Fundamentos de la Administración: Conceptos Clave y Principios Esenciales

Fundamentos de la Administración

La Administración como ciencia es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización con el fin de obtener el máximo beneficio posible. Este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Funciones o Actividades Inherentes a la Administración

Prognosis: Significa prever el porvenir y prepararse para él. Contempla la prevención y el plan.
Planificación: Planificar es pensar antes de actuar, proceso intelectual que precede a la acción, buscando el mejor camino para llegar al objetivo deseado.
Organización: Dotar a una empresa de todos los elementos necesarios para su buen funcionamiento.
Coordinación: Establecer la armonía entre todos los miembros de la empresa para facilitar su funcionamiento y éxito.
Control: Evaluar y corregir las desviaciones del plan para el logro de los objetivos.

Organización: Estructuras y Tipos

Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.

Tipos de Estructuras Organizacionales

Estructura Simple o Lineal: Autoridad absoluta del supervisor hacia los colaboradores.
Estructura Burocrática: Caracterizada por reglamentos y políticas poco flexibles.
Estructura Matricial: Rompe con el concepto de unidad de mando porque crea líneas dobles de autoridad.
Estructura Funcional: Agrupa a todos los que realizan funciones similares independientemente del área donde se desempeñan. Agrupaciones del trabajo en unidades de tipo funcional.
Estructura por Producto de Mercado: Se organizan en torno a sus productos o líneas de productos, cada una de estas divisiones debe organizar su respectiva función.
Estructura por Zona Geográfica: Se dividen de acuerdo a la zona donde operan en virtud de individualizar las acciones para conseguir los objetivos acorde a cada zona.
Estructura por Tiempo: Se agrupan por turnos de trabajo o por tiempos durante los que ejercen la función.
Estructura Numérica: Se agrupan por número de individuos, son muy simples y comunes en tareas donde se requiere poca especialización del recurso humano.
Estructura Mixta: Mezcla de la lineal y la funcional, se basa en una estructura lineal por departamentos a la que se agregan asesores especialistas en las funciones.

Tipos de Organizaciones

Organizaciones según sus fines.
Organizaciones según su formalidad.
Organizaciones según su grado de centralización.

Elementos y Procesos de la Organización

Individuo.
Organización formal.
Organización informal.
La tecnología.
El medio ambiente.

Procesos de la Organización

La comunicación.
El balance o equilibrio.
Las decisiones.

Objetivos de la Organización

Desarrollo.
Estabilidad.
Interacción.

Principios de la Organización

Unidad de mando.
Alcance de control.
Homogeneidad operativa.
Delegación efectiva.

Instrumentos de la Organización

Los organigramas.
Los manuales.

Personal en la Organización

Personal de Línea: Aquellos cuyas funciones tienen un impacto directo en el funcionamiento y cumplimiento de los objetivos de la empresa u organización.

Personal de Staff: Empleados que contribuyen al personal de línea para que trabaje con mayor eficiencia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones.

Planificación: Proceso y Requisitos

Planificación: Planificar es pensar antes de actuar, proceso intelectual que precede a la acción, buscando el mejor camino para llegar al objetivo deseado. Una buena planificación debe responder las siguientes interrogantes:

¿Qué? Objetivo, ¿Para qué? Problema que se resuelve con el logro de ese objetivo, ¿Cómo? Actividades para lograr el objetivo, ¿Con qué? Recursos, ¿Cuándo? El tiempo, ¿Cuánto? Cantidad o meta, ¿Quién? El responsable, ¿Dónde? Lugar donde se lleva a cabo la acción.

Requisitos de la Planificación

Objetivos bien definidos y cuantificados.
Medios o instrumentos suficientes y de alto nivel de calidad.

Importancia o Características de la Planificación

Contrarrestar la incertidumbre y el cambio.
Fijar atención a los objetivos.
Minimizar costos.
Facilitar el control.

Factores que Afectan la Planificación

La planificación puede ser afectada por factores externos e internos:

Externos:

Situación económica del país.
Regulaciones gubernamentales.
Competencia empresarial.

Internos:

Factor humano.
La tecnología.

Tipos de Planes

Planes repetitivos: Política, procedimientos, reglas.
Planes de un solo uso: Programa, proyectos, presupuestos.

Dirección: Liderazgo y Comunicación

Dirección: Hacer que se cumplan los objetivos, repartiendo el trabajo entre los distintos jefes de los distintos niveles, cada uno con responsabilidad propia. Para cada jefe, la finalidad es aprovechar los factores de producción.

Aspectos Importantes de la Dirección

Motivar al personal para que efectúe bien su trabajo y se sienta satisfecho.
Utilizar un liderazgo efectivo que movilice a los subordinados.
Mantener un excelente sistema de comunicaciones para que la información fluya adecuada y correctamente.
Lograr una buena coordinación que sincronice los esfuerzos y actividades de los diferentes miembros de la organización.

Comunicación en la Organización

Comunicación: Proceso mediante el cual el sistema organizativo ayuda a integrar a todos sus elementos en función de los objetivos de la organización.

Barreras de la Comunicación

Perceptuales, psicológicas, sociales, culturales, semánticas, medios de transmisión y físicas.

Características de la Comunicación Efectiva

Claridad, integridad, uso de comunicación informal y conclusión.

Liderazgo

Liderazgo: Influencia que se gana sobre las personas y que permite incentivarlas a que trabajen en forma entusiasta por un objetivo común.

