Optimización de Eventos MICE: Estrategias y Claves del Éxito

T1. Servicios MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions)

Espacios y Servicios

  • Espacio
  • F&B (Alimentos y Bebidas)
  • Apoyo Técnico
  • Orientación Logística

Agentes del Mercado

  • Proveedores de Catering y Servicios de Alimentación y Bebidas
  • Edificios e Instalaciones
  • Clientes (Organizaciones, Asociaciones, Gremios, etc.)
  • Organizadores (A cargo del objetivo del congreso, temas a tratar, etc.)
  • Prescriptores de Negocios
    • Individual: Líderes de Opinión
    • Colectivo: Patronato de Turismo, Consorcio, Convention Bureau
  • OPC’s (Organizadores Profesionales de Congresos): Consultoría, Planificación, Organización, Control

T2. Situación Actual del Mercado MICE

España entre los Principales Receptores Internacionales de Congresos

Este mercado se enfrenta a cambios que conllevan reestructuración.

Principales Desafíos

  1. Estrategias actuales no centradas en el cliente.
  2. No se disponen de recursos suficientes.
  3. Uso limitado de nuevas tecnologías y redes sociales.
  4. Mal marketing, se debe centrar en atender la necesidad del cliente.
  5. Discursos y revistas repetitivos.
  6. Ciclos económicos afectan a los destinos.

Objetivo de los Profesionales

Valores: Motivación, Pasión (por desarrollo e investigación), Compromiso, Excelencia, Liderazgo.

T3. El Negocio de Organización de Eventos

Claves del Negocio

  • Localización
  • Atractivo
  • Accesibilidad
  • Equipamiento

Objetivos

  • Orientar
  • Comercializar
  • Gestionar

Meeting Planner – Mandamientos Básicos

  1. Definir oferta.
  2. Proponer políticas y procedimientos.
  3. Coordinar detalles.
  4. Revisar estado de instalaciones.
  5. Estudiar la competencia.
  6. Recibir y atender clientes.
  7. Presupuestos.
  8. Colaborar con el departamento comercial.
  9. Promover actos.
  10. Completar documentación.
  11. Distribuir espacio.
  12. Revisar contratos de proveedores.
  13. Supervisar desarrollo del servicio.
  14. Supervisar menús.
  15. Coordinar personal.
  16. Promover buena comunicación.
  17. Revisar documentación de los servicios.
  18. Conocimientos básicos sobre: Preparación de comidas y bebidas, RRHH, trabajos de oficina, contabilidad, protocolo y relaciones públicas.
  19. Dominar técnicas de: Planificación, organización, delegación, seguimiento efectivo, orden en el archivo, toma de decisiones, formación y motivación, objetividad.

Las 4 Claves del Éxito (Meeting Planner)

  • Unidad de criterio (todos con el mismo método de trabajo).
  • Entrenamiento constante.
  • Control sistemático (seguimiento -> trabajo bien ejecutado).
  • Comunicación fluida.

Principales Aptitudes

  • Ámbito social
  • Técnico
  • Comercial
  • Administrativo

Relaciones con los Clientes

  • Importancia del cliente
  • Silencio y discreción
  • Clientes especiales
  • Tratamiento de quejas

Impresos y Formularios en Uso

  • Informe de contacto (recoge información sobre el servicio contratado).
  • Encargo de servicio.
  • Orden de servicio.
  • Otros impresos.

T4. Espacios, Equipo y Mobiliario

Tipos de Espacios

  • Espacios de trabajo
  • Espacios para relaciones personales
  • Espacios festivos

Atributos Básicos

  • Espacios diáfanos
  • Normas de seguridad y aforo
  • Extintores (vida útil 20 años)
  • Accesibilidad para discapacitados (rampas, intérpretes, etc.)

Gran Evento – Acontecimiento de Trascendencia

  • Social
  • Económica
  • Política
  • Mediática

Estas expectativas pueden malograrse si se falla en seguridad (deficiencias de evacuación por seguridad, organización, protocolo, funcionamiento).

Efectos

Daños y pérdidas (personales y patrimoniales).

Espacios Complementarios

  • Espacios productivos
  • Espacios no productivos
  • Áreas de apoyo

Mobiliario y Accesorios

  • Sillas
  • Mesas (Mesa redonda = aspirina, entre 1,80 y 2m; Mesa de cóctel = mesa de apoyo)
  • Tarimas y podiums (atril para presentadores)
  • Pista de baile

T5. Montaje y Servicio

Montaje (Mise en Place)

Distribución de mesas y sillas, así como muletón, mantelería, cubertería, imagen y sonido, etc.

Tipos de Montaje

  • Teatro: Para ponencias, conferencias. 2 zonas: presidencia y asistentes. Solo sillas, primera fila para los más importantes.
  • Escuela: Asiento + mesa o tablero.
  • Cabaret: Variación de escuela, mesas redondas.
  • Forma U: 3 tableros unidos formando U, presidencia en el centro.
  • Herradura: Igual a U pero con el extremo curvado.
  • Rectangular en I: Mesa rectangular normal. 2 variantes:
    • A la inglesa: Preside cabecera.
    • A la francesa: Sin cabecera, preside centro lateral.
  • Imperial: Igual montaje en I pero con cabeceros en forma de media luna.
  • En peine.
  • En espiga.
  • En mesas múltiples.
  • Cóctel: Invitados de pie.
  • Coffee break: Cafés, etc., durante el descanso.

Colocación de Comensales

  • Mesero (Seating): Plano con nombres asignados por mesa.
  • Tarjeta: Datos del evento y plano con mesa y lugar asignado.

Tipos de Servicio