Guía Esencial de Publicidad y Relaciones Públicas: Plan de Prensa, Eventos y RSC
Plan de Prensa y Relaciones Públicas: Estrategias y Herramientas Clave
Plan de Prensa
Un plan de prensa es un plan de trabajo estratégico y operativo con una duración limitada. Incluye una parte estratégica y propuestas de acciones para alcanzar los objetivos definidos.
Estructura del Plan de Prensa:
- Análisis de la situación
- Objetivos
- Medios de comunicación
- Mensajes clave
- Acciones propuestas
- Presupuesto detallado
- Timing o cronograma
La Nota de Prensa
La nota de prensa es una herramienta básica en relaciones públicas, utilizada desde finales del siglo XVIII. Debe cumplir ciertos requisitos para ser atractiva y accesible. Puede incluir materiales de apoyo y distribuirse online a periodistas y líderes de opinión. Debe responder a las preguntas clave: ¿QUÉ?, ¿CUÁNDO?, ¿QUIÉN?, ¿DÓNDE? y ¿POR QUÉ?
Dossier de Prensa
El dossier de prensa es un documento con información relevante sobre la compañía, sus productos o servicios, datos históricos y económicos. Un dossier corporativo puede incluir:
- Historia de la compañía
- Misión y valores
- Perfil de la alta dirección (con fotografías)
- Datos financieros (tablas y gráficos)
- Numerología (número de empleados, fábricas, etc.)
- Preguntas frecuentes
- Información de contacto
Rueda de Prensa
Una rueda de prensa o conferencia de prensa es un acto informativo convocado por una organización para informar a los medios de comunicación.
¿Cuándo convocar una rueda de prensa?
Se recomienda convocarla temprano por la mañana, según las costumbres locales, e inmediatamente después de conocer noticias importantes, especialmente si son negativas.
Temas clave a recordar:
Los temas clave son similares a los de un comunicado de prensa. La conferencia debe anunciarse con antelación, proporcionando la mayor cantidad de información específica posible.
Materiales necesarios:
El material debe estar preparado con copias suficientes para los reporteros. Deben indicarse los nombres y cargos de los oradores. El material puede incluir informes de situación, grabaciones de video y declaraciones escritas u orales.
¿Qué debe incluir?
Debe responder a las preguntas: ¿QUIÉN?, ¿QUÉ?, ¿DÓNDE?, ¿CUÁNDO? y ¿POR QUÉ?
Eventos
Pasos para la organización de un evento:
- Tema y objetivos
- Fecha y hora
- Target, número de personas, convocatoria
- Presupuesto
- Lugar
- Organización/Time out y responsabilidades
- Producción
Ferias
- Determinar las ferias a las que se asistirá (calendarios feriales) y la forma de participación: stand, conferencia, patrocinio.
- Reservar el espacio: decidir el tamaño, tipo de stand (modular o de diseño), realizar el pago y seleccionar la ubicación.
- Diseñar el stand: propuestas de diseño con interioristas.
- Definir la asistencia a la feria: comerciales, comunicación, marketing, etc.
- Preparar los materiales para la feria: regalos, folletos, presentaciones, etc.
- Organizar la animación del stand: azafatas, catering, actuaciones, etc.
- Establecer el timing de montaje y desmontaje.
- Gestionar viajes y alojamiento.
- Recoger datos de clientes.
- Convocar a medios de comunicación y clientes a la feria.
Patrocinios
Un patrocinio es un acuerdo entre dos entidades, donde una asocia su imagen a la otra a cambio de financiación para una actividad o proyecto. El objetivo principal es lograr visibilidad de marca.
Agentes involucrados:
- Entidad patrocinada
- Entidad patrocinadora
- Público objetivo
- Medios de comunicación
- Posibles usuarios o beneficiarios
Preguntas clave:
- ¿Cuáles son los puntos a favor de que nuestra entidad realice una actividad patrocinada?
- ¿Qué vamos a pedir a la entidad patrocinadora?
- ¿De qué manera puede interesar la actividad patrocinada a los medios?
- ¿Qué medios tienen entre su público a los interesados en nuestra actividad?
- ¿Cómo afectará a los destinatarios el que la actividad sea patrocinada?
El balance entre los aspectos a favor y en contra debe ser positivo para todos los agentes para que el patrocinio funcione.
Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) se refiere a las obligaciones y compromisos legales y éticos, nacionales e internacionales, derivados de los impactos de la actividad de las organizaciones en el ámbito social, laboral, medioambiental y de los derechos humanos.
Origen:
Surge en Estados Unidos a finales de los años 50 y principios de los 60, a raíz de la Guerra de Vietnam y otros conflictos como el Apartheid. Los ciudadanos comenzaron a creer que, a través de su trabajo o comprando ciertos productos, estaban colaborando con regímenes políticos o prácticas censurables. La sociedad comenzó a pedir cambios y una mayor implicación del entorno empresarial en los problemas sociales.