Guía Completa de Capacitación y Desarrollo de Personal

Aprendizaje en los Adultos

– Motivados en aprender si les ayuda a resolver un problema personal, social o profesional. – Corresponden a sus intereses dominantes y varían conforme a la edad y necesidades.

Motivos para aprender:

  • Obtienen información sobre el trabajo.
  • Ocupan su tiempo.
  • Salen de la rutina.
  • Aumentan ingresos.
  • Aumentan conocimientos.

Características:

  • Capaces de comparar y relacionar hechos.
  • Debido a la experiencia, conocen más que el instructor en algunos temas.
  • Resistencia al cambio.
  • Guardan silencio cuando no entienden algún concepto.
  • Poco interés en la lectura.

Aprendizaje

Proceso donde las personas adquieren conocimiento de su medio ambiente y sus relaciones durante el transcurso de su vida.

Proceso de aprendizaje:

El aprendizaje obedece a la ley del:

  • Efecto
  • Estímulo
  • Intensidad
  • Frecuencia
  • Reciente
  • Descongelación
  • Complejidad

Etapas:

  1. Incompetencia inconsciente:
    • No sabemos que no sabemos.
    • No sabemos y no queremos aprender.
  2. Incompetencia consciente:
    • Reconocemos que no sabemos.
    • Quiero aprender, pero no sé.
  3. Competencia inconsciente:
    • Tengo conocimientos, pero no estoy consciente de ellos.
    • No sé qué sé.
  4. Competencia consciente:
    • Conocemos el proceso, debemos tener cuidado.
    • Aprendí, pero necesito mejorar.

Cómo mejorar el aprendizaje:

  • Seguir los resultados del desempeño para evaluarlo.
  • Se aprende mejor cuando hay motivación.
  • El premio y la sanción influyen en el aprendizaje.
  • Con ejercicio y práctica.
  • Depende de técnicas adecuadas para la enseñanza.
  • Depende de aptitud y habilidades personales.

Antecedentes Históricos

Consecuencia de la revolución industrial, aumentó número y magnitud de las empresas, acarreó grandes problemas (incremento de maquinaria, reducidos espacios de trabajo, división del trabajo).

Modelo funcional:

Taylor (1920).

  1. Reconocer las diferencias individuales (no todos servimos para lo mismo, identificar características).
  2. Elegido el trabajador, enseñarlo a trabajar (capacitar).
  3. Motivar por medio de incentivos (generalmente económicos).

Método «Herbartian»:

  • Mostrar: qué se quiere realizar.
  • Decir: cómo se hará.
  • Hacer: llevar a cabo la tarea.
  • Comprobar: que la tarea se haya realizado cómo se planeó.

Antecedentes de la Capacitación en México

  • Código civil (1870), capítulo al aprendizaje.
  • Modificación hasta 1970, se tiene implícito el concepto de capacitación.
  • Se crea el Sistema Nacional de Capacitación y Adiestramiento en 1978.
  • En 1970 LFT establece como obligación el capacitar a sus empleados (art. 153).
  • En 1995 nace el CONOCER, consejo nacional de normalización y certificación de competencias laborales.

Introducción a la Capacitación

  • Capacitación y desarrollo de personal (crear habilidades para el trabajador): aprendizaje individual.
  • Desarrollo organizacional: formas en la que las organizaciones aprenden y se desarrollan (cambios planeados acompañados por el ser humano).
  • Entrenamiento: prepararse para un esfuerzo físico o mental para desempeñar una labor.
  • Adiestramiento: habilita sobre tareas, manuales motrices u operativos.
  • Capacitación: habilita sobre tareas o puestos técnicos o ejecutivos.

Desarrollo de los RR.HH:

  • Necesidad de que los empleados estén motivados para trabajar más y mejor con el objetivo de aumentar su productividad.

Abarca actividades como:

  • Estudio de la motivación laboral e implantación de métodos.
  • Detección de las necesidades de formación.
  • Planes de formación, mejorar competencias laborales.
  • Diseño y establecimiento de planes de carrera profesional.
  • Diseño e implantación de sistemas de evaluación del desempeño de los empleados.

Capacitación:

  • Preparación que sirve para un debido desempeño del puesto.
  • Preparar a la persona para el ambiente dentro o fuera de su trabajo.
  • Ayudar a mejorar su desempeño en el puesto de trabajo.
  • Chiavenato: Proceso educativo de corto plazo, de manera sistemática y organizada, las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos.
  • Flippo: Acto de aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para el desempeño de determinado puesto de trabajo.

