Planeación y Control en la Contraloría

Técnicas de Planeación y Control como Actividades Básicas de la Contraloría

Planeación Estratégica

Planeación estratégica: Proceso a través del cual los líderes empresariales definen su visión para el crecimiento de la organización.

Plan estratégico: Herramienta que sirve para definir hacia dónde quiere ir la organización y las acciones que se realizarán para lograr esos objetivos. Incluye las declaraciones de visión y misión de la empresa y sus objetivos a largo plazo.

Diferencia entre Plan y Planeación

Planeación: Es un proceso administrativo en el que se crea un plan (estableciendo un objetivo, las estrategias, las tácticas, los recursos que se utilizarán, así como el costo). Plan: Es el documento donde se establece la planeación.

Planeación: Orden gerencial y cumplimiento de objetivos a través de estrategias; es decir, ¿qué lograr? y ¿cómo hacerlo?.

Aspectos Principales de la Planeación Estratégica

La planeación estratégica es un ciclo continuo que involucra analizar la situación actual, definir el futuro deseado, diseñar un plan para alcanzarlo y, finalmente, ejecutar y evaluar el plan.

  1. Dimensión Temporal: Acciones con vistas al logro de objetivos que implican resultados específicos a corto, mediano o largo plazo.
  2. Dimensión Competitiva: Habilidades o cualidades distintivas del quehacer de la entidad.
  3. Dimensión de Cooperación y Coordinación: Manifiesta la disposición para atender y cumplir con las funciones, logrando la óptima combinación de tareas y recursos.

Evaluación de Resultados

Si los objetivos planeados no se cumplen, se deben hacer ajustes en las estrategias, modificar tiempos y costos. Se establecen objetivos para alcanzar un resultado deseado, manifestado en la misión. Definición de misión: Meta a alcanzar o el fin para el cual fue creada (razón de ser/presente). Formulación de la visión: Cómo se visualiza la organización a largo plazo.

Niveles de Planeación

  1. Alta Dirección: Cuerpo directivo que establece las directrices, objetivos y estrategias generales de la entidad.
  2. Nivel Directivo: Planeación táctica o control de gestión, articulando esfuerzos humanos y recursos disponibles.
  3. Nivel Operativo: Aspectos internos a corto plazo, programas operativos anuales o multianuales.

Planeación Táctica o Control de Gestión

Búsqueda de la máxima eficiencia en los esfuerzos humanos y los recursos disponibles para obtener los resultados esperados.

Planeación Estratégica

Encabezada por el cuerpo directivo, quien atiende el exterior de la entidad: relaciones e influencia del entorno y vinculación con entidades similares.

Planeación Operativa o Control Operativo

Aspectos internos en un horizonte temporal de corto plazo, programas operativos cuya vigencia puede ser anual o multianual.

Etapas del Proceso de Planeación Estratégica

  1. Formulación de objetivos estratégicos
  2. Declaración de misión y visión
  3. Diseño de escenarios
  4. Elaboración de diagnóstico
  5. Mecanismos de seguimiento y evaluación
  6. Análisis de alternativas
  7. Implementación de políticas
  8. Definición de estrategias

Beneficios de la Planeación Estratégica

Permite que la organización actúe de forma proactiva, mejora la satisfacción laboral, ayuda a comprender cómo las labores cotidianas afectan los indicadores, identifica oportunidades de negocio, coordina el entorno interno con el externo, promueve una visión reconstruccionista, controla las actividades, facilita la toma de mejores decisiones, prioriza las operaciones cruciales, etc.

Técnicas de Planeación

Herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la administración de una organización. Se visualiza el futuro, existe control de lo establecido y se toman decisiones adecuadas.

Cuantitativas: Investigación de operaciones que se apoya en árboles de decisión, teoría de colas, redes, teoría de juegos, entre otros. Pueden ser manuales.

Cualitativas: Grupos T, lluvia de ideas, técnicas de juegos, análisis de puntos fuertes y débiles.

