Manuales Administrativos y Organigramas

Manuales Administrativos

Clasificación:

Por su contenido (manual de organización, manual de historia, manual de políticas)
Por su función específica (manual de producción, de compras, de ventas)
General (manual general de organización, manual general de procedimientos)
Específico (manual específico de reclutamiento y selección, manual específico de auditoría interna)

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos:

Instruir a la persona acerca de aspectos como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.
Precisar funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y evitar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal.
Servir como medio de integración y orientación al personal nuevo.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Permitir conocer el funcionamiento interno
Auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento.
Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
Intervenir en la consulta de todo el personal
Que se desee emprender tareas de simplificación.
Para establecer un sistema de información o modificar el ya existente
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles qué deben hacer y cómo deben hacerlo
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Contenido de un Manual de Procedimientos

Identificación (logotipo y nombre de la organización, denominación y extensión, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, clave de la forma)
Índice o contenido (relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman el documento)
Prólogo e introducción (exposición sobre el documento, contenido, objeto, áreas de aplicación, importancia de su revisión)
Objetivos de los procedimientos (explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos)
Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos (esferas de acción que cubren los procedimientos)
Responsables
Políticas o normas de operación (incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinen en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos)
Conceptos (palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado)
Procedimiento (descripción de las operaciones, presenta por escrito de manera narrativa y secuencial, cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento)
Formularios de impresos (formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices, se pueden adicionar instructivos para su llenado)
Diagramas de flujo (representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales)
Glosario de términos (lista de conceptos de carácter técnico relacionada con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos)

Procedimiento General para la Elaboración de Manuales Administrativos

Diseño del Proyecto

Preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos deben asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta.

Organigramas

Es la gráfica que representa la organización de una empresa o estructura organizacional.

Es la radiografía de la empresa, muestra su constitución interna, mas no su funcionamiento ni su dinámica.

Funciones:

Para la ciencia de la administración = sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa.
Para el área de organización y sistemas = sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización.
Para el área de administración de personal = el analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, planes de administración de sueldos y salarios y en general para todos los sistemas de apoyo de todos los sistemas de personal.

Generalmente sirve para descubrir y eliminar fallas de organización, comunicar la estructura organizativa, reflejar los cambios organizativos

Utilidad de los Organigramas:

Forman como fuente de consulta
Generan o proveen una imagen formal de la organización
Contribuyen como elemento técnico para su crecimiento

Tipos:

Clásico

Rectángulos representan cargos u órganos unidos entre sí por líneas que trazan las relaciones de comunicación entre ellos.

Líneas horizontales = representan líneas laterales de comunicación
Líneas verticales = representan relaciones de autoridad o relaciones de responsabilidad.

Si no hay ninguna línea no hay relación entre sí.

Radial

También llamado sectorial, elaborado por círculos concéntricos, cada uno representa un nivel jerárquico.

Clasificación:

A) Contenido

Estructurales (representación de los órganos que integran el organismo social)
Funcionales (indican en el cuerpo de la gráfica las funciones principales que estos realizan)
De integración de puestos (señalan en cada órgano los diferentes puestos establecidos)

B) Ámbito de Aplicación

Generales = representan solo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones.
Específicos (tiene mayor detalle sobre determinados aspectos de la empresa)

C) Presentación

Vertical (muestra jerarquía orgánica desde el más alto hasta el más bajo)
Horizontal (se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba a abajo)
Mixtos (se usan horizontales y verticales)
De bloque (mayor número de unidades en espacios reducidos)
Circular