Gestión de Proyectos con Microsoft Project: Guía Completa
Gestión de Proyectos
Introducción
La gestión de proyectos es un trabajo reconocido desde los años 50 que ha cobrado mayor peso, importancia y protagonismo gracias al incremento en la complejidad de las tareas dentro de las empresas. La figura del Jefe de Proyecto (PM) o Administrador del Proyecto o Director de Proyecto, también llamado «Project leader» es vital hoy en día en la mayoría de las medianas y grandes empresas.
Un proyecto siempre tiene una duración y un trabajo a realizar, pero una planificación y análisis previos son fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo.
Por lo tanto, lo primero y más importante es planificar: Crear un plan de proyecto.
Definiciones Iniciales
Un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferente naturaleza que son utilizados para la consecución de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizás solapadas en el tiempo.
El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, único y de calidad.
Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Todo proyecto está compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer hitos.
Hito: Tarea de duración cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes que éste concluya. Son puntos de control o marcadores situados estratégicamente en momentos importantes del proyecto.
Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realización de las tareas.
Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. Los criterios a cumplir pueden ser la calidad del producto, medidas de costo, programación… Existen objetivos no cuantificables directamente tales como la satisfacción del cliente (aunque, proceso aparte se podrían definir fuera de Project unos indicadores de calidad).
Administrador de proyecto: Persona responsable de realizar un plan de acción, control, ajuste y seguimiento de todos los elementos y fases que constituyen un proyecto, así como de difundir la información necesaria entre el colectivo de personas afines a dicho proyecto.
Fases de un Proyecto
Todos los proyectos constan de cuatro fases principales:
- Crear el plan (planificación).
- Administrar el proyecto (desarrollar el proyecto introduciendo correctamente todos los datos).
- Realizar el seguimiento del proyecto (observar cómo marcha).
- Cerrar el proyecto (terminarlo).
Definición de Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único. Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalización y/o de inicio. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalización, es un factor que diferencia a los proyectos de las llamadas «operaciones en curso». Éstas suelen transcurrir de manera indefinida. Por ejemplo: las actividades cotidianas de un departamento de recursos humanos, de un departamento contable. Sin embargo, el objetivo de contratar a dos expertos en ventas puede constituir un proyecto ya que dichas personas deberán estar contratadas para tal fecha.
Un proyecto conlleva también un Esfuerzo. Esto significa que para su consecución se requieren una serie de RECURSOS (de personal, de equipamiento, de materiales generalmente) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados (que acabamos de nombrar) se clasifican en los recursos de trabajo y/o recursos materiales.
Tipos de Recursos
1. Recursos de Trabajo
- Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos (por ejemplo María Gil o Alberto Fernández).
- Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de personal).
- Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo estucadores o instaladores eléctricos).
- Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una grúa, un taladro.)
- Las instalaciones (locales, salas de reunión, espacios de trabajo.) requeridas para realizar las tareas.
2. Recursos Materiales
Los recursos materiales, por su parte, son artículos de consumo que se agotan a medida que avanza el proyecto. Están conformados por: el cemento, cable, clavos, paneles,…
En Microsoft Project, la disponibilidad de algunos recursos debe ser considerada. Por ejemplo, duración de las jornadas laborales, periodos vacacionales, horarios de acceso a instalaciones, etc.
La Gestión de Proyectos
La Gestión de Proyectos consiste en el Estudio y Planificación de un Proyecto en función de su alcance, así como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realización. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto.
Microsoft Project ayuda a gestionar un proyecto.
Factores Fundamentales en un Proyecto
Existen tres factores fundamentales que intervienen en todo proyecto:
- El Tiempo o duración del proyecto.
- El Costo económico del proyecto.
- El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.
1. El Tiempo
El tiempo es la delimitación más conocida. Todo proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite para la que el proyecto deberá estar concluido. Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.
2. El Costo
El costo no solo es económico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un computador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar), de instalaciones (arriendo de un estudio, de una sala de reuniones). Pero estos costos, al final y en definitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos los proyectos, el costo supone una delimitación restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto.
3. El Ámbito
El ámbito, también llamado alcance, es el trabajo requerido para realizar y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. El ámbito del proyecto está formado por las tareas. Las tareas, a su vez, se dividen en fases. Las tareas definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden ocurrir simultáneamente, es decir, se ordenan estratégicamente.
Microsoft Project como Herramienta de Gestión
Todo proyecto se puede gestionar sin un programa informático. Sin duda, la experiencia y conocimiento del Administrador del proyecto es el ingrediente más importante.
La herramienta Microsoft Project (MS) facilitará el modo de llevar a cabo de manera conjunta las acciones que bien podrían realizarse, pero individualmente, con otros programas.
MS Project es la solución ideal para la administración de proyectos.
Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:
- Planificar y programar tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla.
- Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar toda la información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los recursos asignados a las diferentes tareas.
- Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y con un diseño de diagramas muy apropiados y fáciles de interpretar.
- Establecer escenarios dentro del proyecto para crear análisis de hipótesis. Planteamientos del tipo «Qué pasaría si…».
- Intercambiar información de proyecto con todos sus participantes a través de una red local, Internet o de una Intranet.
Programación de Microsoft Project
En resumen, la planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los pasos a seguir pueden ser los siguientes:
- Definir la lista de tareas e Hitos.
- Estimar la duración de cada tarea.
- Determinar las relaciones entre las tareas.
- Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS).
- Evaluación de los recursos del proyecto.
- Asignación de recursos a las tareas.
- Optimizar la estructura.
Definir Lista de Tareas e Hitos
Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado específica).
Duración de una Tarea
La duración de una tarea es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas se derivará la duración del proyecto.
En Microsoft Project, la duración de las tareas se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
Vínculos entre las Tareas
Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas. Los vínculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas.
1. FIN A COMIENZO (FC)
Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este tipo de vínculo es el más común y el que MS Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).
Ejemplo: En la construcción de una casa, no se puede comenzar con la instalación del techo si primero no se han colocado las paredes.
2. COMIENZO A COMIENZO (CC)
Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual.
Ejemplo: Cuando comienza la tarea de contratación de personal, comienza la tarea de formación y preparación para los puestos.
Vínculos entre las Tareas
3. FIN A FIN (FF)
Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual.
Ejemplo: Hasta que finalicen las obras de excavación en un terreno no puede finalizar el arriendo de la maquinaria utilizada.
4. COMIENZO A FIN (CF)
Cuando Comienza una tarea, Finaliza la actual.
Construir la Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS)
Para que esta estructura quede representada gráficamente, MS Project dispone de la vista de diagrama de PERT (además de otras vistas). Mediante este diagrama, las tareas se representan en rectángulos relacionados mediante flechas de enlace que identifican las relaciones. En este tipo de vista (diagrama de Pert), las tareas que constituyen la ruta crítica aparecen con un formato diferente para destacar (generalmente en color rojo).
Asignar Recursos a las Tareas
¿Con qué recursos se va a contar para llevar a cabo las tareas? Hay que identificar personas o grupos de personas, el equipamiento y las instalaciones necesarias para la realización de cada tarea. También es posible cuantificar económicamente cada uno de los recursos (cuánto cuesta cada uno), en caso de querer hacer un seguimiento económico y presupuestario del proyecto.
Asignar recursos se trata de asociar a cada tarea los materiales, personal y equipamiento con que se dispone, es decir, los recursos anteriormente definidos (trabajo, material).
Optimizar el Proyecto
Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas, ¿existe flexibilidad de plazos? ¿Más de una tarea se puede solapar en el tiempo?, etc. De este modo, se mejora y optimiza el proyecto.