Optimización de Sistemas Contables y Gestión de Recursos Humanos

SISTEMA CONTABLE

1. Objetivos de la Contabilidad

Contabilidad: Técnica utilizada para producir sistemática y estructuralmente información financiera, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan.

Características de la contabilidad: Utilidad, confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad.

Objetivos de la Contabilidad

• Proporcionar el máximo de información indispensable para una acertada toma de decisiones en estructura financiera, resultados, costos, rendimientos, etc.
• Aplicar las prescripciones legales correspondientes.
• Establecer divisiones, sucursales o agencias, para un ejercicio contable o para una parte del mismo, situaciones financieras, balances y cuentas de gastos, productos y resultados, documentados, veraces y cuyos elementos sean comparables con el tiempo.
• Obtener información que muestre la situación económica de la empresa frente a terceros.
• Registrar imparcialmente las transacciones.
• Permitir la interpretación de los hechos registrados.

2. Organización del Departamento de Contabilidad

La organización del departamento de contabilidad está ligada a la organización general de la empresa. La documentación fuente consiste en formas creadas por otros departamentos o procedentes del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros departamentos. Los avisos de pago y la factura de un proveedor son enviados a contabilidad para su registro.

Las operaciones ejecutadas en los diversos departamentos dan origen a registros contables y, posteriormente, a estados financieros. Estos constituyen la documentación indispensable para la toma de decisiones por parte de la dirección.

La dirección debe fijar los objetivos que ha de alcanzar la contabilidad, precisar los informes que ha de suministrarle y la forma en que estos han de ser presentados.

Cuestiones Fundamentales al Organizar

• ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?
• ¿Cuáles son las tareas necesarias para alcanzar los objetivos?
• ¿Cómo hay que cumplirlas?
• ¿Cuándo hay que cumplirlas?
• ¿Por quién han de ser cumplidas?
• ¿Cómo controlar la ejecución de estos trabajos?

Principio fundamental para proyectar su organización: Una división de sus departamentos por objeto, por función o por combinación de ambos.

1. Organización por objetos: Los escalones superiores de la empresa se subdividen conforme a la naturaleza del trabajo. Se establece una función o sección independiente para cada uno de estos objetos. Cada función debe atender por sí misma todas las tareas necesarias, como la compra, fabricación, venta y contabilización, independientemente de las otras secciones principales.
2. Organización por funciones: El trabajo se reúne según sus finalidades. Cada departamento principal se ocupa de una labor funcionalmente uniforme para todos los grupos de mercancías, clientes, etc., con los que opera la empresa. Solo habría un departamento de contabilidad.
3. Organización por objeto y funciones (Combinación de las anteriores).

Formas de Organizar el Departamento de Contabilidad

• Un departamento dirigido por un jefe y con las secciones o grupos de trabajo denominados: contabilidad de costos, planeamiento y presupuestos, y contabilidad general.
• Un jefe y las secciones o grupos: contabilidad financiera, de costos, planificación y estadísticas.

La organización del departamento de contabilidad se enmarca dentro de los principios y procedimientos de organización científica: identificación y división de los trabajos, su normalización y sistematización, las normas de trabajo, la precisa distribución de atribuciones y responsabilidades, y la delimitación de responsabilidades. Debe constituirse como una unidad independiente de las otras divisiones de la empresa.

La contabilidad debe estar sometida a una revisión periódica para ser adaptada a las circunstancias. Esta revisión debe hacerse en orden, ser aprobada por la autoridad superior y dar lugar a las correspondientes modificaciones en las normas de trabajo.

3. Selección de los Hechos a Registrar

Hecho contable: Movimiento o compromiso económico, o todo valor que cambia de naturaleza o de característica. Son seleccionados analizando las operaciones de la empresa y teniendo en cuenta las exigencias de la dirección, que fijó los objetivos a alcanzar por la contabilidad.

Valores que se Registran en las Cuentas

• Que entre o salga de la empresa.
• Que en el interior de la empresa entre o salga de un sector.
• Que sea puesto a cargo de un responsable o que lo beneficie.
• Que se confíe a un encargado para que lo custodie o suministre.
• Que afecte a un producto, o parte de este, a una actividad, pedido o a un período de tiempo.

Debe preverse registros para riesgos como desgaste, insolvencia, envejecimiento, variaciones monetarias y litigios judiciales, considerando el riesgo financiero que puede originarse por el tiempo de uso de bienes o las circunstancias económicas de un país.

4. Criterios de Distribución

La forma de los informes contables o financieros, que incluyen los estados financieros, facilitará a los jefes o miembros de la dirección la síntesis de la información necesaria para la toma de decisiones. Para subdividir y clasificar las cuentas adecuadamente, se debe empezar por definir la forma de dichos informes, para conocer qué información debe producirse.