Objetivos de la Capacitación:

  1. Preparar a las personas para la realización de tareas para el puesto.
  2. Brindar oportunidades para el desarrollo personal.
  3. Cambiar la actitud de las personas, crear un clima satisfactorio, aumentar motivación.

Tipos de Capacitación:

  1. Capacitación para el trabajo:
    • Capacitación de pre-ingreso (poner a prueba).
    • Inducción.
    • Capacitación promocional.
  2. Capacitación en el trabajo:
    • Adiestramiento.
    • Capacitación específica y humana (emociones).
  3. Desarrollo de personal:
    • Educación formal para el adulto.
    • Integración de la personalidad.
    • Actividades recreativas y culturales.
    • Salud.

Contenido de la Capacitación:

  • Transmisión de información.
  • Desarrollo de habilidades.
  • Desarrollo de actitudes.
  • Desarrollo de conceptos.

Ciclo de la Capacitación:

  1. DNC.
  2. Planes y programas de capacitación.
  3. Ejecución de la capacitación.
  4. Evaluación de los resultados de la capacitación.

Beneficios de la Capacitación (Mitchell, 1995):

  • Ayuda a la toma de decisiones y solución de problemas.
  • Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
  • Manejo de conflictos y tensiones.
  • Incrementa el nivel de satisfacción.
  • Logro de metas individuales.

Planeación:

  1. DNC.
  2. Diagnóstico.
  3. Programación y presupuesto.
  4. Establecimiento de objetivos.
  5. Evaluación del proceso enseñanza-aprendizaje.

Detección de Necesidades de Capacitación

Análisis de necesidades, es importante antes de implantar un programa de capacitación; se requiere conocer las necesidades actuales y futuras.

¿Cómo se debe hacer una DNC?

  • Hacer un estudio previo para conocer las necesidades, no solo por el cumplimiento legal, sino también por creación de nuevos puestos, cambios de personal a nuevos puestos.
  • También relacionado con problemas de producción: producción defectuosa, descompostura de máquinas, desperdicios de material, trabajos lentos, rotación alta de personal, ausentismo, mejorar programas o cambiar, accidentes de trabajo.

DNC (Niveles de análisis):

  1. Sistema Organizacional: análisis de toda la organización.
  2. Sistema de capacitación: análisis de los recursos humanos.
  3. Sistema de adquisición de habilidades: análisis de operaciones y tareas.

Situación Real VS Situación Ideal:

  • Requisitos exigidos por el puesto.
  • Habilidades actuales del ocupante del puesto.
  • Necesidad de capacitación.

Objetivos del DNC:

  • Determinar situaciones problemáticas.
  • Reunir información.
  • Determinar la situación de la empresa.
  • Clasificar las necesidades.

Beneficios:

  • Ahorra tiempo y dinero.
  • Prevé cambios a futuro.
  • Descubre problemas administrativos, financieros y de procedimientos.
  • Administra adecuadamente las promociones (plantilla de reemplazo).
  • Establece programa de inducción a cada nivel.
  • Genera actitud favorable a todo el personal.

Clasificación de necesidades:

  • Manifiestas: problemas a simple vista (nuevo ingreso).
  • Encubiertas: no se detectan a simple vista (productividad).

Medios para DNC:

  1. Evaluación del desempeño.
  2. Observación.
  3. Cuestionarios.
  4. Solicitud de supervisores y gerentes.
  5. Entrevistas con supervisores y gerentes.
  6. Reuniones interdepartamentales.
  7. Examen de empleados.
  8. Reorganización del trabajo.
  9. Entrevista de salida (por qué te vas).
  10. Análisis de puesto y perfil de puesto.
  11. Informes periódicos.
  12. Comités o comisiones mixtas de capacitación.

Instrumentos y Herramientas para Realizar una DNC

¿Cómo saber qué herramientas usar?

  • ¿En qué función?
  • ¿En qué departamento?
  • ¿A qué personal?
  • ¿A qué nivel?

Indicadores a priori (antes de):

  • Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.
  • Reducción del número de empleados.
  • Cambio de métodos y procesos de trabajo. Sustituciones o movimientos de personal.
  • Faltas, licencias y vacaciones del personal.
  • Expansión de los servicios (crear áreas).
  • Cambios en los programas de trabajo o de producción.
  • Modernización de la maquinaria o el equipo.
  • Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

Producto:

tangible, algo que se puede tocar.

Servicio:

hotel, etc., algo que no se toca.

