Metodología de Wilson y la Cruz de Malta para el Análisis y Rediseño de Sistemas de Información
Metodología de Wilson y la Cruz de Malta para el Análisis y Rediseño de Sistemas de Información
Metodología de Wilson y la Cruz de Malta
La Cruz De Malta
Es una técnica para apoyar el análisis y rediseño de Sistemas de Información, desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoración de la antigua orden de la Cruz de Malta.
Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta.
La Figura 1 muestra la estructura de la Cruz de Malta. La mitad inferior de la cruz (matrices SO y SE) contiene una descripción de los procedimientos existentes para el procesamiento de la información.
Procedimiento de Desarrollo
La técnica se realiza en dos fases: La fase de construcción de la cruz de malta y la fase de interpretación de la misma.
A continuación, se presenta el procedimiento para su aplicación.
Figura 2. Procedimiento para la aplicación de la Cruz de Malta.
Construcción de la Cruz de Malta
Esta fase se integra por cinco etapas:
- Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio, de acuerdo a la metodología propuesta por Checkland, es decir; definir la escala de estudio y el nivel de desagregación o resolución sobre el cual se analizará el sistema. Por ejemplo:
- Analizar y evaluar redes de transporte, reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del transporte, monitoreo y control del tránsito y transporte, etc.
- Inventario del parque vehicular, control del parque vehicular, número de usuarios origen – destino, número de vehículos en horas pico, etc.
- Los datos procesados se vuelven información cuando se emplean con algún propósito o algún significado, no es la forma o contenido de los datos procesados lo que cambia, solo se interpretan de una manera particular, por lo tanto es muy importante definir la categoría de información especificando su contenido de datos.
- Analizando el flujo de la información, algunos de estos se mantendrán, otros serán eliminados y unos más habrá que diseñar.
- Con el propósito de ilustrar el registro de las x’s en las cuatro matrices de la cruz haremos referencia a la figura 1.
- La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categoría de información CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categoría de información CI2, en la matriz SE.
- La x en la matriz NE muestra que la información CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la información de la categoría y así proveer datos oportunamente como entrada de PPI2.
- El significado de las dos x’s en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2. En la práctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto probablemente no sea un problema.
- Se identifica la fuente de los datos, entre otras cosas, como por ejemplo, si esos datos se almacenarán en una base de datos central o distribuida.
1. Interpretación de la Cruz de Malta
Habiendo llenado la Cruz de Malta se pueden obtener algunas conclusiones de acuerdo al significado de cada matriz, es así que:
- La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y señala quiénes, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qué PPI’s.
- En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, será el responsable directo de actualizar la información y vigilar que fluya correctamente.
- De allí la necesidad de crear una base de datos compartida.
- Las interacciones más significativas que existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen de esta matriz.
Comentarios y Sugerencias
No es necesario construir una Cruz de Malta con decenas de A’s, CI’s y PPI’s, que represente el nivel más alto de resolución, ya que se volvería inmanejable. Lo más recomendable es seguir la metodología para la resolución de problemas sugerida por Checkland.
Sin embargo, es una técnica que permitirá tener un manejo apropiado de la información.
Aplicación de la Cruz de Malta en un Organismo Operador.
La reorganización de la información en un organismo operador de agua potable, alcantarillado y saneamiento en su área de contabilidad y cobranzas. Se sugirió el empleo de la cruz maltesa exclusivamente para el área de contabilidad y cobranzas.
De manera general, la Figura 3 ilustra los servicios que presta un organismo operador.
Figura 3. Representación del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.
Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento.
Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar distintos niveles de organización y viabilidad financiera que las conduzcan a convertirse en empresas autónomas y auto financiables. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la necesidad de responder con eficiencia y rendimiento para ser más competitivas, no solo para subsistir sino para desarrollarse plenamente.
Las actividades específicas que intervienen en el área de contabilidad y cobranza quedan ilustradas en la Figura 5.
Figura 5. Actividades específicas de cobro y aplicación de tarifas.
De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categorías de información distintas.
Estas categorías son las siguientes:
- Volumen de agua no contabilizada
- Gastos totales de prestación de servicio
- Número total de medidores instalados
- Adeudos por consumo de agua sobre la facturación
- Monto recaudado (total y por usuario)
- Costo unitario de producción de agua
- Gastos de comercialización y administración del sistema
- Gastos de mantenimiento
- Gastos de operación
- Tarifas legales vigentes
- Volumen de agua producido
- Volumen de agua facturado
- Usuarios que se incorporan regularmente al sistema
- Demanda de agua por los usuarios
Se observaron múltiples deficiencias, entre las más significativas estuvieron: Primero, el desarrollo del análisis de cuentas referentes al padrón de usuarios,
Donde no existía una estructura de información que permita de manera
Eficiente realizar las actualizaciones al padrón, detección e incorporación de usuarios clandestinos, identificación de medidores de control y generación de solicitudes para la instalación de servicios. Con esto se pretendió dar seguimiento a los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que permitiera reducir al máximo la cartera vencida.
La Figura 6 muestra la Cruz de Malta completa.
Aquí, se entra al terreno de la implantación, donde se tiene que trabajar arduamente para que lo que antes fue una idea ahora sea una realidad.
Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador
Etapas de la Metodología
Wilson resume su metodología en las siguientes etapas (Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacion (modificado)):
Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la información (modificado).
Etapa 1. Efectuar un análisis basado en la problemática para determinar qué se debe considerar como una descripción de tarea primaria relevante para la situación (actual o futura). Si se requiere “validación” en relación con un nivel de resolución actual, se puede considerar la utilización de dos métodos que han probado ser. Es evidente que aquí sólo pueden emprenderse en relación con un análisis de los requerimientos de información actual. Etapa 3. Examinar cada actividad en el modelo de tarea primaria como un proceso de transformación e identificar (Figura 8. Conformación de categorías de información):
Figura 8. Conformación de categorías de información. Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad superior de la Cruz de Malta (Figura 10).
Etapa 5. Examinar cada procedimiento de procesamiento de información (IPP) (Figura 9) existente e identificar las categorías de información a las que pertenecen los datos de entrada y salida (a través de los modelos de datos). Ubicar los IPP en la mitad inferior de la Cruz de Malta (Figura 10).
Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la información.
Etapa 6. (matriz sureste).Investigar las maneras alternativas de combinar estos “procesos de transformación de datos” en IPP para evitar duplicaciones y omisiones posteriores en la red de procesamiento de datos resultante. Etapa 7. Para cada IPP (nuevo o modificado), desarrollar el modelo de actividad para la transformación de datos básicos (o no procesados) en los datos procesados requeridos. Al mismo tiempo, también es necesario determinar cómo capturar y almacenar los datos básicos.
Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.
Etapa 8. (Nota: Esto pudo haberse realizado ya, si para validar se ha adoptado el método b) en la etapa 2).Esta situación determina la necesidad de procesos de planeación de la información y la tecnología de información acordes con esta nueva era; que respondan a las características particulares de cada negocio y que utilicen metodologías flexibles y con un elevado grado de participación de los interesados en la problemática de la información.
Figura 11. Gerencia de planeación y su ambiente.
Las interrelaciones con otros departamentos y su relación con el ambiente se muestrean en la Figura 11.
Buscando balancear las restricciones legales y reglamentarias con las expectativas y políticas del C.A.
desarrollo de índices de gestión para el control del plan.
La Figura 12 muestra el modelo del sistema en nivel de recursión uno.
En este informe se resumen los principales indicadores económicos para dar una apreciación sobre su ares de análisis.
Figura 12. Modelo de primer nivel de resolución.
Procedimientos de Procesamiento de Información (IPP)
Los IPP descritos aquí corresponden a los indispensables para cumplir con las necesidades de la Gerencia de Planeación, en su responsabilidad del sistema de presupuesto únicamente.
Estos son los IPP correspondientes al modelo de nivel dos.
Actividades
Las actividades identificadas a partir del modelo conceptual son:
Recopilar y analizar información económica. En los meses de octubre a diciembre se realizan estas actividades por primera vez a cargo de la Gerencia de Planeación.
Cruz de Malta
A continuación se muestra la Cruz de Malta en la Tabla 2 como herramienta para plasmar y analizar la interacción entre las categorías de información, las actividades y los IPP.
X
X
X
Control de logros
X
X
Divulgar presupuesto
X
X
X
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Recopilar y analizar
X
X
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Presupuestar global
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Consolidar y negociar
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Definir rubros
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Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociación y control de metas financieras.
Análisis y Recomendaciones a partir de la Cruz de Malta
Matriz sureste vs. La actividad de divulgar presupuesto es completa responsabilidad de planeación. Según lo anterior, ahora no hay problemas, pero para el futuro debe asegurara la disponibilidad de la salida del IPP sistema de consolidación en el departamento contable; sobre todo, si se realiza este proceso en forma automatizada.Por medio de entrevistas se estableció que la información sobre metas financieras y cifras macroeconómicas (salida de la actividad recopilar y analizar) son las que determinan la ruta crítica en la elaboración del
En especial, influyen en los IPP: modelos de análisis de sensibilidad y sistemas de consolidación de presupuesto.
No solo es responsable de mantener y actualizar las categorías de datos sino también de mantener el IPP. Se propone desarrollar un sistema para análisis de sensibilidad y consolidación del presupuesto. La ejecutada para que apoye, por ejemplo, la toma de decisiones sobre metas más realistas en captación y colocación de recursos.
Conclusiones
En el proceso de aplicación de la metodología, en el paso para identificar las categorías se identificaron, primero, las entidades y para ellas las clases de datos; luego, se hizo analogía de las categorías de información presupuestas en la metodología de WILSON. Al no reflejar en el modelo de tarea primaria, actividades que involucren varios departamentos, no se pudo apreciar el uso de herramienta para identificar duplicidades de información entre actividades de diferentes áreas. Esto facilito el análisis de requerimientos de información, reduciéndose el campo de búsqueda a un conjunto de actividades mínimas necesarias para realizar las tareas. Que desarrollan el presupuesto local en forma descentralizada.
Bibliografía
Fundación ICA, A.C. 22, de Gabriel de las Nieves Sánchez Guerrero, editado por César Arteaga Ibarra, 309-
320. México D.F., 2003.
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