Optimización Organizacional: Estructuras, Estrategias y Toma de Decisiones

Organización y Estructura

Organizar: Distribuir y estructurar el trabajo para lograr los objetivos de la organización.

Estructura organizacional: Distribución formal de los puestos de una organización (organigrama).

Diseño organizacional: Proceso en el que los gerentes crean o cambian las estructuras.

Elementos del Diseño Organizacional

  • Especialización del trabajo: Dividir las actividades laborales en tareas separadas y especializadas para mayor eficiencia.
  • Departamentalización: Agrupar puestos de trabajo.
    • Funcional: Basada en las funciones realizadas.
    • Geográfica: Por territorio geográfico.
    • Producto: Por línea de producto.
    • Proceso: Basada en el flujo de clientes o procesos.
    • Cliente: Por tipo de cliente o necesidades.
  • Cadena de mando: Línea de autoridad que fluye desde los niveles altos a los más bajos, especificando quién reporta a quién.
  • Tramo de control: Número de empleados que un gerente puede supervisar de manera eficiente y efectiva.
  • Centralización: Grado en que los niveles superiores toman las decisiones.
  • Descentralización: Grado en que los empleados de niveles inferiores proporcionan información o toman decisiones.
  • Formalización: Grado en que los trabajos están estandarizados y las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados.
    • Formalizado: Ofrece poca discreción sobre lo que debe hacerse.
    • Poco formalizado: Menos restricciones para realizar el trabajo.

Tipos de Estructuras

  • Organización mecanicista: Estructura rígida y muy controlada.
  • Organización orgánica: Estructura flexible y adaptable.

Diseños Tradicionales

  • Estructura simple
  • Estructura funcional
  • Estructura divisional

Diseños Organizacionales Contemporáneos

  • Estructuras de equipo: Facultad de decisión al equipo.
  • Estructuras matricial y de proyectos: Especialistas de diferentes departamentos trabajan en proyectos dirigidos por gerentes de proyecto.
  • Organización sin límites: Diseño flexible y no estructurado por límites horizontales, verticales o externos.
    • Límites internos: Horizontales (especialización del trabajo) y verticales (jerarquías).
    • Límites externos: Separación de la organización con clientes, proveedores, etc.
    • Organización virtual: Grupo pequeño de empleados permanentes y especialistas temporales.
    • Organización de red o modular: Utiliza empleados propios y redes de proveedores externos.

Ética y Comportamiento

Fomento del comportamiento ético en las empresas

  • Selección de empleados: Evaluar el nivel de desarrollo moral, valores y personalidad.
  • Mecanismos de protección
  • Códigos de ética y normas de decisión: Declaración formal de valores y reglas éticas.
  • Liderazgo de alta gerencia: Compromiso de los gerentes de nivel alto.
  • Capacitación en ética
  • Auditorías sociales independientes: Evalúan las decisiones y prácticas gerenciales.
  • Objetivos del trabajo y evaluación del desempeño

Toma de Decisiones

  1. Identificar alternativas.
  2. Identificar criterios de ponderación.
  3. Ponderación de criterios.
  4. Desarrollo de alternativas.
  5. Análisis de alternativas.
  6. Selección de alternativa.
  7. Implementar alternativa.
  8. Evaluar efectividad.

Proceso Efectivo de Toma de Decisiones (6 Características)

  1. Enfoque en lo importante.
  2. Lógico y consistente.
  3. Reconocer pensamiento objetivo y subjetivo, combinar intuitivo y analítico.
  4. Requiere información y análisis necesario para resolver el problema.
  5. Fomenta y guía la acumulación de información importante y opiniones informadas.
  6. Es sencillo, confiable y fácil de usar.

Administración Estratégica

  1. Identificar misión, objetivos y estrategia.
  2. Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
    • Análisis externo: Competencia, legislación, oferta laboral (Oportunidades y Amenazas).
    • Análisis interno: Recursos y capacidades (Fortalezas y Debilidades).
  3. Formulación de estrategia.
  4. Implementación.
  5. Evaluación.

Cultura Organizacional

7 Dimensiones:

  1. Atención al detalle.
  2. Orientada a la gente.
  3. Orientada al equipo.
  4. Innovación y toma de riesgos.
  5. Estabilidad.
  6. Agresividad.
  7. Orientada a los resultados.

Aprendizaje de la cultura: Rituales, historias, lenguaje y símbolos.

Creación: Gran tolerancia ante los riesgos, agresividad moderada, enfoque en medios y resultados.

Toma de Decisiones Eficaz en Contextos Culturales

  1. Comprender las diferencias culturales.
  2. Saber cuándo rendirse si la decisión no funciona.
  3. Construir una organización que pueda reconocer lo inesperado y adaptarse rápidamente al entorno.

Estrategia de Competitividad

Ventajas de la Responsabilidad Social

  1. Mejora la reputación e imagen de la empresa.
  2. Genera confianza en los consumidores.
  3. Mejora el ambiente (+ productividad).
  4. Retención y atracción de fuerza laboral.
  5. Eficiencia en los recursos (- costos ambientales y generaciones futuras).
  6. Mejora la relación con la comunidad donde opera.

Objetivos

Financieros – Estratégicos, Establecidos – Reales.

Métodos para Establecer Objetivos

  • Establecimiento tradicional de objetivos.
  • APO (Administración por Objetivos): Especificidad de los objetivos, toma de decisiones participativa, periodo explícito de tiempo, retroalimentación sobre el desempeño.

Pasos de APO

  1. Formular objetivos generales y estrategias.
  2. Establecer objetivos específicos para unidades en colaboración.
  3. Establecer objetivos específicos con los miembros del departamento.
  4. Especificar planes de acción.
  5. Implementar planes y revisar progreso.
  6. Reforzar el logro con recompensas.

Planes

  • Alcance: Estratégico (toda la organización) – Operacional (un área operativa).
  • Marco de tiempo: Largo plazo – Corto plazo.
  • Especificidad: Direccional (flexible) – Concreto (claramente definido).
  • Frecuencia de uso: Uso único – Permanente.

Estrategias de Competitividad

  • Liderazgo en costo: Costos bajos de producción y distribución.
  • Diferenciación: Ventaja importante valorada por el mercado.
  • Enfoque: Concentrarse en uno o más segmentos estrechos del mercado (liderazgo en costo o diferenciación).

Matriz BCG (Boston Consulting Group)

Ayuda a comprender distintos negocios y a establecer prioridades para la asignación de recursos (segmento del mercado – nivel de crecimiento).

  • Perros: Deben venderse o liquidarse (baja participación, bajo crecimiento).
  • Vacas en efectivo: Maximizar la extracción de efectivo (alta participación, bajo crecimiento).
  • Estrellas: Invertir para crecimiento (alta participación, alto crecimiento).
  • Signos de interrogación: Evaluar para convertir en estrellas (baja participación, alto crecimiento).

Enfoques de la Administración

  • Enfoque clásico: Administración científica y teoría general de la administración.
  • Enfoque cuantitativo: Asignación de recursos, mejora de la calidad, programación del trabajo, determinación de niveles óptimos de inventario.
  • Enfoque conductual: Motivación, liderazgo, comportamiento grupal y desarrollo.
  • Enfoque contemporáneo: Teoría general de sistemas y contingencia.