Pasos para una Planeación Efectiva y la Importancia de los Objetivos
Pasos para una Planeación Efectiva
Estar al Tanto de las Oportunidades
Es parte de la planeación, pero lo antecede; es el punto de partida. Debe hacerse siempre. Saber cuáles son tus debilidades y fortalezas, y entender qué quieren resolver, por qué y lo que se espera ganar. El planteamiento de objetivos realistas es la base de este punto.
Establecer Objetivos
Realizarlo en el corto y largo plazo. Se especifica lo esperado y se indican los resultados de lo que debe hacerse. Este punto marca una dirección a los planes mayores y están jerarquizados, siendo que los objetivos de los departamentos mayores determinan los objetivos de los menores y así sucesivamente.
Planteamiento de Premisas
Las premisas son suposiciones acerca del ambiente en el cual el plan se llevará a cabo. Es importante que todos los que intervienen en la planeación estén de acuerdo con las premisas. Ejemplos de estas serían: ¿En qué mercados?, ¿Cuál es el volumen de ventas? ¿Qué precios se fijan? ¿Qué productos se ofrecen? ¿Qué avances técnicos? ¿Qué costos? ¿Qué tasas salariales? etc.
Determinación de Alternativas
Se buscan y examinan alternativas de acción, sobre todo las que no son patentes en forma inmediata. Se buscaría reducir su número de tal modo que se puedan analizar las más prometedoras. El experto en planeación deberá hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.
Evaluación de Cursos Alternativos
Se evalúan las alternativas en el contexto de las premisas y las metas. Comúnmente se evalúan todas las alternativas y se consideran tantas variables y limitaciones que la evaluación llega a ser sumamente difícil.
Selección de una Línea de Acción
Llega el momento de la toma de decisiones. Ocasionalmente, el análisis y la evaluación de varias alternativas revelará que dos o más son aconsejables y el administrador puede decidir seguir varias en lugar de la mejor.
Formulación de Planes Derivados
Estos apoyan al plan básico.
Expresión Numérica de los Planes Mediante Presupuestos
En este paso, al plan hay que darle significado. Se les dará una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos de la empresa representan el total de la suma de ingresos y gastos, con la resultante utilidad o excedente. Cada departamento de la organización puede tener su propio presupuesto vinculado al presupuesto general de la empresa.
Coordinación
Se puede observar con frecuencia que en las organizaciones se hacen planes de corto plazo sin tener en cuenta los de largo plazo. Siendo esto un error serio, es importante la integración de los dos tipos de planes, pues el primero contribuirá al logro del segundo, que es el más relevante. Se evita así el desperdicio de tiempo y recursos en las decisiones que se tomen. Los administradores deberían revisar y modificar las decisiones inmediatas para determinar si contribuyen al programa de largo plazo. Según se vayan bajando en la estructura de la organización, se debe informar a los subordinados sobre los objetivos a los que espera llegar la organización, para que, de manera congruente con las metas de largo plazo, se adopten planes de corto plazo que contribuyan al objetivo mayor.
¿Qué son los Objetivos?
Su definición tiene contextos variados; en la administración no se hace distinción alguna a los términos «metas» y «objetivos». Es lo logrado u obtenido al final del desarrollo de actividades que conducen a su obtención. Estos finales pueden ser de carácter general o específico y tienen que ser verificables, es decir, debe determinarse si se ha logrado obtenerlos o no.
Su naturaleza radica en que forman parte de una jerarquía y una red. Los objetivos establecen resultados finales y los objetivos generales tienen que articularse en objetivos particulares. Siendo que estos últimos se subordinan a los objetivos de la empresa.
Jerarquías de los Objetivos
La jerarquía se extiende, desde uno general a otro específico.
Propósito de la Sociedad
La organización debe contribuir al bienestar de las personas, proporcionando bienes y servicios a un costo razonable.
Misión o Propósito del Negocio
Es el fin por el cual existe.
Se discute en la actualidad si una organización debería usar el método descendente o el ascendente para fijar los objetivos.