Plan de Comunicación: 11 Fases para el Éxito

Fase 1: Diagnóstico de la Situación

Antecedentes: Conocer el estado actual de la comunicación. Analizar la documentación, el material y los procesos comunicativos. Auditar y evaluar el estado de la comunicación, los medios disponibles y los resultados obtenidos.

Fase 2: Identificación de Necesidades y Puntos a Mejorar

Gestionar el proceso de identificación de necesidades. Apoyar e impulsar la realización del diagnóstico. Establecer prioridades y aprobar la información de RR. HH. Comprometerse con el proceso.

Fase 3: Definición de Objetivos

Gestionar el proceso de definición de objetivos. Alcanzar el compromiso de la Alta Dirección con la consecución de los objetivos. Analizar el informe de RR. HH. y, de acuerdo con los objetivos estratégicos y económicos de la organización, establecer los objetivos del programa. Elaborar, presentar y argumentar el informe con los objetivos. Presentar un presupuesto.

Fase 4: Preparación

Establecer y jerarquizar la conexión objetivos/necesidades. Preparar los recursos necesarios (materiales, financieros, de personal) para alcanzar los objetivos.

Fase 5: Diseño del Plan

Establecer un calendario y asignar los recursos. Para cada objetivo: atribuir responsables, acciones, medios, participantes y presupuesto. Establecer los canales necesarios para recibir feedback. Coordinar al personal interno y externo responsable de ejecutar las acciones.

Fase 6: Lanzamiento del Proyecto

Dar a conocer el proyecto a toda la organización, logrando el compromiso e implicación de la Alta Dirección, directores funcionales y línea de mando. Encabezar el proyecto, participando en las acciones previstas y dando ejemplo. Definir la estrategia de lanzamiento. Organizar, coordinar y participar activamente en las acciones que se realicen para el lanzamiento del proyecto a la Línea de Mando y al resto de la organización. Difundir el proyecto e informar a los propios equipos (Dirección y línea de mando).

Fase 7: Desarrollo

Poner en marcha el plan, supervisando directamente cada una de las acciones. Crear instrumentos específicos de comunicación. Participar en las acciones asignadas. Controlar el desarrollo de todas las acciones. Elaborar y distribuir las informaciones necesarias a los colectivos que se determine. Controlar el presupuesto asignado. Participar activamente en las acciones asignadas. Motivar a los colaboradores (directores y línea de mando) a participar.

Fase 8: Seguimiento

Establecer y supervisar los mecanismos y procedimientos para recibir puntualmente toda la información relevante de cada una de las acciones. Crear instrumentos para el seguimiento. Analizar la información recibida. Participar en las acciones de seguimiento. Recoger y facilitar información sobre el desarrollo de las acciones. Participar en las acciones de seguimiento asignadas.

Fase 9: Evaluación

Establecer los mecanismos necesarios para disponer de la información que permita valorar y elaborar las conclusiones del plan. Definir los criterios de evaluación. Determinar el nivel de cumplimiento de cada uno de los objetivos definidos. Analizar las causas de los objetivos no cumplidos. Participar en acciones de evaluación. Elaborar informes. Participar en acciones de evaluación.

Fase 10: Resultados

Determinar los canales, medios y responsables de informar a toda la organización de los resultados del plan. Liderar el proceso de información de resultados, participando activamente en las acciones. Supervisar y participar en las acciones. Crear instrumentos de información. Elaborar informes. Participar en las acciones. Difundir los resultados al personal del propio departamento y equipo.

Fase 11: Acciones de Mejora y Nuevos Planes

Analizar los resultados obtenidos y, en función de los objetivos estratégicos, valorar propuestas de continuidad. Determinar la realización de nuevos planes. Asignar recursos. Presentar nuevas propuestas a la Alta Dirección, buscando su compromiso. Mantener activos los resultados alcanzados en los nuevos planes. Evaluar el impacto del plan en la organización (RR. HH. y directores funcionales).