita.
- Procedimientos: Planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.
- Reglas: Como procedimientos, pero estas guían la acción sin especificar una secuencia temporal.
- Programas: Planes amplios que incluyen el uso futuro de diferentes recursos en un esquema. Constituyen un grupo de objetivos, políticas, procedimientos y reglas para llevar a cabo un curso de acción determinado.
- La Carta Gantt: Define la duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto en forma gráfica.
- La Malla PERT: Modelo de optimización que entrega al administrador la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar un plan de acción. Para elaborar una malla PERT:
- Identificar todas las tareas
- Ilustración gráfica de las interrelaciones: duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto
- Elaboración de la red:
- Nodos o círculos: Se denominan eventos que se determinan al principio y al término de una actividad. No consumen recursos. Son puntos de referencia.
- Flechas: Se denominan ramas o arcos y representan a las actividades y su tiempo de realización. Consumen recursos.
- Asignación de tiempos: Asignar un tiempo correspondiente para su ejecución.
- Determinación del camino crítico
El proceso de la planificación y su periodo.
- Conciencia de las oportunidades: Examinar las posibles oportunidades futuras, identificar las fortalezas y debilidades, comprender qué problemas se desea resolver y por qué, y saber lo que se espera obtener.
- Establecimiento de objetivos: Establecer objetivos para toda la organización y luego para cada unidad de trabajo, especificar los resultados esperados e indicar los puntos finales de lo que debe hacerse. A qué se le da prioridad.
- Desarrollo de premisas: Establecer, dar a conocer y obtener el consenso para utilizar premisas, que son suposiciones acerca del medio ambiente en el cual los planes habrán de ejecutarse. Los pronósticos son importantes en el establecimiento de las premisas. Están limitadas a suposiciones que sean decisivas o estratégicas para un plan, que tengan la mayor influencia en su operación.
- Determinación de cursos de acción alternativos: Buscar y examinar cursos alternativos de acción.
- Evaluación de los cursos alternativos de acción.
- Selección de un curso de acción: Se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones.
- Formulación de planes derivados: Planes de apoyo para sustentar el plan básico.
- Expresión numérica de los planes a través de presupuestos: Dar una expresión numérica a los planes. Se convierten en un medio para sumar los diversos planes y establecer estándares importantes. Tomar en cuenta un periodo de tiempo.
Capítulo 6: Los Objetivos en la Planificación
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirigen las distintas actividades de una organización. Son los fines o resultados que se desean lograr. El objetivo más general es el propósito.
Los administradores de alto nivel definen el propósito, la misión, los objetivos generales de la organización y los objetivos generales en las áreas claves de resultados.
Los administradores de nivel medio definen objetivos en áreas claves de resultados, objetivos de área o división y objetivos de departamentos, unidades o secciones.
Los administradores de primera línea definen objetivos de departamentos, unidades o secciones y objetivos de sus subordinados.
Criterios de clasificación de los objetivos
- Grado de abstracción: Grado de especificidad o concreción. Diferentes grados de abstracción. El propósito de la organización representa el objetivo más general y abstracto que se persigue. Los objetivos que están en niveles inferiores son más específicos y concretos. A un nivel intermedio de abstracción se ubica la misión.
- Nivel de jerarquía organizacional:
- Objetivos generales y a largo plazo
- Objetivos para las distintas unidades, áreas o divisiones
- Objetivos para los departamentos o grupos de trabajos
- Objetivos para las personas individuales
– Según Drucker, debieran existir objetivos en las siguientes áreas en organizaciones empresariales:
- Postura o posición en el mercado: Participación de mercado, especificación de un segmento o nicho competitivo.
- Innovación: Desarrollar nuevos productos y servicios.
- Productividad: Eficiencia
- Recursos físicos y financieros
- Rentabilidad
- Desempeño y desarrollo de los administradores
- Desempeño y actitud de los trabajadores
- Responsabilidad pública
- Según Venís sugirió para organizaciones no empresariales:
- Identificación del propósito de la organización y de la tarea
- Integración de objetivos individuales y de la organización
- Influencia social y distribución equitativa del poder
- Colaboración para el control del conflicto
- Adaptación al cambio del medio ambiente
- Combinación de categorías de Drucker y Venís se logran 4 áreas claves de resultados:
- Objetivos financieros: Costos y otras medidas monetarias.
- Objetivos del medio ambiente: Relacionadas con el medio externo.
- Objetivos de los participantes
- Objetivos de supervivencia de la organización.
- Grado de apertura:
- Según Perrow:
- Objetivos oficiales: Relacionados con su propósito y su misión y se exponen formal y públicamente.
- Objetivos operacionales: Objetivos privados de una organización. No es conveniente que se conozcan en el medio externo.
- Según Perrow:
- Horizonte de tiempo:
- Objetivos de largo plazo
- Objetivos de mediano plazo
- Objetivos de corto plazo
Mientras mayor es el periodo de tiempo, menos concretos suelen ser los objetivos.
Se debe encontrar un equilibrio entre los distintos objetivos. Debe existir una relación entre objetivos y estrategias.
Enfocarse en 5 temas estratégicos:
- La postura de negocio: Crecimiento, estabilidad o supervivencia.
- La mezcla de negocios: Combinación de productos y servicios.
- Participación de mercado y tasa de crecimiento: Porcentaje total del mercado que se quiere tener y porcentaje de crecimiento de las ventas que se desea lograr.
- Asignación de recursos y análisis de riesgo: Cómo se quiere disponer de sus recursos escasos y mejor comprensión de los riesgos.
- Temas sociales: Cumplir con la función social.
Proceso de determinación de objetivos.
- Los administradores deben entender la finalidad de los objetivos: Desarrollar objetivos acordes con la misión y el propósito.
- Los objetivos se deben exponer en forma adecuada para que sean realmente útiles a la organización:
- Claros: Permite identificar en forma clara lo que se busca.
- Temporales: Especificar y ser parte de una estructura de tiempo.
- Realistas: Grado de dificultad razonable.
- Entendibles: Entendidos con facilidad.
- Estimulantes: Buscar formas para hacer las cosas cada vez mejor.
- Consistentes: Consistencia horizontal, concentra esfuerzos en todas las unidades y administradores. Consistencia vertical, los objetivos de los distintos niveles de la organización deben ser concordantes.
La Administración por Objetivos (APO).
- Auto evaluación y auto desarrollo.
- Autocontrol y auto dirección.
Principales rasgos de la APO.
- Establecimiento de objetivos con una participación efectiva del personal. Se busca que la gente haga las cosas porque las acepta y porque entiende el resultado deseado.
- Las responsabilidades se definen en términos de resultados en vez de actividades. La evaluación se hace en base a los resultados obtenidos.
- Las personas no están temerosas a ser controladas. Mayor calidad de recursos humanos.
- Atribuye riesgos a todos los jefes responsables y hace que su propio progreso dependa de sus logros.
- Aplicado a nivel de administradores y empleados profesionales.
- Importancia a la comunicación de metas y resultados.
Elementos perturbadores:
- Excesiva especialización: Aísla a las personas, hace imposible trabajar en equipo y menos determinar en conjunto los objetivos.
- Cultura organizacional: La APO no progresa en ambientes autoritarios, excesivamente jerárquicos, amenazadores y caracterizados por la desconfianza.
- Habilidades de los administradores: Falta de talento.
- Integración de los sistemas de trabajo y de compensaciones.
- Papeleo y cuantificación: La APO impone fuerte carga de papeleo. La cuantificación puede llevar a fijar metas cuantificables en aspectos poco relevantes y no dar importancia a cualidades más sutiles del desempeño y sistemas de trabajo.
- Errores comunes en la fijación de los objetivos: Errores más comunes:
- Objetivos inapropiados: Inconsistentes con el propósito y misión.
- Objetivos inalcanzables: Imposibles de cumplirlos. Deben ser un desafío.
- No aprovechar resultados anteriores.
- No clarificar los objetivos comunes.
- No darle una forma clara a los objetivos comunes.
- No aclarar áreas de responsabilidad individuales.
Pasos para implantar la APO:
- Comunicar las razones que justifican la adopción de la APO, los resultados y su compromiso con ella. Educar a los empleados y cuáles serán sus roles.
- Establecer objetivos preliminares: Altos administradores.
- Establecer objetivos en forma conjunta: Etapas:
- Comunicación de los objetivos a los subordinados y preguntan qué piensan con respecto a la forma de alcanzarlos.
- Preparación por parte de los subordinados de metas específicas y concretas.
- Discusión conjunta de los objetivos señalados. Considerar el tiempo en que se deben cumplir, se deben poner por escrito. Los superiores deben ejercer un rol asesor. Se deben asegurar que los objetivos se puedan lograr. Detallar los recursos que requieren.