Optimización de Procesos y Liderazgo: Claves para la Mejora Continua

Principios de Liderazgo y Gestión de Proyectos

Diez características clave para la liberación de proyectos y los pasos de un líder:

Los líderes crean y administran una visión.
Los líderes experimentan y toman riesgos.
Los líderes estimulan la réplica.
Los líderes estimulan la confrontación.
Los líderes tienen el factor Nobel: optimismo, fe y esperanza.
Los líderes entienden el efecto Pigmalión en la administración.
Los líderes tienen el factor Gretzky, un cierto toque.
Los líderes ven a lo lejos.
Los líderes comprenden que hay intereses creados.
Los líderes crean alianzas y asociaciones estratégicas.

Indicadores Clave de Desempeño (KPI)

¿Qué es un KPI? Los indicadores clave de desempeño miden el nivel de desempeño de un proceso determinado, enfocándose en el “cómo” e indicando qué tan efectivos son los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Objetivos de un KPI

Medir el nivel de servicio.
Realizar un diagnóstico de la situación.
Comunicar e informar sobre la situación y los objetivos.
Motivar a los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI, progresando constantemente.

Descripción del Trabajo

Describa en tres líneas el trabajo que usted realiza o que pretende realizar: Me gustaría realizar proyectos de ingeniería mediante un equipo de trabajo ambientado al rubro industrial y relacionado con la automatización de procesos.

Indicadores Clave de Gestión

Exprese tres indicadores clave de su gestión, KPI, o relaciones cuantitativas que miden bien su resultado:

Unidades por hora hombre: n° unidades realizadas por hombre en una hora.
Rotación de inventarios: % de mercancías que no están utilizadas (stock obsoletos).
No conformidades: % de bienes producidos que no alcanzan el nivel de calidad.

Evaluación por Competencias

Explique el objetivo de la evaluación por competencias: El objetivo es desempeñar un cargo con el máximo nivel de rendimiento.

Gestión de Calidad: Materias y Contenidos

Indique 10 materias o contenidos estudiados en gestión de calidad y su utilidad:

Ciclo DMAIC: Determina en qué estamos fallando en la producción y qué podemos mejorar.
La pirámide de la competencia: Determina cómo estoy y qué puedo mejorar.
Los pasos de un líder: Permite crecer en la empresa.
Los KPI: Permite lograr el objetivo que la empresa ha solicitado.
Seis Sigma: Permite realizar mejoras para lograr la satisfacción del cliente.

Seis Sigma

Nombre los 6 principios del Seis Sigma. Nombre las funciones de los equipos.

Gestión y control de calidad. Sistema de calidad destinado a dirigir en 3 áreas principales: mejorar la satisfacción del cliente, reducir el tiempo del ciclo (DMAIC), reducir los defectos (3,4 defectos por DPMO).

Principios de Seis Sigma

Enfoque genuino en el cliente.
Dirección basada en datos y hechos.
Los procesos están donde está la acción.
Dirección proactiva.
Colaboración sin barreras.
Busque la perfección.

Funciones de los Equipos Seis Sigma

Nivel de Directorio

Identifica.
Define.
Estandariza.
Integra.

Líderes Black Belts

Mide.
Analiza.
Mejora.
Controla.

Implementación de la Mejora Continua

Un líder Black Belt ya midió los defectos de un proceso productivo (tiene datos estadísticos), y ahora se propone analizar cómo implementar la mejora continua. Si usted fuera ese líder, ¿cómo analizaría la implementación de mejoras?

Luego de la etapa de medición, se debe efectuar el proceso de análisis, mejora y control.

Analizar: Al contar con la información, hay que analizar y obtener criterios para resolver los problemas y mejorar.
Mejorar: Es una etapa muy importante ya que al identificar los problemas y resolverlos, nos enfocamos para no repetirlos.
Controlar: Se encarga de localizar los vicios y hacer que la empresa no caiga en ellos otra vez.

Herramientas para el Análisis del Proceso de los Datos

Análisis del flujo del proceso.
Análisis del valor añadido.
Diagramas y gráficos.

Ciclo DMAIC

Explique cada parte del ciclo DMAIC:

D (Definir): Definir claramente el problema. (Administración de proyectos, herramientas computacionales, modelo de aprendizaje).
M (Medir): Tomar datos para validar y cuantificar el problema, permitiendo identificar las causas. (Mapeo de procesos, matriz o diagrama causa-efecto, análisis estadístico, capacidad).
A (Analizar): Descubrir la causa raíz. (Prueba de hipótesis, análisis de varianza).
I (Mejorar): Participación de todos los participantes del proceso. (Diseño de experimentos).
C (Controlar): Confirmar los resultados de las mejoras realizadas. (Planes de control, control estadístico, métodos de control).

