Gestión de Procesos Empresariales: Optimización y Mejora Continua

1. Conceptos Básicos

Proceso

Ciclo de inicio a fin del trabajo que se desarrolla en el sistema y que cumple su totalidad. Es un proceso transversal encargado de verificar el proceso completo.

Subproceso

Partes bien definidas dentro de un proceso. Su identificación puede ser útil para aislar problemas que puedan presentarse y posibilitar diferentes tratamientos.

Sistema

Conjunto de elementos ordenados que se interrelacionan entre sí para lograr un objetivo. Estos elementos pueden ser técnicos o humanos.

Procedimiento

Forma específica de llevar a cabo una tarea.

Proyecto

Serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final definidos.

Indicador

Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o actividad.

2. Condiciones de un Proceso

  • Se pueden describir las entradas y salidas.
  • El proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales.
  • Una de las características es que son capaces de cruzar vertical y horizontalmente.
  • Un proceso responde a la pregunta «qué», no al «cómo».
  • Un proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.

3. ¿Qué es la Gestión de Procesos?

Es una forma integral de modelar, optimizar, controlar y realizar la mejora continua de los procesos. Analiza los procesos de la empresa para agregar valor a los clientes y cumplir con las estrategias.

4. Beneficios de la Gestión de Procesos

  • Alineación con las estrategias.
  • Análisis de la cadena de valor.
  • Formalizar y diseñar un proceso.
  • Control de costos.
  • Auditorías y control de gestión.
  • Mejora continua.

5. Elementos de un Mapa de Procesos

Es un diagrama de valor que incluye: clientes, usuarios, procesos estratégicos, procesos clave, procesos de soporte. Cliente/usuarios (planear, realizar, controlar, retroalimentar).

6. ¿Qué es un Flujograma?

Es la representación gráfica de un algoritmo o proceso. Es una muestra visual de una línea de pasos o acciones que implican un proceso.

7. La Empresa como Sistema

Conjunto de elementos ordenados que se interrelacionan entre sí para lograr un objetivo. Estos elementos pueden ser humanos o técnicos.

8. Subsistemas de la Empresa

  • Dirección y Gestión: Cerebro del sistema (toma de decisiones, configura y controla).
  • Comercial: Detecta necesidades de los consumidores y gestiona la venta de bienes y servicios.
  • Producción: Obtiene bienes y servicios para satisfacer las necesidades detectadas.
  • Financiero: Capta, administra y controla los recursos financieros.
  • Información: Capta datos para el funcionamiento de la empresa y los transforma en información útil.

9. Macroentorno y Microentorno de la Empresa

Condiciones Macroambientales

Aquellas que afectan a todos los componentes del ambiente externo:

  • Condiciones económicas
  • Socioculturales
  • Político-sociales
  • Tecnológicas
  • Ecológicas
  • Demográficas

Condiciones Microambientales

Afectan a la empresa de forma más rápida, creando su entorno competitivo:

  • Clientes
  • Proveedores
  • Competencia
  • Reguladores

10. Áreas Funcionales de la Empresa

  • Técnica: Elaboración de productos o servicios.
  • Comercial: Compra y venta.
  • Financiera: Obtener y aplicar el capital necesario.
  • Seguridad: Salvaguardar los bienes y las personas.
  • Contabilidad: Generar información sobre la situación económica.
  • Administrativa: Controlar las funciones anteriores.

11. Cuadro de Mando: Planificación de Estrategias

Plan → Implementado → Orientado → Estrategias → Objetivos. Conjunto de acciones que pretenden superar a la competencia.

Funciones del Cuadro de Mando

Identificar los factores que crean valor económico a largo plazo. Los indicadores derivan de la visión y estrategias de la organización.

Utilidad del Cuadro de Mando

Permite medir la evolución y los resultados desde una perspectiva estratégica y global.

Perspectivas del Cuadro de Mando

  • Financiera
  • Clientes
  • Procesos internos
  • Aprendizaje y crecimiento
  • Responsabilidad Social Empresarial

12. Cadena de Suministro

Formada por todos los procesos involucrados de manera directa o indirecta en la acción de satisfacer las necesidades de suministro. Incluye a los proveedores.

13. Cadena de Valor

Herramienta estratégica usada para analizar las actividades de una empresa y así identificar sus fuentes de ventajas competitivas para el producto final.