El contenido de los informes contables es variable según las finalidades que se persigan, las características de la empresa y las necesidades de los destinatarios. La información es extraída de la contabilidad. Todo dato de interés proviene de una cuenta o de varias cuentas.

Para satisfacer las exigencias de los usuarios de informes, la contabilidad crea múltiples divisiones, subdivisiones y agrupamientos de cuentas.

Reglas Generales

• Una cuenta agrupa valores que tienen un carácter común. Todos los valores que se llevan a una cuenta tienen características especiales. El nombre de la cuenta debe expresar el carácter común y las características elegidas.
• Los valores que posean el mismo carácter común deben ser distribuidos en varias cuentas, o bien el valor, una vez registrado en una cuenta, se distribuye entre varias otras.
• Valores clasificados en diferentes cuentas en función de una de sus características se reagrupan en otra cuenta, de acuerdo con un carácter común a cada una de ellas.

Las cuentas son creadas y clasificadas en resúmenes, adaptando su título a la estructura jerárquica o al organigrama de la empresa.

Hay un límite en la subdivisión de cuentas. Un desglose excesivamente detallado no hace sino acumular informaciones que, además de no ser utilizadas por nadie, distraen la atención y originan pérdidas de tiempo.

La finalidad de los agrupamientos y distribuciones de cuentas es la de determinar y apreciar los rendimientos y costos.

Cuentas derivadas o divisionarias: Cuentas resultantes de la subdivisión de otra cuenta principal. Funcionan en la misma forma que la cuenta principal.

La denominación de una cuenta debe expresar concisa y claramente las características de los valores que registra.

5. Manual Contable

Documento en el que se definen las políticas, cuentas y procedimientos contables de una empresa. Permite la sistematización del registro de sus operaciones y la preparación de sus estados financieros.

Objetivos

• Regular y uniformar el registro y preparación de las operaciones contables.
• Servir de instrumento para la administración.
• Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro y preparación de informes.
• Proporcionar información adicional necesaria para ampliar los conceptos de los reportes generados.
• Facilitar el entrenamiento del personal relacionado con aspectos contables.
• Permitir la revisión del funcionamiento del sistema contable.

Características

• Permitir el crecimiento o disminución del número de cuentas.
• Incorporar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las prácticas contables del país.
• Revelar, expresa o implícitamente, las políticas de contabilidad empleadas por la empresa.
• Estar escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fácil de comprender.
• La distribución de cuentas debe responder a las necesidades de información y organización de la empresa.
• Debe contener instrucciones que faciliten su manejo.
• Debe ser aprobado por la alta dirección de la empresa.

Contenido

• Introducción: Puede incluir un resumen de los antecedentes de la empresa o del manual, haciendo referencia a circunstancias especiales de la contabilidad.
• Objetivos que persigue el manual: Desarrollo de los puntos citados en la introducción.
• Instrucciones sobre el uso del manual.
• Obligatoriedad: El uso del manual no es optativo, sino obligatorio.
• Aclaraciones sobre el uso de ciertos términos: Para evitar interpretaciones diversas por cuestiones de semántica, deben definirse los términos a utilizar en el manual.
• Procedimientos para modificar el manual: Qué y cómo debe hacerse cuando se presente la necesidad de cambiar algo en el manual y quién tiene autoridad para modificarlo.
• Explicación de la codificación de cuentas utilizadas: Relación similar a la que se muestra en el literal d.
• Periodicidad en la preparación de informes: Habrá reportes que se produzcan a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente.
• Libros y registros que se utilizarán en la empresa: Qué libros contables se utilizarán y la forma en que se captará la información al sistema contable (pólizas contables, Boucher o fichas contables, cheques, etc.).
• Plan de cuentas: También llamado nomenclatura, lista de cuentas o cuadro contable. Es una lista de las cuentas ordenadas conforme al estado de situación. La codificación más utilizada es el numérico decimal porque permite la integración o desintegración de cuentas, así como el crecimiento, intercalación y eliminación ordenada.

Codificación

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingreso
5. Egreso
6. Costos

• Descripción de cuentas: Se explica el uso de cada cuenta, por qué conceptos se carga, se abona y lo que representa su saldo.
• Jornalización: Conviene incluir la forma de jornalizar las operaciones típicas o las más complicadas de la negociación.
• Modelos de estados financieros y reportes: Adoptar modelos específicos de estados financieros y de reportes que satisfagan las necesidades de información.

Aprobación

El manual contable debe satisfacer las exigencias de información de todos los niveles de la empresa. La gerencia es quien lo aprueba para garantizar su observancia obligatoria.

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES

Documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo y es imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de los recursos humanos.