Visión, Misión y Planificación Estratégica

Indique una secuencia que muestre cómo se relaciona la visión, misión y la planificación estratégica de una empresa con la formulación de proyectos:

Directorio (dueño) → Gerente general – Gerentes → Cambios (estrategias a mediano y largo plazo)

El directorio en la visión define la estrategia para competir, que es transmitida al gerente general, el cual les dice a los demás gerentes la responsabilidad de la misión del proyecto. Estos gerentes delegan a su personal, los cuales tienen una cierta cantidad de personas que trabajan para esta misión bajo KPI e indicadores de gestión. Se llega a la alineación de la organización cuando tiene claros los objetivos estratégicos, que se alinean a través de proyectos que nacen de los procesos, estos nacen de los anteproyectos, y los anteproyectos de procesos. Al estar alineados se generan planes por áreas, luego un plan general (entendiendo por plan como el listado de actividades en el tiempo con presupuesto, con costo y nivel de calidad esperado).

Misión: Es el traspaso de la visión pero con responsabilidad.
Reingeniería: Cuando una organización está en crisis y sus fuerzas que la impulsan son los cambios, la competencia y los clientes.

Causas de Fallas

1º Nombre las causas por las que se producen las fallas:

Defectos de diseño.
Defectos de materiales.
Procesos de fabricación defectuosos.
Mantenimiento deficiente.
Malas prácticas de operación.

Las 7 Mudas (Desperdicios) en los Procesos

2º Nombre las 7 mudas en los procesos:

Sobreproducción.
Exceso de inventarios.
Procedimientos.
Transporte.
Movimientos.
Tiempos de espera.
Fallas y reparaciones.

Plan de Desarrollo Personal

Nombre: Claudio Cortez Cargo: Asistente de marketing

Objetivos de desarrollo

Acciones de desarrollo

Fecha Próxima Evaluación

Realizar demos del producto de la empresa

Asistir a curso:

Técnicas de presentación

Presentar una vez por semana, durante un mes los productos corporativos de la empresa

Dentro de un mes y medio

Círculo de Deming

Las 5S del Sistema Kaizen

5 S del sistema Kaizen: Selección, Ordenación, Limpieza, Salud (aseo), Autodisciplina.

Elementos de un Proyecto y Áreas de Conocimiento de un Gerente de Proyectos

Nombre los elementos de un proyecto y nombre 10 áreas de conocimiento que debe tener un Gerente de proyectos:

Elementos de un Proyecto

Meta.
Objetivos específicos.
Criterios o indicadores de éxito.
Tareas o acciones concretas.
Asignación de responsabilidades.
Temporalización (Fecha de reuniones).
Recursos disponibles.
Presupuesto / Financiamiento.

Áreas de Conocimiento de un Gerente de Proyecto

Gestión de reclamos.
Gestión de finanzas.
Gestión ambiental.
Gestión de la seguridad.
Gestión de adquisiciones.
Gestión de riesgos.
Gestión de comunicaciones.
Gestión de RRHH.
Gestión de calidad.
Gestión de costos.

Las 5S del Sistema Kaizen (Detallado)

Selección: Organizar y separar las cosas, las necesarias de las que no lo son (útil y no útil).
Ordenación: Guardar las cosas necesarias de acuerdo a la facilidad de acceso y frecuencia de uso.
Limpieza: Eliminar la mugre, limpieza por parte del propio usuario del ambiente.
Salud (Aseo): Mantener aseo y conservar higiene. Estandarizar hábitos y normas.
Autodisciplina: Cumplir rigurosamente las normas (respeto al prójimo).

Análisis de la Implementación de la Mejora Continua (Profundización)

Un líder Black Belt ya midió los defectos de un proceso productivo (Tiene datos estadísticos), y ahora se propone a analizar cómo implementar la mejora continua.

Si Ud. Fuera ese líder black Belt, ¿cómo analizaría la implementación de las mejoras?

Luego de la etapa de medición, los líderes black Belts deben efectuar el proceso de análisis, mejora y control.

Analizar: Al contar con la información hay que ANALIZAR y obtener criterios para resolver los problemas y mejorar.
Mejorar: Es una etapa muy importante ya que al identificar los problemas y resolverlos nos enfocamos para no repetirlos.
Controlar: Esta parte es la que se encarga en localizar los vicios y hacer que la empresa no caiga en ellos otra vez.

Herramientas para el Análisis del Proceso de los Datos

Análisis del Flujo del Proceso.
Análisis del Valor Añadido.
Diagramas y Gráficos.

Se deben usar solamente las herramientas que le ayuden a ejecutar el trabajo. Se debe mantener el proyecto tan simple como sea posible, y cuando la herramienta (De trabajo) no le sea útil, pare y pruebe con otra.

Se debe actuar directamente con los trabajadores con más visión de la organización y tomando las herramientas y postulados de Seis Sigma.

Principios y Funciones de los Equipos Seis Sigma (Reiteración)

Nombre los 6 principios del Seis Sigma. Nombre las funciones de los equipos Seis Sigma a nivel de directorio y líderes black Belts (Cinturones negro).

Principios

Enfoque genuino en el cliente.
Dirección basada en datos y hechos.
Los procesos están donde está la acción.
Dirección proactiva.
Colaboración sin barreras.
Busque la perfección.