Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:-sencillez en su diseño.-cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.-el orden en el cual se solicita l

Manuales Administrativos:

Son documentos de control interno que sirven como medio de comunicación y coordinación para obtener una información detallada y ordenada sobre las políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas actividades que se realizan dentro de una organización. 

Objetivos de los Manuales Administrativos: 1

Definir responsabilidades y evitar duplicaciones u omisiones.

2

Ahorrar tiempo y esfuerzo al realizar un trabajo.
3.Servir de guía para los nuevos empleados.
4.Aumentar la eficiencia de los empleados.

Importancia de la Documentación:

Es importante para llevar un control interno del trabajo realizado por los empleados. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.

Manual de Procedimientos:

En él se definen  las tareas de cada área de la empresa con su procedimiento detallado y el cargo que lo realiza.

Importancia de los Manuales:

Facilitan el aprendizaje y proporcionan la información precisa para realizar las tareas en cada una de las áreas administrativas que conforman la empresa. También son importantes ya que llevan a la empresa en concordancia con su misión, visión y objetivos.

Procedimientos Contables:

Son todos aquellos procesos que se utilizan para registrar en los libros de contabilidad todas las operaciones que realiza la empresa. 

Manuales de Contabilidad:

Es un instrumento de información que describe los pasos que deben seguirse para realizar las funciones del departamento contable. Este manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la empresa y asegurar el cumplimiento de las políticas internas.

Tipos de Manuales de Contabilidad: 1.-

De políticas contables:

Detalla las políticas que se siguen en la entidad en cuanto a los registros contables. Dichas políticas deben estar de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

2.- Del código contable o de cuentas contables:

Detalla todas las cuentas y su naturaleza. Este manual es uno de los que mayor uso tiene en el área contable.

3.- De normas y procedimientos contables:

Detalla todos los procedimientos contables, así como los asientos contables que se utilizan en cada procedimiento.

Tipos de Manuales: 1.-Por su naturaleza o área de aplicación:

Micro-administrativos:

Contienen información de una sola organización.

Macro-administrativos:

Contienen información de más de una organización.

2.- Por su contenido:

De organización:

Incluye la estructura de la empresa, las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde un punto de vista formal.

De normas y procedimientos:

Constituye todos los pasos para realizar una tarea específica de la organización.

De políticas:

Consiste en la descripción detallada de las normas a seguir para lograr los objetivos de la empresa.

Para especialistas:

Contiene normas referidas a determinado tipo de actividades.

Del empleado:

Contiene información de interés para los nuevos empleados.

De propósitos múltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente cuando se refiera a una empresa pequeña o a pocas actividades. 

3.-Por su función específica:

De producción:

Consiste en instrucciones para solucionar problemas cotidianos de la manera más rápida y eficiente.

De compras:

Consiste en definir el alcance de compras y los métodos a utilizar.

De ventas:

Consiste en señalar los aspectos esenciales en el trabajo de ventas.

De finanzas:

Consiste en llevar un control de todas las responsabilidades financieras de la administración.

De crédito y cobranzas:

Consiste en llevar un control de todos los procedimientos y normas de esta área.

De personal:

Sirve para comunicar al personal de las actividades y políticas de la dirección superior.

Técnico:

Trata los principios y técnicas de una función operacional determinada.

De adiestramiento o instructivo:

Explican los procesos y tareas de un puesto en particular, generalmente son más detallados que un manual de procedimientos.

Formulario:

Es una herramienta que se usa para recaudar información en las diferentes áreas de una empresa.

Importancia de los formularios:

Son importante ya que facilitan la búsqueda, el registro y los trámites de todo tipo de documentación.

Carácterísticas de los formularios:

 

1.-

Sencillez en su diseño.

2.-

Un mismo empleado no debe validar dos formularios.

3.-

Las copias deben ser hechas y distribuidas solo para los departamentos que manejan la información correspondiente.

4.-

Deben poseer espacios adecuados para las autorizaciones.

5.-

Deben estar codificados.

Partes de un formulario: 1.-

Encabezado:

Se encuentra en la parte superior y debe contener al menos el título, número y fecha de elaboración del formulario.

2.- Cuerpo principal:

Contiene la información principal y relevante para procesar el formato.

3.- Observaciones:

Debe contener la información necesaria para aclarar las posibles dudas sobre lo contenido en el formulario.

4.- Autorizaciones:

Son los campos reservados para la aprobación del procesamiento de la información. 

Principios para la elaboración de un formulario:

 

1.- Facilidad para su relleno:

Debe tener un espacio suficiente para la escritura de los datos, debe existir una secuencia lógica en el orden de la información y debe ser legible.

2.- Reducción de las posibilidades de error:

Establecer solo los campos que sean necesarios.

3.- Estética:

Los formularios deben tener una buena apariencia en cuanto a su diseño, reproducción y políticas de imagen empresarial.

4.- Reducción de costos:

Los formularios deben elaborarse a un mínimo de costo, pero cumpliendo con todas las especificaciones de funcionalidad.

Clasificación de los formularios: 1.-De acuerdo a su presentación:

Simples:

Tienen una sola forma y no poseen copias anexas.

Compuestos:

Poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinidos y se almacenan en archivos especiales.

2.-De acuerdo a su uso:

Para originar una acción:

Inician el proceso de un grupo de tareas con cierto objetivo.

Para registrar una acción:

Guardan información que puede ser consultada posteriormente.

Para informar resultados:

Son utilizados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados.

3.-De acuerdo a su elaboración:

Manuales:

Son llenados manualmente sin intervención de máquinas.

Semi-mecanizados:

Se llevan en parte manualmente y en parte a través de una máquina.

Mecanizados:

Son elaborados totalmente por una computadora. 

Sistema de formularios:

Comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización.

Etapas para el diseño de un sistema de formularios: ETAPA 1

Inventario de formularios:

Elaborar una lista de todos los inventarios elaborados en la empresa. Para realizar este inventario, se considera la siguiente clasificación: Por áreas o secciones, Por tamaño, Por cualquier carácterística física, Formales e informales.

ETAPA 2

Análisis de formularios:

Se evalúa la utilización de cada formulario, y se eliminan, prohíben o rediseñan los formularios que sean necesarios.

ETAPA 3

Clasificación de formularios:

Según un criterio específico.

ETAPA 4

Codificación de formularios:

Deben ser codificados con base en los métodos nemotécnico, de bloques o alfanumérico.