Tipos de Líderes

Líder Formal: Persona dotada del poder de su posición por la organización y de sus atributos personales.
Líder Informal: Persona cuya habilidad para controlar a otros es dada directamente por sus atributos personales como conocimientos, personalidad, poder de persuasión, carisma, etc.
Líder Oficial: Persona cuyo poder e influencia es derivado por su posición en la organización.
Líder Autoritario: Fija las directrices sin participación del grupo, concentra todo el poder y la toma de decisiones.
Líder Democrático: Las directrices son debatidas por el grupo y decididas por este con el estímulo y apoyo del líder.

Características de los Líderes

Inteligencia emocional, madurez y actitud social, motivación y afán de logro, actitud positiva hacia las relaciones humanas, trabajo en equipo, conocimiento de fortalezas y debilidades, asume retos.

Actividades de los Líderes

Suministrar objetivos, sugerir estrategias y planes de acción, inspirar al equipo de trabajo, canalizar el trabajo y las funciones del equipo, arbitrar, mediar en las diferencias del equipo, estimular a los demás al crecimiento, representar al equipo.

Herramientas de la Organización

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Manual de Normas y Procedimientos: Describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos y operativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas que deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Conceptos Clave en la Administración

Productividad: Relación entre lo que se ha producido y los medios que se han empleado para conseguirlo (mano de obra, materiales, energía).

Producción: Actividad económica que aporta valor agregado por creación y suministro de bienes y servicios.

Globalización: Proceso histórico de integración mundial en el ámbito político, económico, social, cultural y tecnológico.

Utilidad: Interés, provecho o fruto que se obtiene de algo. Ganancia que se obtiene a partir de un bien o una inversión.

Beneficio: La ganancia o exceso de ingresos sobre gastos, de una transacción, operación o actividad económica.

Inversión: Colocaciones de dinero sobre las cuales una empresa espera obtener algún rendimiento a futuro.

Estructuras de Gobierno

Autocracia: Tipo de gobierno en el cual el poder se concentra en una sola persona.

Democracia: Forma de estado en la cual los poderes políticos residen en el pueblo.

Dictadura: Gobierno que prescinde del ordenamiento jurídico y de la legislación vigente para ejercer la autoridad.

Responsabilidades y Obligaciones

Deberes: Acciones o actos de obligado cumplimiento por motivos éticos o morales.

Responsabilidades: Obligación de un subordinado para ejecutar tareas que le han sido asignadas.

Motivación: Personas motivadas son aquellas que con gran entusiasmo y convencimiento propio afrontan sus tareas dentro de la organización.

Autoridad: Derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer y de tomar decisiones que afectan a otros.

Poder: Fuerza, capacidad, energía o dominio de hacer algo de forma hegemónica sobre una o más personas. Habilidad de influir.

Organigrama de la Industria Farmacéutica: CALOX

Mecanismos o Elementos de la Coordinación

Los supervisores.
Las comunicaciones escritas.
Las reuniones.
Los comités.

Control Administrativo

Control Administrativo: Proceso de la administración por el cual se evalúa y corrige el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la empresa se lleven a cabo como lo previsto.

Factores a Controlar

Cantidad, calidad, tiempo y costo.

Técnicas de Control

Controles financieros y administrativos.

Financieros

Balance General: Muestra la situación financiera y económica de la empresa en una fecha dada.

Activo

Cosas tangibles e intangibles que son propiedad de una empresa.

Activo Fijo: Se usan por largos periodos de tiempo (más de un año).
Activo Corriente: Se pueden convertir en efectivo en un plazo menor de 1 año.

Pasivo

Obligaciones de pago que posee la empresa.

Pasivo Fijo: Obligaciones de pago que se vencen en un plazo mayor a 365 días.
Pasivo Corriente: Obligaciones de pago que se vencen en menos de 365 días.

Capital

Aporte inicial de los accionistas para llevar a cabo el inicio del negocio.

Estado de Ganancia y Pérdida: Determina el resultado de las operaciones en un periodo determinado.
Flujo de Efectivo: Muestra cómo se movió el dinero en un periodo determinado.

Análisis de Razones

Técnica de control administrativo dirigida a evaluar las áreas más importantes de una organización.

Razones de liquidez.
Razones de endeudamiento.
Razones de actividad.
Razones de rentabilidad.

Control de Áreas Clave

Técnica de control administrativo que calcula las áreas de resultado de gran importancia para la organización.

Rentabilidad.
Participación en el mercado.
Liderazgo del producto.
Productividad.
Desarrollo del personal.
Responsabilidad social.

Punto de Equilibrio

Técnica de control administrativo para analizar las relaciones existentes entre el costo fijo, el variable y las utilidades.

Presupuesto

Formulación de los planes en términos numéricos para periodos futuros de operación de una organización.

Tipos de Presupuestos

De ingreso y gastos.
De tiempo, espacio, materiales y productos.
De gasto capital.
De efectivo.
De balance.

Ingreso y Egreso

Ingreso: Todas las entradas económicas que recibe una empresa.

Egreso: Erogación o salida de recursos financieros.

Características del Control Efectivo

Objetividad.
Económico.
Selectivo.
Referido a un centro de decisión.
Flexible.
Señalar excepciones.
Detectar en forma rápida las variaciones.
Conducir a la acción correctiva.

Ejemplo de Estado de Ganancia y Pérdida

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