Gestión de Proyectos: Claves para el Éxito Empresarial

Fundamentos de la Gestión de Proyectos

1- ¿Qué es lo más IMPORTANTE?

a- Gerencia.

b- Recursos Humanos.

c- Capital

2- Hable sobre el gerente: El gerente es el de mayor rango en la empresa y el encargado de tomar las decisiones más importantes, como avalar los proyectos, las estrategias y los cursos alternativos de acción para el crecimiento de la empresa.

3- Cualidades del gerente:

El gerente tiene que tener: un gran sentido de equilibrio en el uso y distribución de sus esfuerzos personales, gran capacidad de organización y una buena dosis de creatividad personal y capacidad de liderazgo.

A) Ejecutivas:

Tomar decisiones
Establecer objetivos políticos y planes
Percepción de los problemas
Organización

B) Administrativas:

Control de tiempo, costo y eficiencia
Resolución de problemas
Determinación de presupuesto y programaciones
Preparación de informes

C) Liderazgo:

Comunicación
Motivación

4- Función del coordinador: Se le atribuye la facultad y responsabilidad de garantizar el desarrollo de las operaciones de ejecución de acuerdo a los cronogramas y costos establecidos.

Análisis FODA

5- Estrategia de Análisis FODA: Es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa y organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

Fortalezas: Son los recursos y capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.

Oportunidades: Son aquellas posibilidades favorables que se deben reconocer o descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.

Amenazas: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Proceso de Construcción

6- Mencione los 23 pasos de la construcción:

Exploración del terreno.
Limpieza del solar.
Caseta de materiales.
Charrancha.
Replanteo.
Excavación.
Varillado de zapata.
Vaciado de zapata.
Colocación de blocks.
Instalación sanitaria.
Viga, dinteles, columnas.
Encoframiento de losas.
Varillado de losa.
Instalación eléctrica.
Vaciado del hormigón en losa.
Desencofrado de losa y vigas.
Pañete.
Colocación de pisos.
Colocación de puertas y ventanas.
Misceláneas.
Pintura.
Terminación final.
Limpieza final.

Estructura Gerencial de Proyectos

7- Estructura gerencial de proyectos:

a) El activador del proyecto

b) El coordinador del proyecto

c) El gerente del proyecto (en la estructura matricial).

d) El gerente general del proyecto

8- Coordinador de Proyectos:

Es responsable de disciplinar, ordenar, sincronizar las actividades de ejecución que se efectúan en las distintas unidades operativas. El coordinador depende a su vez formalmente del gerente o presidente de la compañía quien decide sobre el presupuesto, plan de trabajo, plazos y calidad del producto final deseado. Tiene la facultad y responsabilidad de garantizar el desarrollo de las operaciones de ejecución de acuerdo a los cronogramas y costos establecidos.

9- Gerente de Proyectos:

El gerente del proyecto tiene la responsabilidad y autoridad y responde plenamente por las metas; planifica el trabajo, distribuye y controla; convoca los departamentos funcionales, etc. El gerente de proyecto en la estructura matricial, tiene plena libertad de actuación hasta el límite de costo, tiempo y calidad previstos en el propio proyecto.

10- Función del gerente de proyectos:

a) Planificar las actividades desde la concepción del proyecto hasta su conclusión.

b) Organizar los medios (personal, material, etc.) para ejecutar el proyecto.

c) Dirigir y controlar las operaciones de ejecución de tal modo que el conjunto de acciones ejecutadas se ajusten en tiempo, costo y calidad, a lo especificado en el proyecto.

d) Mantener contacto, formal e informal, con los interesados directos o indirectos en el proyecto (clientes, proveedores, financiadores, contratistas, subcontratistas, consultores, etc.)

Aspectos Clave en la Gestión de Proyectos

11- Aspectos Técnicos:

Básicamente pueden resumirse en tres preguntas: ¿Cómo se hacen las cosas? ¿Con qué se hacen? ¿Cuál es el resultado? La primera pregunta se refiere a los problemas de proceso técnico; la segunda a los requisitos técnicos y la tercera, a los de rendimiento técnicos.

12- Aspectos Institucionales:

Las condiciones institucionales prevalecientes condicionan la preparación y ejecución del proyecto, de acuerdo con su naturaleza e importancia. Este condicionamiento, aunque es más directo en el caso de los proyectos del sector público, también rige para los del sector privado. Parte de los aspectos analizados en relación con el punto de referencia institucional se presentan en forma de factores condicionantes estudiados como problemas gerenciales del proyecto.

13- Gerencia por Objetivos:

Se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresaria, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.

14- Características específicas de los proyectos:

Las características específicas de los proyectos se resumen en los siguientes:

a) Son finitos en el tiempo: tienen un inicio y un fin predeterminados.

b) Se constituyen de actividades no repetitivas, contrariamente a lo ocurrido con las actividades de producción que pueden ser ejecutadas mediante operaciones altamente patrocinadas.

c) Deben ser ejecutadas dentro de un presupuesto específico.

d) Establecen demandas gerenciales, a partir de ciertas fases, incompatibles con la organización tradicional.

15- Matriz FODA:

La matriz FODA (“F” Fortaleza; “O” Oportunidades; “D” Debilidades; “A” Amenazas): es una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas en una organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.

16- Estructura de sistemas de proyectos:

Es un modelo descriptivo del proyecto que permite la descomposición natural de este en sus productos finales (nivel 1), funciones (nivel 2) y operaciones (nivel 3).

Estructura en el sistema de redes en el proyecto. El concepto de sistema que modernamente fundamenta las decisiones gerenciales, ha producido como resultado instrumentos y técnicas de optimización que incorporan en las mismas aportaciones parciales de varias disciplinas, integrándolas en modelos únicos.

Sistema de autorización y de contratación de trabajo en el proyecto. Son necesarios procedimientos formales para iniciar, controlar y terminar un trabajo. Esta necesidad se hace sentir especialmente en relación:

Al personal de proyecto
A las unidades de apoyo
A las unidades u organizaciones externas tales como: contratistas, subcontratistas, proveedores, consultores, financiadores, etc.