Utilidad del Manual de Funciones

• Documentar los distintos puestos de trabajo: Mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
• Establecer o completar el organigrama: Jerárquico-funcional de la organización.
• Facilitar el control y mejora de los sistemas de gestión: Estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
• Efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo: Ajustada a sus contenidos y exigencias.
• Integrar las competencias profesionales: Para el buen desempeño del puesto de trabajo.
• Definir áreas de resultados: Haciendo factible la evaluación del rendimiento de las personas que desempeñan los puestos de trabajo.
• Analizar las funciones: Identificando potenciales duplicidades en actividades.
• Hacer posible la elaboración de planes de formación y desarrollo de procesos de selección: Aportando un conocimiento más preciso del contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno.
• Facilitar la función de prevención de riesgos laborales.

Contenido

• Carátula de identificación: Nombre de la unidad orgánica de segundo nivel organizacional, denominación del manual, lugar y fecha de aprobación, número de resolución de autorización.
• Introducción: Explicación de lo que contiene el manual de puestos.
• Índice: Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual, señalando su respectiva ubicación por el número de páginas.
• Objetivos del manual: Lo que se pretende alcanzar a través de la aplicación del contenido del manual.
• Alcance: Se define el campo de aplicación del manual, en caso de que la empresa tenga diferentes sucursales.
• Base legal: Dispositivos legales que aprueban los documentos de gestión.
• Estructura orgánica y organigramas estructurales funcionales: Se describe la conformación de la unidad organizacional de la empresa (misión, visión, objetivos), acompañado del organigrama estructural, indicando los niveles de dirección.
• Terminología: Términos generales para la mejor comprensión del manual.
• Identificación del puesto: ¿Dónde está situado y cómo se denomina un determinado puesto de trabajo en la organización?
• Finalidad o misión: ¿Para qué existe el puesto? ¿Cuál es su razón de ser?
• Áreas de eficacia/resultados: ¿Qué resultados se esperan del puesto?
• Funciones/actividades/tareas: ¿Qué hace y en qué consiste lo que hace? ¿En qué funciones se agrupan sus actividades?
• Relaciones jerárquicas y funcionales: ¿Qué relaciones de funcionamiento tiene y el fin de las mismas?
• Responsabilidad: ¿Qué responsabilidades son inherentes al puesto?
• Condiciones de trabajo: ¿En qué condiciones ambientales opera el puesto?
• Riesgos potenciales: ¿Qué riesgos laborales conlleva el puesto de trabajo?
• Requerimientos del puesto: ¿Qué características y capacidades debe reunir el titular del puesto para un desempeño exitoso?
• Competencias profesionales: ¿Qué competencias son necesarias para tener un rendimiento excelente en el puesto?

Se puede tener la opción de representar a los diferentes departamentos por números según el nivel que tienen dentro de la organización. Se puede asignar un código a cada uno de los puestos.

FLUJOGRAMA

Un flujograma, o diagrama de flujo, es la representación gráfica de una secuencia de actividades que implican un proceso determinado. Consiste en representar gráficamente situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo mediante símbolos. Sirve para comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejora que existan en el mismo.

Beneficios

• Facilita la socialización entre las personas que intervienen en los procesos.
• Facilita el análisis de los procesos.
• Facilita la obtención de una visión transparente del proceso.
• Permite definir los límites de un proceso.
• Facilita la identificación de los clientes.
• Estimula el pensamiento analítico al estudiar un proceso.
• Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común.
• Ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
• Sirve como una excelente referencia para establecer mecanismos de control y mejora de los procesos.
• Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables de tiempo y costos de la actividad.
• Mejora la eficacia y eficiencia.
• Es un punto de comienzo para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.

Pasos para Realizar un Flujograma

• Análisis: Determinar lo necesario para resolver el problema, el orden, la ejecución y las fórmulas que se involucren.
• Construcción: Organizar gráficamente el análisis, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
• Prueba de escritorio: Verificación del proceso.

Pasos para Hacer un Diagrama de Flujo de Proceso

• Determinar los principales componentes del proceso: Aclarar cuáles son las entradas del proceso y sus salidas, así como las actividades que se desarrollan.

Las entradas: Son recursos o información que alimentan el proceso.

Las salidas: Son productos generados por el proceso.

• Ordenar las actividades: En orden cronológico.
• Elegir los símbolos correctos para cada actividad: Indicar correctamente cada tipo de actividad utilizando los símbolos adecuados.
• Hacer la conexión entre las actividades: Se utilizan conectores como flechas y líneas de puntos o continuas.
• Indicar el comienzo y el final del proceso: Indicar cuándo el proceso comienza y cuándo termina.
• Revisar el diagrama de procesos de negocios: Estudiarlo nuevamente y asegurarse de que su representación es adecuada.

SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS