Organización

La organización como función administrativa significa el acto de estructurar e integrar los recursos, estableciendo las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.

Legado

• Eficiencia
• División del trabajo
• Unidad de mando
• Organigrama – pirámide organizacional
• Departamentalización

Tipos de estructuras de organización

Organización lineal:

• Surge en la escuela científica.
• Se perfecciona en las escuelas neoclásicas como las estructuralistas y burocráticas.

Fundamentos

• Autoridad lineal única (voz de mando).
• Canales formales de comunicación.
• Centralización en la toma de decisiones (pocas personas toman decisiones).
• Aspecto piramidal.

Organización funcional

• Surge en un contexto de grandes cambios.
• Mayor competencia.

• El objetivo es adaptarse de manera flexible para poder proporcionar valor al cliente ágil y velozmente.

• Fundamentos

  • Autoridad funcional dividida.
  • Canales directos de comunicación.
  • Descentralización en la toma de decisiones.
  • Empowerment.

Etapas de la organización

1. Dividir el trabajo y relevar funciones.
2. Agrupar actividades en estructuras lógicas.
3. Designar personas para aplicarlo.
4. Asignar otros recursos.
5. Coordinar actividades.

Herramientas

Departamentalización

Es el proceso específico de agrupar actividades, funciones y disposición física de los recursos de manera específica con el objetivo de potenciar los procesos generadores de valor en la organización.

1. Por funciones.
2. Por productos/servicios
3. Geográfica:
4. Nichos de clientes.
5. Procesos.
6. Proyectos.

Guías formales

Son aquellas que permiten a la organización comunicarse de manera clara y concreta con todos sus miembros para transmitir qué es lo que se espera de cada uno de ellos.

• Determinan la relación de los integrantes de la organización con la misma y con otros miembros.

• Función de línea:

  • Conexión directa a objetivos de la organización.
  • Otorga autoridad para la toma de decisiones.

  Función de staff

  • Conexión indirecta a objetivos de la organización.
  • No otorga autoridad para la toma de decisiones, solo para asesorar o guiar.

Esquema de áreas funcionales

Se desarrolla en las escuelas científicas y determina qué áreas son imprescindibles en cada empresa.

• Producción
• Comercialización
• Administración
• RRHH

Administración por objetivos (A.P.O)

Método por el cual el gerente y sus subordinados definen los objetivos en conjunto, las responsabilidades se especifican para cada uno en función de los objetivos superiores, que constituyen los indicadores o patrones de desempeño bajo los cuales se evaluará a ambos.

1. Busca alinear objetivos personales con organizacionales.
2. Determinación de objetivos departamentales y operativos en conjunto.
3. Objetivos con inter-relación vertical y directa y horizontal indirecta.
4. Facilita medición, control y adaptación.
5. Apoyo al personal por participación activa de la gerencia.

Representación estructural

• Organigrama.
• Pirámide organizacional.

• Dirección

  La manera de orientar la actividad de las personas que componen la organización para alcanzar el objetivo de la empresa. De forma dinámica.

  Su papel es poner en acción a la organización para la persecución dinámica de los objetivos.

  Legado

  • Hombre sintiente
  • Objetivos
  • Unidad de mando
  • Hombre social
  • Liderazgo

Concepción actual

Antes de abordar el cómo dirigir a las personas hacia los objetivos es importante establecer el qué son los seres humanos.

Criterios;

• Unicidad: Los seres humanos son únicos y diferentes.
• Sistémicos: Conjunto de pasos, fases, pasos, cosas que interactúan entre sí, que si uno es afectado los otros también lo serán.
• Cambio: Adaptables al cambio; aprenden.
• Complejidad: Son afectados por variables externas e internas; son sensibles.
• Sensibilidad: Afectados por estímulos externos.
• Emocionalidad: Afectados por estímulos internos:
• Sociabilidad: Las personas son sociales, interactúan con otras personas y eso les afecta.
• Trascendencia: Permanecer después de cambiar; hacer algo importante para quedar destacado.
• Comportamiento orientado: Todas las personas hacen lo que hacen por algún motivo; hay un mecanismo interno.
• Especulación: Evalúan antes de decidir para ser eficientes.
• Adaptabilidad: Capacidad de adaptarse. Cambio constante.
• Creación de valor:

• Motivación

  Término que se aplica a todo tipo de impulso, deseo, necesidades, aspiración y fuerzas similares.

  Teorías

  Teoría del hombre X y hombre Y

  • Se desarrolla por medio de la observación
• Hombre X: Es perezoso, no muestra iniciativa, hay que invertir energía adicional de manera incremental para que se movilice.
• Hombre Y: Es trabajador, muestra proactividad, se moviliza de manera autónoma y es capaz de aportar valor de manera constante.
  • Teoría obsoleta; no hay hombres X o Y, sino estados X o Y.
  • Estado dependiente principalmente de coherencia entre objetivos.
  • Conjunto de creencias adquiridas es determinante.

Teoría de las necesidades

Basada en el esquema de necesidades planteado en la pirámide de Maslow.

• El impulso se genera como consecuencia de una necesidad no completa.
• Esto produce incomodidad y al mismo tiempo deseo.
• Genera acciones para satisfacer las necesidades.
• No aborda la existencia del concepto “problema”.
• No contempla la estructura de creencias limitantes.
• Tiene un abordaje negativo de la motivación.

