Planificación Estratégica y Control de Gestión: Conceptos y Herramientas Clave

Planificación Estratégica y Control de Gestión

Misión y Visión Empresarial

Misión: Es la razón de ser de la empresa. Responde a las preguntas: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Por qué lo hacemos?

Visión: Se relaciona con el negocio en el cual queremos estar. Responde a las preguntas: ¿Hacia dónde vamos como compañía? ¿Qué posición de liderazgo tendremos? ¿Cuáles serán nuestras ventajas competitivas? Representa lo que queremos ser.

Estilos de Dirección y Mando

Estilos de dirección: Es la forma en que una persona se relaciona con sus subordinados dentro de la compañía.

Estilo de mando: Es la manera en que los mandos medios se relacionan con sus subordinados.

Tipos de Dirección

Tipos: Autocrático, consultivo, deliberativo, resolutivo, democrático, participativo, colegiado.

Funciones de la Dirección:

• Definir objetivos.
• Seleccionar posibles alternativas.
• Evaluar alternativas.
• Decidir la alternativa a seguir.
• Hacer encargos a los subordinados.
• Controlar la acción.

Factores Críticos de Éxito (FCE)

Son un número limitado de áreas en las cuales, si los resultados son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la compañía.

Puntos básicos para definir los FCE:

• Definir objetivos globales.
• Definir la unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la compañía.
• Identificar los factores clave.
• Identificar las relaciones causa-efecto entre los objetivos y los factores clave.

Factor de éxito: Algo que debe ocurrir (o no debe ocurrir) para conseguir el objetivo.

Factor crítico: Factor necesario para cumplir los objetivos.

Control Interno (COSO)

Es un proceso integrado y dinámico, llevado a cabo por la administración, los directivos y el resto del personal de la compañía. Está diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos en las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad en la elaboración de reportes.
• Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Elementos del concepto de Control Interno:

• Proceso
• Efectuado por personas
• Objetivos
• Seguridad razonable

Componentes de COSO III:

• Ambiente de control: Es la base de la atmósfera donde las personas conducen sus actividades. Es el fundamento de los otros componentes.
• Evaluación de riesgos: Identificación y análisis de los riesgos relevantes.
• Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se cumplan las directrices.
• Información y comunicación: Intercambio de información para gestionar la compañía.
• Monitoreo: Evaluación continua para verificar el correcto funcionamiento del sistema y realizar ajustes cuando sea necesario.

Factores del ambiente de control:

1. Integridad y valores éticos.
2. Directorio y comité de auditoría.
3. Filosofía y estilos operativos.
4. Estructura organizacional.
5. Asignación de autoridad y responsabilidad.
6. Políticas y prácticas de Recursos Humanos (RRHH).

Evaluación de Riesgos

Los riesgos dependen de factores internos y externos, y deben ser analizados para el logro de los objetivos.

Riesgos a nivel de entidad (Factores externos):

• Cambios económicos.
• Desarrollos tecnológicos.
• Necesidades de los clientes.
• Catástrofes naturales.
• Competencia.
• Nuevas leyes y regulaciones.

Riesgos a nivel de entidad (Factores internos):

• Fallas en los sistemas de información.
• Comité de auditoría débil.
• Calidad del personal.
• Accesibilidad de los empleados a los activos.
• Cambios en la dirección.

Actividades de Control

Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las instrucciones de la dirección se cumplan. Se dan en todas las áreas y niveles de la compañía.

Tipos de actividades de control:

• Revisiones a nivel superior.
• Dirección directa funcional.
• Procesamiento de la información.
• Controles físicos.
• Indicadores de desempeño.
• Segregación de funciones.

Sistemas de Información y Comunicación

Para ser eficaces, los sistemas de información no solo deben identificar y capturar la información necesaria (contable y no contable), sino que también deben procesarla y distribuirla en tiempo y forma, para que sea útil en el control de las actividades de la entidad.

Comunicación: Es inherente a los sistemas de información. Se efectúa en el mismo sentido de la información, es decir, verticalmente, proveyendo información a los miembros apropiados del personal para que ejerzan sus tareas.

Tipos de comunicación:

• Interna: Dirección, directorio, entre actividades, todo el personal.
• Externa: Auditores, bancos, etc.

Monitoreo

Asegura que el sistema de Control Interno (COSO) siga funcionando con eficacia. Incluye:

• Monitoreo continuo: Realizado por la dirección y supervisión.
• Evaluaciones separadas: Para verificar la seguridad razonable del sistema.

Control de Gestión

Control de Gestión: Sirve para guiar la gestión hacia los objetivos de la compañía.

Control: Verifica, constata, palpa y mide si los objetivos se cumplen.

Gestión: Llevar a cabo las diligencias que hacen posible la operación comercial.

• Control de gestión —– Gestión empresarial —– 1. Planificación. 2. Control eficiente. 3. Dirección. 4. Ejecución —— Desempeño —– Mide la calidad.

Características del Control de Gestión:

• Totalidad
• Equilibrio
• Generalidad
• Oportunidad
• Eficiencia
• Integración
• Creatividad
• Impulso a la acción

Objetivos del Control de Gestión: Motivar al personal (RRHH) a cumplir los objetivos institucionales, permitiendo la continuidad de la empresa.

