Fundamentos de Administración y Organización Empresarial

Planeación

1. Flexibilidad: El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la organización, ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la firma, en las operaciones o a nivel gerencial.

2. Inherencia: Toda organización debe contar con un plan que determine cómo resolver determinados problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más eficiente posible.

3. Unidad: A cada miembro de la firma le será asignado un objetivo que, a su vez, deberá ser guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de las funciones, todas deben confluir en un plan principal.

4. Precisión: El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las funciones de la firma. Mientras más exactos sean los planes, mayores serán las chances de lograr los objetivos.

5. Universalidad: Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios (considerando los recursos disponibles dentro de la compañía) para alcanzar los objetivos establecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan puede implementarse de inmediato.

6. Concepto de planeación: Es un proceso administrativo que consiste en analizar las diferentes estrategias y cursos de acción, teniendo en cuenta una evaluación del entorno organizacional presente y futuro.

7. Elementos de la planeación:

Misión
Visión
Valores
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Presupuestos

8. Misión en una empresa: Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Es la determinación de la o los factores básicos que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir la misión.

9. Importancia de la misión:

Define una identidad corporativa clara y determinada.
Da la oportunidad de que la empresa conozca quiénes son sus clientes potenciales.
Aporta estabilidad y coherencia en la operación realizada.
Nos indica el ámbito en el que la empresa desarrolla su actuación.
Define las oportunidades que se presentan.

10. Visión en una empresa: Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.

11. Valores empresariales: Son aquellas características que definen a una empresa y que sirven como eje para su crecimiento, influyendo en el público objetivo.

12. Políticas en una empresa: Son los guías que se diseñan para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la compañía.

13. Premisas: Son suposiciones futuras internas (cambios al interior, fortalezas y debilidades) y externas al entorno (amenazas y oportunidades de carácter político, legal, económico, social, técnico y por otros factores).

14. Tipos de planeación:

Operativa: En este plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos (incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos. En este plan se asignan los proyectos para cada área, los pasos a seguir y los plazos para cada una.
Estratégica: Planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la organización. Se analizan cómo los factores externos e internos impactan en los objetivos establecidos.
Funcional o táctica: Son los planes que se diseñan para hacerle frente a una crisis y por esto se vinculan con decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.

15. Diagrama de Gantt como técnica de planeación: Es una sencilla herramienta gráfica para planificar, programar y controlar las tareas relacionadas con un proyecto, ayudando a visualizar el tiempo de trabajo previsto para cada tarea o actividad planificada en un periodo determinado.

Organización

16. Organización: Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación de trabajo.

17. Principios básicos de la organización:

Especialización
Jerarquía
Unidad de mando
Difusión
Coordinación
Objetivos
Equilibrio
Flexibilidad

18. División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

19. Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud.

20. Departamentalización geográfica o por territorios: Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados. Esto es para dividir la empresa en regiones.

21. Departamentalización por productos: Este tipo de departamentalización es característica de las empresas que se dedican a fabricación de diversas líneas de productos.

22. Departamentalización por secuencia: Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. Una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

23. Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

24. Organización lineal o militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados.

25. Organización funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

26. Organización lineo-funcional: En esta se combinan los tipos de organización aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una como lo son la especialización y la de la autoridad que se transmite a través de un solo jefe por cada función especial.

27. Organización staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, proporciona información experta y de asesoría.

28. Organización por comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

29. Organigramas: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.

30. Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

31. Tipos de organigramas:

Vertical
Horizontal
Circular

32. Técnicas de organización: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Cálculo del Personal de Enfermería

Paso 1: Calcular las horas necesarias de atención de enfermería para el servicio particular: Fórmula: X = CI

Ejemplo: ¿Cuántas horas de atención de enfermería son necesarias para un servicio de pediatría con 20 camas?

Fórmula: X = C (20 camas) x I (5, que es el indicador de pediatría) = 100 horas

Paso 2: Calcular el personal de enfermería necesario para el servicio. Fórmula: X = H/J

Ejemplo: ¿Cuántas enfermeras se requieren para un servicio de pediatría con 20 camas?

Fórmula: X = 100 / 8 = 12.5, donde 100 (es lo que salió del paso 1) y 8 (es una constante, que son la jornada laboral).

Nota: Cuando se obtienen fracciones, si éstas son de .5 en adelante se redondea al entero, y si son menores de .5 se eliminan.

Paso 3: Distribuir por turnos: se multiplica 13 (n. enfermeras) x .40 (que es el indicador %) en el caso del turno matutino.

NOTA:

Para cubrir vacaciones, una enfermera más por cada 10 en el servicio.
Para cubrir el sexto y séptimo días, una enfermera más por cada seis.

Paso 4: Calcular el personal según el perfil requerido.

Ejemplo: ¿Cuántas enfermeras profesionales se requieren para un servicio de pediatría con 20 camas?

Respuesta: El indicador según el perfil establece que para un servicio de pediatría, el 80% debe ser profesional, esto nos da un total: 10 profesionales y 3 no profesionales.