No contempla el fenómeno humano del acostumbramiento

Teoría de las expectativas

• Los seres humanos hacen las cosas siempre persiguiendo un propósito.
• Todo lo que el ser humano hace desde la esperanza.
• Supone que todos conocemos nuestro propósito en la vida
• Abordaje inocentemente positivo
• No contempla la característica humana de la especulación.

Teoría de la equidad

• Las personas persiguen objetivos consciente o inconscientemente.
• Todas sus acciones son orientadas para el cumplimiento de objetivos.
• Las personas miden constantemente la relación esfuerzo-recompensa.
• Las personas se comparan constantemente con otros.
• Mediante esta comparación se producen decisiones de especulación buscando alcanzar eficiencia entre esfuerzo-recompensa.
• Subjetividad en la mediación del aporte provoca nivelación negativa.
• Abordaje extremadamente especulador. No contempla el altruismo.
• No contempla la capacidad humana de autogestión, disciplina e inversión a futuro.
• Abordaje cortoplacista.

Teoría de los valores

• Las personas tienen valores propios y creencias adquiridas.
• Ambas generan consciente o inconscientemente deseos y objetivos que reflejan la realización de dichos deseos.
• Las decisiones siempre responden a un objetivo.
• Valores y creencias son predictores conductuales.

Valores y creencias → Objetivos → Decisiones (C o I)

• Permite predecir los comportamientos de una persona ante una situación.
• Difícil predecir conducta o comportamiento si hay conflicto entre creencias y valores.
• Las creencias cambian constantemente por lo que la gestión de las personas debe adaptarse continuamente.
• Tiene un aspecto negativo ya que permite la manipulación mediante la incorporación de creencias especuladoras intencionalmente.

Autoridad y poder

Poder

• Capacidad de obligar a alguien a hacer lo que uno necesita sin que exista necesariamente un consentimiento.
• El poder es otorgado por algo o alguien externo a la persona.
• Es eficiente en el corto plazo e ineficiente en el mediano-largo plazo.
• Es eficiente ante el abordaje de cuestiones urgentes.
• Se basa en el temor a las consecuencias.

Autoridad

• Capacidad de conseguir que una persona haga lo que uno necesita contando con su consentimiento.
• La autoridad es generada por uno mismo.
• Es eficiente en el mediano-largo plazo e ineficiente en el corto plazo.
• Es eficiente ante el abordaje de cuestiones importantes.
• Se basa en la influencia, persuasión, respeto y admiración,

Aplicación del poder y la autoridad

Se basa en el abordaje de 4 variables: comunicación (C), toma de decisiones (TD), supervisión y control (SC), y relaciones personales (RP).

Liderazgo

Jefe (rol):

Cuando hay una utilización del poder otorgado por la posición jerárquica para imponer su voluntad.

Líder (rol):

Cuando hay una utilización de la autoridad para imponer su voluntad.

Control

Es un sinónimo de verificación, validación, y comúnmente está asociado a enfoques de restricción, desconfianza o supervisión.

Es el proceso que busca asegurar que los resultados de los que se planeó, organizó y dirigió se ajusten lo máximo posible a los objetivos establecidos.

Legado:

●Eficiencia

• Objetivos
• Departamentalización
• Estructuras organizacionales (organigrama, etc)

¿Cómo organizar?

Dos conceptos relevantes

Los 6 principios (no puede faltar ninguno)

• Eficiencia (el control no debe ser más costoso que el beneficio que brinda)
• Mejora continua (el objetivo es detectar y corregir)
• Independencia (el que controla no debe ser afectado por el control)
• Informe de resultados (se deben reportar los resultados y a tiempo)
• Acción oportuna (debe haber corrección sobre los errores)
• Alto impacto (tienen alto impacto)

• Calidad total

  Es el proceso por el cual se busca llevar los conceptos de calidad a todas las actividades de la organización.

  Aplicación:

  • Se realiza en toda la organización.
  • Se hace extensivo mediante procesos de control a proveedores y clientes.

  Etapas

  1. Definir indicadores de desempeño.
  2. Observación del desempeño.
  3. Comparación del desempeño observado con los estándares.
  4. Acción correctiva.

Herramientas

Indicadores de desempeño

¿Por qué medir?

Medir es evaluar el estado de salud y rendimiento de la organización.

¿Qué medir?

Resultados, desempeños y factores críticos de éxito.

1. Permite evaluar desvíos e implementar medidas correctivas.
2. Apoya la mejora continua y la calidad total.
3. Mantiene alineados objetivos y actividades.

Auditorías

Proceso planificado y ejecutado bajo una metodología específica cuyo objetivo es relevar el desempeño de cuestiones con alto impacto dentro de la organización.

1. Puede ser externa o interna.
2. Puede analizar estructuras, recursos o actividades.
3. Se enfoca en desempeño.

Control estadístico de calidad

Es un proceso diseñado e implementado basándose en la ciencia de la estadística con el objetivo de alcanzar alta efectividad en el proceso de control al menor costo posible.

1. En el área operativa, en empresas de producción.
2. Controles específicos sobre productos o procesos.
3. Puede ser al 100% por muestreo o aleatorio.

Aplicación del poder y la autoridad

Se basa en el abordaje de 4 variables: comunicación (C), toma de decisiones (TD), supervisión y control (SC), y relaciones personales (RP).

Lider