La Planificación y el Control Presupuestario en las Empresas Modernas
La Planificación en las Empresas
¿Por qué Razón las Empresas Planifican?
La planificación en las empresas ofrece una serie de beneficios clave, entre ellos:
- Facilita la gestión por objetivos: Permite establecer metas claras y definir las acciones necesarias para alcanzarlas.
- Minimiza incertidumbres: Ayuda a anticipar posibles problemas y a desarrollar estrategias para enfrentarlos.
- Facilita la coordinación: Mejora la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa.
- Mejora la motivación de los empleados: Involucrar a los empleados en el proceso de planificación aumenta su compromiso y motivación.
- Ayuda a la consecución de objetivos: Define una hoja de ruta para lograr las metas establecidas.
- Facilita el control: Permite monitorear el progreso y realizar ajustes necesarios.
- Proporciona una ventaja competitiva: Las empresas que planifican de manera efectiva están mejor preparadas para enfrentar los desafíos del mercado.
- Anima a la innovación: La planificación fomenta la búsqueda de nuevas ideas y soluciones.
¿Por qué es Más Necesario Planificar en Empresas Modernas que en Antiguas o Sistemas Cerrados?
En las empresas modernas, la planificación es crucial debido a la necesidad de conocer la eficiencia de las mismas. Esto implica realizar un estudio detallado del proceso y sus etapas. En cambio, las empresas antiguas o sistemas cerrados ya cuentan con un diagnóstico del pasado y el presente, lo que facilita la elaboración de un pronóstico.
Relación entre Programa y Presupuesto
La información para elaborar un presupuesto se obtiene del programa (PERT, GANTT, CPM, etc.). El presupuesto traduce esta información a unidades monetarias.
Causas del Fracaso de los Presupuestos
- La incapacidad de la dirección para comprender su sistema.
- La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.
- La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.
- El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo.
- La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.
Relación del Control con los Presupuestos
Los presupuestos se convierten en herramientas de control cuando sus cifras se comparan con los datos reales recogidos a través de otras técnicas, como la contabilidad y la estadística.
El control se centra en la medición de los resultados históricos mediante la comparación con estándares y la acumulación de experiencia. Esto permite corregir las desviaciones detectadas en una nueva planificación.
Datos que Entrega y No Entrega la Contabilidad para Preparar los Presupuestos
La contabilidad proporciona información histórica y real para el control. Sin embargo, no entrega pronósticos.
Diferencia entre Presupuesto Flexible y Presupuesto Fijo
El presupuesto flexible considera la estacionalidad de las ventas e ingresos para su elaboración. En cambio, el presupuesto fijo se elabora suponiendo que las ventas o ingresos permanecerán constantes.
Diferencia entre Presupuesto Maestro y Presupuesto Base Cero
Presupuesto Maestro (Presupuesto Anual)
Es un presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo, generalmente de un año. Debe incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Consiste en pronosticar sobre un futuro incierto, buscando la mayor exactitud posible para mejorar el proceso de planeación fijado por la alta dirección de la empresa.
Presupuesto Base Cero (Presupuesto según Exigencias del Mercado)
Es un presupuesto que se realiza sin tomar en consideración las experiencias previas. Es útil ante la continua elevación de precios, exigencias de actualización, cambios y aumento de costos. Sin embargo, puede ser costoso y con información extemporánea.
Ventajas de los Presupuestos
Los presupuestos son una parte importante de la mayoría de los sistemas de control. Cuando se administran correctamente:
- Obligan a la planeación.
- Proporcionan criterios de desempeño.
- Fomentan la comunicación y la coordinación.
Principios Presupuestarios Estáticos
Estos principios se refieren al contenido y la forma de los presupuestos:
Principio de la Integridad
Los presupuestos deben ser completos y exhaustivos.
Principio de la Unidad
Los elementos del presupuesto (recursos y productos; ingresos y gastos) deben presentarse en un solo presupuesto.
Principio de la Claridad
Las cifras del presupuesto deben presentarse de forma agregada y sintética, evitando una enumeración excesiva.
Principios Presupuestarios Dinámicos
Estos principios se refieren a la formulación y ejecución de los presupuestos:
Principio de la Exactitud
Se debe buscar la mayor rigurosidad en las estimaciones de los elementos del presupuesto.
Principio de la Anticipación
Los presupuestos deben ser aprobados antes del inicio del período financiero que regirán.
Principio de la Especialidad
Cada área o departamento debe elaborar su propio presupuesto, adaptado a sus necesidades y objetivos específicos.