Optimización de la Gestión Empresarial: Planificación, Organización y Control Estratégico

Administración: Concepto y Funciones Clave

La administración es un proceso continuo, conformado por cuatro etapas fundamentales, que busca la realización de objetivos empresariales.

Funciones Principales de la Administración

Planeamiento: Selección de misiones y objetivos.
Organización: Establecimiento de una estructura intencionada de los roles de los individuos.
Integración de Personal: Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.
Dirección: Influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales.
Control: Medición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara a los planes.

Conceptos Clave

Productividad: La relación producto-insumos en un período específico, considerando la calidad.
Eficiencia: Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
Eficacia: Cumplimiento de objetivos.

Planificación Estratégica

La planificación es un proceso consciente y sistemático que define y desarrolla los cursos de acción futura, los recursos necesarios y las contingencias o situaciones imprevistas que puedan presentarse.

Fases de la Planificación

Determinación de Objetivos a alcanzar.
Toma de decisiones.
Elaboración de planes.
Acciones empresariales.

Determinación de Objetivos

Es la primera actividad: saber a dónde pretendemos llegar.

Proceso Administrativo: Planear, Organizar, Dirigir, Controlar

Planear: Es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.
Organizar: Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas.

Organización Empresarial

La organización es el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de forma que se logren los objetivos organizacionales de manera eficiente. La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, y su principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

Consiste en:

Identificar las actividades requeridas.
Agruparlas en áreas y puestos de trabajo.
Asignar responsabilidades.
Jerarquizar tanto los puestos como las funciones correspondientes.

Organigrama

Describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados. Es un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.

Estrategia y Objetivos

Estrategia: Conjunto de planes, coherentes e integrados, a realizar para el logro de los objetivos definidos.

Objetivo: Son las metas intentadas que prescriben o establecen un determinado criterio y señalan la dirección a los esfuerzos del administrador.

Objetivos Estratégicos

Aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organización. Estado futuro deseado de una organización o de uno de sus elementos. Metas que se persiguen, que prescriben un ámbito definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación de una organización.

Principios Fundamentales para la Determinación de Objetivos

Del Realismo: Deben ser de tal naturaleza que sean posibles de alcanzar.
De la Objetividad: Necesidad de fijar los objetivos sobre bases cuidadosamente estudiadas con fundamento en la realidad.
De los Valores: Fijar los objetivos teniendo en cuenta sobre todo los valores éticos, morales y, en su caso, revolucionarios.
De la Restricción de las Políticas: Definir el objetivo en el marco de las políticas establecidas.

Características de los Objetivos

Asequibles: Al alcance de las personas.
Motivadores: Generan interés.
Comprensibles: Sencillos y claros.
Comprometidores: Obligan moralmente a su cumplimiento y son objeto de evaluación.

Misión, Visión y Planes de Acción

Misión: Es la expresión escrita del propósito de la empresa y sirve como guía para orientar el camino a seguir para llegar a los objetivos organizacionales.

Visión: Visualización de una situación futura y deseable, que se aspira lograr en un horizonte más bien lejano.

Planes de Acción: Son la forma de materializar las acciones que permiten el cumplimiento de los objetivos siguiendo las estrategias definidas y aprobadas. Son descripciones concretas de lo que va a suceder y representan las vías detalladas de implementar las estrategias y vencer las barreras. Se basan en los recursos y son adaptables a las contingencias; deben ser prácticos. Contienen las tareas específicas con los resultados esperados, los recursos de todo tipo necesarios para materializarlas. Dejan claramente definidos tanto el plazo en que deben cumplirse como las personas o funcionarios responsables y los participantes en su cumplimiento.

Errores Frecuentes y Filosofía Empresarial

Errores más Frecuentes en la Dirección por Objetivos (DPO)

Creer que la DPO es una panacea.
Fijar objetivos sin la participación de los directivos implicados.
Fijar objetivos solo para los directivos de niveles superiores.

Filosofía: Conjunto de principios, valores, creencias, aspiraciones y patrones en que se fundamentan la forma de pensar y actuar de los directivos, gerentes y empleados de una empresa.

Requisitos de las Metas

Ser compatible con la misión de la institución o programa.
Viable.
Corto plazo.