Indicadores a posteriori:

a). Problemas de producción:

  1. Calidad inadecuada de la producción.
  2. Baja productividad.
  3. Averías frecuentes en el equipo o instalaciones.
  4. Comunicación deficiente.
  5. Demasiado tiempo para el aprendizaje y la integración al puesto.
  6. Gastos excesivos para el mantenimiento de maquinaria y equipo.
  7. Exceso de errores y desperdicios.
  8. Elevado número de accidentes. – Poca versatilidad de los empleados.
  9. Mal aprovechamiento del espacio disponible.

b). Problemas de personal:

  1. Relaciones deficientes entre el personal.
  2. Número excesivo de quejas.
  3. Poco o nulo interés por el trabajo.
  4. Falta de cooperación.
  5. Número excesivo de faltas y reemplazos.
  6. Dificultad para obtener buenos elementos.
  7. Tendencia a atribuir las fallas a los demás.
  8. Errores al acatar órdenes, etc.

La DNC debe de proporcionar la siguiente información:

  • ¿QUÉ se debe enseñar?
  • ¿QUIÉN debe aprender?
  • ¿CUÁNDO se debe enseñar?
  • ¿DÓNDE se debe enseñar?
  • ¿CÓMO se debe enseñar?
  • ¿QUIÉN lo debe enseñar?

Instrumentos para Recolectar Información

1. Cuestionario:

  • Descubre hechos y opiniones, reúne datos objetivos y cuantificables. Preguntas orientadas a aclarar el objetivo del diagnóstico.

Justificación:

  • No hay tiempo.
  • Información dispersa entre grupos.
  • Las fuentes son muy variadas o exige una larga búsqueda.

Beneficios:

  • Económicos.
  • Permite análisis estadístico.
  • Dinero y tiempo invertido redituable.
  • Amplia aceptación.
  • Cantidad y variedad de datos.

Limitaciones:

  • Respuestas dentro de límites.
  • Contestar de forma automática.
  • El encuestador no tiene empatía.
  • Riesgo de encuestitis.

2. Entrevistas:

  • Es común aplicarla antes de una actividad en equipo o de una reunión; el entrevistador es por lo general un consultor. Explora la eficiencia del grupo.

Beneficios:

  • Indica problemas y oportunidades de la organización.
  • Un entrevistador sensible puede detectar ideas y emociones que el entrevistado no formula conscientemente.

Limitaciones:

  • Consumen más tiempo.
  • Fracasan si el entrevistador es inexperto o no es neutral.
  • Implica gran costo debido al tiempo que conlleva.

3. Observación:

  • Sirve de base para corroborar la información recopilada.

Beneficios:

  • No cuesta nada, se efectúa en el momento preciso y las veces que se requieran.
  • Proporciona información del comportamiento «real».

Limitaciones:

  • La observación puede ser no real.
  • Difícil codificar e interpretar la información recopilada.
  • El tamaño de la muestra, varía.
  • Se consideran aspectos, aunque no sean importantes.

4. Información documental (existente en un archivo):

  • Material histórico en el que se consulta de manera rápida estadísticas, organigramas y cuadros de procesos.

Beneficios:

  • Se encuentra a disposición y no implica gastos.
  • Se ahorra tiempo.
  • Es cuantificable.

Limitaciones:

  • Información obsoleta o no pertinente.
  • Se pueden traspapelar datos relevantes para la elaboración del diagnóstico.
  • Si hay demasiada información el consultor se puede llenar de datos irrelevantes.

5. Grupos de enfoque:

  • Se obtiene información relevante acerca del sentir de un grupo de colaboradores respecto a una situación.

Características:

  • 6-10 participantes, en sesiones de 1-2 horas.
  • Integrantes seleccionados: antigüedad en la empresa, desempeño, capacidad de trabajo bajo presión, confiabilidad en la información, grado de identificación con la empresa.
  • Grabar o realizar en cámara Gessel.

6. Conversación informal (café) con el jefe:

  • Entrevista no estructurada entre integrantes de la empresa, seleccionados aleatoriamente (personas con las que se tenga poco o nulo contacto.

Beneficios:

  • Variedad de comentarios e ideas.
  • Se conoce la percepción del entrevistado.

Limitaciones:

  • Si no es controlada, se convierte en quejas e inconformidades anteriormente no manifestadas.

7. Collage:

  • Fotografías, dibujos, frases o diagramas empleados para establecer un diagnóstico del perfil a nivel personal, grupal u organizacional.

Beneficios:

  • Acercamiento al grupo.
  • Se identifican patrones comunes.
  • Se expresa información de manera rápida y sin temor.

Limitaciones:

  • Algunos lo pueden considerar como un juego.
  • La persona que lo interpreta se puede proyectar.