Gestión Eficiente de Inventarios: Catalogación, Codificación y Optimización
Lectura 4: Gestión de Inventarios
La gestión eficiente de inventarios es crucial para el éxito operativo de cualquier empresa. Una correcta administración de las existencias permite satisfacer la demanda del cliente, optimizar los recursos y mejorar la rentabilidad.
Existencias o Inventarios
Se refiere a la variedad de materiales que utiliza la empresa y que se almacenan para su futura utilización, venta o consumo.
Los inventarios varían en relación con el consumo, utilización o venta de cada artículo.
Clasificación de las Existencias
Según el Uso
- Normal
- Seguridad o reserva
- Protección
- Sobrante
- Recuperación
- Obsoleto
- Promedio, máximo, mínimo
Según su Situación Respecto al Proceso Productivo
Necesarios para el proceso productivo: Materia prima, semi terminados, utilaje, material de entretenimiento, artículos de consumo, material de embalaje.
Procedentes del proceso productivo: Productos terminados.
Según su Obtención
- Adquiridas en el exterior
- Fabricadas en la entidad
Importancia de las Existencias
Permiten satisfacer la demanda del cliente en el momento en que lo necesiten.
Ubicación de las Existencias
Designar el espacio dentro del almacén donde se guardarán los materiales según su agrupación.
Sistema de Ubicación
Designación de los lugares de almacenamiento para facilitar la localización de los artículos. Permite planificar la recepción e ingreso de materiales.
Ventajas del Código de Ubicación
- Facilitar la atención a usuarios
- Reducir tiempo de espera de entregas
- Facilitar el control y ordenamiento de los materiales
- Planear toma de inventarios
- Mejorar la organización de la zona de almacenaje
El ordenamiento de los materiales se realiza en función del movimiento y uso para evitar desplazamientos innecesarios.
Catalogación
Proceso de identificación y clasificación de las existencias, asignando un código para simplificar su gestión.
Normalización
Estandarización: Modelo establecido para comparar objetos o acciones.
Identificación
Definir la denominación y características de cada artículo.
Codificación
Asignación de números, letras u otros símbolos para distinguir cada artículo.
Simplificación
Eliminar variedades de inventario innecesarias o poco utilizadas.
Símbolos
Caracteres para facilitar la expresión (alfabéticos, numéricos, arbitrarios, definidos).
Programa de Catalogación de Materiales
Guía para la ejecución y evaluación de la catalogación.
- Preparación
- Ejecución (guiarse por hechos, informar a la dirección, nombrar comité, definir metas)
- Responsabilidad
- Participación
- Objetivos (asistir dependencias, resolver diferencias, difundir normas)
- Evaluación
- Resultados (ingeniería, producción, logística, abastecimiento, distribución)
Etapas del Proceso de Catalogación
- Normalización: Disminuir variedades mediante normas.
- Identificación: Precisar características de cada artículo.
- Clasificación: Ordenar existencias similares.
- Codificación: Asignar símbolos distintivos.
Factores que Afectan el Plan de Codificación
- Material a codificar
- Empleo de los datos del código
- Ahorro en el trabajo
- Adaptabilidad al personal
Ventajas de la Catalogación
- Simplificar inventarios
- Mejorar el control logístico
- Facilitar la gestión de almacenes
- Mejorar el cálculo de necesidades
Tablas de Equivalencia
- De letras a números: Facilitar codificación alfabética.
- De dimensiones menores a una pulgada: Codificar por equivalencia.
- De dimensiones mayores a una pulgada: Codificar por equivalencia.
- Para artículos con dos dimensiones: Facilitar codificación.
- Para artículos con tres o cuatro dimensiones: Facilitar codificación.
Código de Materiales
Requisito para la eficiente retirada de artículos del almacén.