Otras Técnicas y Herramientas: Gráficas de Gantt, diagramas de flujo, manuales de objetivos y políticas, ruta crítica o método del camino crítico, técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).

Proceso Básico del Control

Control: Medición y corrección del desempeño.

Medición: Nos percatamos de la situación y del margen de error aceptado. El desempeño real se mide utilizando la observación personal, informes estadísticos, informes orales e informes escritos.

El reporte por escrito es una práctica utilizada sobre todo en empresas grandes. Se emplea este tipo de reportes para proporcionar información sobre el desempeño y se guardan para fechas futuras, con la ventaja de elaborar comparativos y estadísticas.

Comparación: Cuando existe alguna variación entre el desempeño y el estándar, es necesario aplicar criterio para evaluar su significado. Es posible aceptar ciertas desviaciones.

La atención administrativa se facilita al concentrarse en las excepciones o variaciones notables del resultado esperado o estándares establecidos.

Acción Correctiva

Etapa que asegura que las operaciones están ajustadas y los esfuerzos se dirigen de forma positiva hacia el logro de los resultados esperados. El control efectivo no permite demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones. Puede aplicarse desde una simple reorganización hasta una reingeniería. Para una máxima efectividad, la corrección de la desviación deberá ir acompañada de una responsabilidad fija e individual.

Técnicas de Control Financiero

Estudio y evaluación del pasado y futuro económico-financiero de la empresa para tomar decisiones acertadas, detectando y corrigiendo las variaciones.

Objetivos

Dar información a los ejecutivos sobre la situación financiera y los rendimientos, maximizar el capital contable, emitir normas y procedimientos, participar con la gerencia en la toma de decisiones y colocar los fondos de la empresa para obtener rendimientos.

Importancia

Control de las entradas y salidas de efectivo.

Características

  • Control Financiero Inmediato o Direccional: Se conoce casi con seguridad lo que va a ocurrir; su acción correctiva es sencilla.
  • Control Financiero Selectivo: Se realiza con anterioridad para determinar si se están cumpliendo los procedimientos establecidos.
  • Control Financiero Posterior: Mide los resultados obtenidos al término del periodo con lo planeado, determinando las desviaciones o variaciones que puedan existir.

Proceso de Implantación

  1. Definir Resultados Futuros: Gerentes y directivos establecen parámetros a los que se debe llegar, una vez realizado el estudio y análisis financiero.
  2. Determinar Objetivos Futuros: La empresa planea todo lo que pueda suceder en el futuro relacionado con el control financiero. De esta forma se tiene un mayor control de las condiciones externas y se evitan problemas de abasto, producción, comercialización, cobranza, etc.
  3. Determinar Estándares Flexibles
  4. Determinar Flujos de Información: Informar directamente a quienes no lograron los resultados esperados e indicar las correcciones o modificaciones.
  5. Acción Correctiva
  6. SCP (Procedimientos Especiales de Contención) e Integrado: Flujo de efectivo, inversión de valores, proyectos capitalizables, plan de financiamiento.

Profesionista: Persona encargada del control financiero; debe ser un Contador Público con experiencia en el campo, conocimientos administrativos, contables y fiscales, manejo de personal, producción, mercadotecnia y resolución de problemas.

Técnicas de Control Contable

Cuantifican y valoran monetariamente las transacciones que realiza una entidad económica, así como los acontecimientos económicos que la afectan. Proporciona información útil y segura a usuarios externos.

Objetivos

  1. Identificar y registrar las transacciones reales.
  2. Describir oportunamente todas las transacciones de forma que permita su adecuada clasificación.
  3. Cuantificar las transacciones en el periodo que corresponda.
  4. Presentar y revelar las transacciones en los estados financieros.
  5. Autorizar el procesamiento y clasificación de transacciones.

Para administrar los recursos financieros de una empresa se requiere honestidad, ética, profesionalismo, especialización y experiencia en finanzas. Administrar se refiere a controlar, vigilar, lograr productividad financiera y rendir cuentas con los recursos.