Herramientas de Comunicación y Relaciones Públicas

Herramientas de Comunicación Externa

Patrocinio: Prestación económica o material a favor de un proyecto que no coincide con su actividad principal, a cambio de obtener algún tipo de beneficio que repercuta positivamente en su imagen.

  • Mecenazgo: Patrocinio dedicado a la actividad cultural, a la protección de las artes y de las actividades relevantes del talento.
  • Arte, pintura y escultura, investigación y ciencia, programas musicales o literarios, formación cultural, restauración…

Sponsorización

Patrocinio dirigido a actividades deportivas, participación u organización de ferias, congresos, eventos, exposiciones y conferencias, edición de revistas en papel y digital, videoconferencias, puertas abiertas, página web, RRSS, blog, correo electrónico, cartas/fax, teléfono, línea de atención, mailing, folletos, material corporativo, videos corporativos, informes anuales, memorias anuales.

Herramientas para Clientes

Servicio de atención al consumidor, gestión de quejas y reclamaciones, defensor del consumidor, web corporativa, conferencias y seminarios sobre derechos y deberes, plan de crisis: primera parte específica para ese público, memoria actualizada sobre leyes, programas educativos sobre consumidores, videos corporativos sobre consumo, encuestas, buzón de sugerencias, publicaciones y folletos informativos, visitas a la empresa u organización, participación en ferias o exposiciones, RRSS, correo ordinario o electrónico, patrocinio.

Herramientas RRPP Financiera

Asamblea anual ordinaria y extraordinaria, memoria o informe económico anual, informe social: RSC, libro de prestigio: resumen de la empresa, carta a accionistas, encuestas de opinión de los accionistas, jornadas a puertas abiertas, visitar sede y plantas de producción, reuniones, seminarios con expertos, convenciones y cursos de los directivos, eventos específicos para este público, videos corporativos para estos públicos.

Medios o Soportes de la CI

Carta al personal personalizadas, carteles informativos, manuales informativos, folletos, hojas informativas para directivos, revista interna de periodicidad adaptada, noticias o flashes informativos breves, línea telefónica solo para empleados, buzón de sugerencias, email, intranet, área exclusiva para empleados en la web, objetos promocionales, videos, manual de bienvenida, jornadas de puertas abiertas, áreas de encuentro, convenciones anuales, videoconferencias, tablones informativos, puertas abiertas, entrevista personal.

Reglas Portavoz

Mantener la calma, profundo conocimiento sobre el tema, lenguaje claro y conciso, controlar lenguaje corporal, ideas simples, simplificar y adaptarse al tiempo, evitar frases excesivas y muletillas, usar con cuidado adjetivos y adverbios, decir al principio lo importante, recurrir a ejemplos para generar confianza, evitar imprecisiones, anuncios prematuros, dar solo las cifras imprescindibles, vestimenta, colores, gestos, ensayar.

Estructura Plan de Comunicación Interna

  1. Objetivos, metas y resultados esperados.
  2. Acciones previstas: metodologías de actuación concretas para controlar flujos de comunicación formal/informal, integrar la comunicación como elemento de la estrategia del negocio, apoyar al desarrollo de una cultura integradora que favorezca la comunicación y el intercambio de conocimiento, potenciar comunicación cara a cara a través del desarrollo del liderazgo, fomentar comunicación bidireccional, aprovechando adecuadamente las oportunidades brindadas por la tecnología, acortar canales para agilizar la transmisión de los mensajes.
  3. Responsables y roles asociados: identificar a los responsables de comunicación y sus funciones.
  4. Recursos necesarios: para elegirlos adecuadamente se tiene en cuenta la finalidad que se trata de conseguir con el mensaje comunicado y el tipo de información que se desea comunicar.
  5. Identificar herramientas de comunicación.
  6. Indicadores para la medida de resultados para el seguimiento de acciones propuestas.

Protocolo Global de Ética en las RRPP de la Asociación Mundial de RRPP. Acuerdos de Estocolmo (2010)

Describe los principios a los que se comprometen los profesionales que a ellos se adhieren: integridad, veracidad, profesionalidad, certeza, justicia y responsabilidad con los distintos públicos.

Gobernabilidad

Política de cuidar su relación con los diferentes grupos de interés. Para ello, requieren, de manera permanente, información constante y poseer un gran entendimiento de la situación económica, social, ambiental y legal, así como de las expectativas de los públicos con quienes tienen relación. Los profesionales de las RRPP deben: definir los valores, principios, estrategias, políticas y procedimientos que regirán las relaciones con los públicos, conocer, a través de instrumentos de investigación, las necesidades sociales, entregar, regularmente, análisis y recomendaciones, ayudar a las organizaciones a crear un sistema y cultura para escuchar a los diferentes públicos que permita a la empresa anticiparse, adaptarse y responder de manera adecuada.

Sostenibilidad

Exigencia y necesidad de las organizaciones tengan en cuenta las necesidades de generaciones futuras, atendiendo a las dimensiones económicas, sociales y ambientales (RSC). Según este principio, los profesionales de las RRPP deben: informar a sus stakeholders sobre políticas de la compañía y programas de sostenibilidad, interpretar las expectativas sociales en torno a los compromisos económicos, sociales y ambientales, asegurar la participación de los stakeholders en la identificación de la información que debe ser reportada a los directivos.