• Autocrático: Funciones (definir objetivos y metas, seleccionar alternativas, evaluar, decidir, encargar a subordinados). Herramientas del Control de Gestión: Sistema de Control Interno acompañado de Sistemas de Información para aplicar control de tipo personal.
• Colegiado: Funciones (definir objetivos y metas, seleccionar alternativas, evaluar, decidir, encargar a subordinados, controlar). Herramientas del Control de Gestión: Todas.

Elementos del Control de Gestión:

• Técnicos: Planificación estratégica, diseño organizacional, sistemas de información.
• Humanos: Recursos Humanos (RRHH).

Planificación Estratégica

Es el proceso de implementación de planes para alcanzar los objetivos.

Componentes de la Planificación Estratégica:

• Visión
• Filosofía (acciones de comunicación de carácter informativo para crear o modificar actitudes y lograr la identificación y compromiso de RRHH con los objetivos).
• Directrices corporativas:
  • Imagen corporativa (identidad).
  • Estilos de gestión (estilo de mando).
• Objetivos generales (metas o logros de la compañía; deben ser medibles y reales).
• Objetivos específicos (se establecen de manera concreta y temporal, a corto plazo).
• Políticas (guía conductual de la compañía).
• Planes de acción (procedimientos, presupuestos).
• Cultura organizacional (pensamientos, sentimientos y modelos que definen la conducta organizacional):
  • Cultura del individuo.
  • Cultura adquirida.
  • Expresión de la cultura.
• Misión.
• Objetivos específicos.

Herramientas de Control de Gestión (Control Interno)

• Presupuesto.
• Control presupuestario.
• Paquetes de indicadores.
• Análisis de estados financieros.
• Auditorías.

Medición y Evaluación

¿Por qué medir?

• La entidad debe tomar decisiones.
• Se necesita conocer la eficiencia de la entidad.
• Para saber si se está en el camino correcto.
• Se necesita mejorar cada área.
• Para conocer en tiempo real lo que sucede en la entidad.

¿Para qué medir?

• Para poder interpretar lo que ocurre.
• Para identificar la necesidad de introducir mejoras.
• Para analizar la relación entre productividad y rentabilidad.

Indicadores de Gestión: Atributos

1. Medible: Cuantificable.
2. Entendible: Fácil de usar.
3. Controlable: Controlable dentro de la compañía.

Análisis FODA

Análisis FODA: Metodología de estudio de la situación de la compañía basada en información interna y externa. Es una herramienta para conocer la situación real de la empresa.

Componentes internos:

• Fortalezas: Son todos aquellos aspectos positivos internos que benefician al proyecto y que diferencian a la empresa del resto.
• Debilidades: Son todos aquellos aspectos que constituyen barreras para la empresa; es lo contrario a las fortalezas.

Componentes externos:

• Oportunidades: Factores positivos que se generan en el entorno y que, una vez identificados, se deben aprovechar.
• Amenazas: Situaciones negativas que podrían atentar contra el desarrollo del proyecto o empresa, por lo que, llegado el caso, se deberá planificar una estrategia para sortear la amenaza.

Pasos del análisis FODA:

1. Análisis externo (5 fuerzas de Porter).
2. Análisis interno.
3. Confección de la matriz FODA.
4. Determinación de la estrategia a emplear.

Las 5 Fuerzas de Porter

1. Rivalidad entre los competidores: Para la empresa, será difícil competir donde los demás estén bien posicionados, tengan costos altos, etc.
2. Amenaza de nuevos competidores: El mercado no es atractivo si las barreras de entrada son asequibles para cualquier competidor.
3. Amenaza de productos y servicios sustitutos: Un mercado no es atractivo si existen productos sustitutos.
4. Poder de negociación de los proveedores: El mercado no será atractivo si los proveedores manejan a su antojo el mercado.
5. Poder de negociación de los clientes: Un mercado no es atractivo cuando los clientes están organizados y cuando hay muchos productos sustitutos.

Metodología General para el Establecimiento de Indicadores de Gestión (IG)

1. Contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y con estrategias para lograr los objetivos.
2. Identificar los factores críticos de éxito.
3. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito.
4. Determinar para cada indicador:

• Estado (valor inicial o actual del indicador).
• Umbral (valor del indicador que se quiere lograr o mantener).
• Rango de gestión (espacio entre el valor mínimo y el máximo).

Diseñar la medición:

• Fuente de información.
• Frecuencia de la medición.
• Presentación de la información.

Determinar y asignar recursos. Medir, aprobar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión (pertinencia del indicador, valores, rangos).

Herramientas de Control de Gestión (Control Externo)

• Análisis interempresas.
• Benchmarking.

Cuadro de Mando Integral (CMI)

Cuadro de Mando Integral (CMI): Modelo de gestión con soporte de información periódica para la dirección de la empresa. Facilita la toma de decisiones oportuna, comunica la estrategia y alinea a las personas. Se basa en un cuadro estratégico.

• Perspectiva financiera.
• Perspectiva comercial.
• Perspectiva de procesos.
• Perspectiva del desarrollo de las personas y el aprendizaje.

Metodología BSC (Balanced Scorecard):

• Definición del foco estratégico (FOCO).
• Establecimiento de mediciones a través de BSC (MEDICIÓN).
• Despliegue del tablero de comando hacia abajo (ALINEAR).
• Establecimiento de una cultura de realización de los trabajos (CULTURA).