Fundamentos Clave para la Gestión Exitosa de Proyectos
Activos de Procesos de la Organización
Son los procesos y procedimientos internos de la organización, incluyendo:
- Procesos estándar de la organización.
- Políticas y definiciones de procesos.
- Base de conocimiento corporativa.
- Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
Factores Ambientales de la Organización
Son elementos externos e internos que influyen en el proyecto:
- Externos: Del cliente, estándares gubernamentales o de la industria, reglamentos.
- Internos: De la propia organización.
Juicio de Expertos (Expert Judgment)
Experiencia proporcionada por personas con conocimientos especializados en un área específica.
Administración de Proyectos
Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con las expectativas y objetivos. El responsable es el director del proyecto, quien debe vigilar el desempeño y el rendimiento del equipo.
Proyecto
Esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado único, que se desarrolla gradualmente y tiene un inicio y un final definidos.
Ciclo de Vida de un Proyecto
Serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son secuenciales, se dividen por objetivos, son acotadas y abarcan desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado.
Ciclo de Vida de la Administración de Proyectos
Describe las acciones necesarias para administrar un proyecto. Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio, mientras que la influencia de los interesados, los riesgos y la incertidumbre son mayores.
Triple Restricción Extendida
Se establece al inicio, se perfecciona durante la planificación y es responsabilidad del director del proyecto. Debe ser clara y alcanzable.
Programa
Conjunto de proyectos que poseen un objetivo en común.
Portafolio
Conjunto de programas o proyectos alineados con los objetivos estratégicos de una organización. Son inversiones planificadas, medibles, clasificadas, priorizadas, con metas definidas y que permiten autorizar y asignar recursos.
Estructuras Organizacionales
Orientada a Proyectos
Los equipos suelen trabajar en el mismo lugar físico.
- Ventajas: Organización eficiente, lealtad al proyecto, buena comunicación.
- Desventajas: Incertidumbre al finalizar el proyecto, duplicación de funciones.
Funcional
Cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades. Cada departamento actúa como una entidad independiente.
- Ventajas: Un solo jefe, especialización.
- Desventajas: Director de proyectos sin autoridad para gestionar recursos y presupuesto.
Matricial
Combina la estructura funcional con una estructura orientada a proyectos, utilizando recursos de toda la organización. Se tienen dos jefes.
- Ventajas: Control sobre los recursos, mantenimiento del puesto funcional al finalizar el proyecto.
- Desventajas: Administración adicional, conflicto de prioridades entre gerentes funcionales y director de proyecto.
Tipos de Estructura Matricial
Matricial Fuerte
El director de proyecto tiene más poder que el gerente funcional.
Matricial Débil
El gerente funcional tiene más poder que el director de proyecto.
Matricial Equilibrada
El director de proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones.
Coordinador
Poca autoridad para tomar decisiones.
Gestor o Expendedor
Sin autoridad para tomar decisiones.
Roles Clave
Gerente Funcional
Gestiona un área de la empresa y resuelve problemas. Se diferencia del director de proyecto en que este último se enfoca en alcanzar los objetivos del proyecto y en ser proactivo para evitar problemas.
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Oficina de Apoyo (Básica)
Rol consultivo, almacenamiento de información. Nivel de control bajo.
Oficina de Control (Intermedia)
Exige cumplimiento de metodologías. Nivel de control medio.
Oficina Directiva (Avanzada)
Responsabilidad directa en el éxito o fracaso de proyectos, planificación y ejecución de recursos. Nivel de control muy alto.
Procesos de Inicio del Proyecto
Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, el patrocinador (sponsor) asigna al director del proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.