Funciones Directivas y Contabilidad Empresarial

Funciones Básicas de la Dirección

La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados. El directivo, por tanto, ha de combinar los factores humanos y los factores materiales que conviven en la empresa de la mejor manera posible para conseguir los objetivos, sin perder de vista el entorno, siempre cambiante. Para llevar a cabo esta tarea, la dirección necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles.

La Planificación

Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. En este proceso, la empresa debe fijar sus metas y objetivos que, mediante el establecimiento de las políticas de empresa, procedimientos, reglas y presupuestos, permitan alcanzarlos. El proceso de planificación debe realizar un análisis de la situación de partida, fijar los recursos necesarios estableciendo los objetivos, subobjetivos y metas a alcanzar, definiendo y evaluando diferentes líneas de actuación para elegir la mejor posible y controlando y determinando las posibles desviaciones.

La Organización

Es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa. Se debe definir e identificar claramente la organización formal de la empresa a la vez que considerar la importancia de la organización informal para el mejor funcionamiento de la misma, fijando mediante el correspondiente organigrama las relaciones de autoridad y dependencia de las personas que la forman. Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los puntos más importantes es la comunicación interna, que puede ser vertical (ascendente o descendente) y horizontal.

Gestionar

Consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Ello implica fijar los diferentes niveles de dirección de la empresa que permitan optimizar la toma de decisiones de la misma para alcanzar sus metas, utilizando las distintas técnicas existentes para las mismas, como, por ejemplo, la matriz de decisión.

Controlar

Consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales (en los niveles más altos de la organización, alta dirección) como en los subobjetivos más concretos (en los niveles más bajos, niveles de gestión). Para llevar a cabo un buen control, se han de seguir varias fases o etapas: se han de marcar unos estándares, es decir, unas medidas que se consideren normales. Se han de medir las actividades, es decir, una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente. Y, por último, se han de corregir las desviaciones obtenidas, es decir, una vez que se han detectado las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado. Existen diferentes técnicas de control, como son la auditoría, el control del presupuesto, la estadística, etc.

La Contabilidad como Sistema de Información; Normalización y Libros Contables

La contabilidad es la ciencia que orienta a los sujetos económicos (empresarios individuales y sociedades) para que estos coordinen en libros y registros adecuados la composición de su patrimonio, así como las operaciones que estructuran y varían dicho patrimonio. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información económica a diferentes niveles y tipos de usuarios en la empresa: directivos, propietarios, acreedores, etc. Las funciones básicas establecidas por el sistema de información contable son:

Identificar los hechos económicos.
Valoración de los hechos contables en unidades monetarias.
Anotación y registro de los hechos acaecidos.
Elaboración de informes o estados contables para la toma de decisiones.

El conjunto de elementos patrimoniales es tan grande y heterogéneo que hacen difícil su identificación y denominación. La normalización contable permite la unificación de criterios y normas contables mediante la adopción de unas normas aplicables a todas las empresas. La normalización contable se concreta en un plan de cuentas. El Plan General de Contabilidad es una disposición que establece el marco técnico básico para la normalización contable en España. Su fin es conseguir que la información contable de las empresas sea transparente, fiable y comparable. El PGC se aprobó mediante el Real Decreto 1514/2007 de 16 de noviembre, y es de aplicación obligatoria para todas las empresas.

El PGC consta de 5 partes:

1ª parte: Marco Conceptual de la Contabilidad

Contiene una serie de normas generales, principios y criterios contables de aplicación obligatoria para las empresas.

2ª parte: Normas de Registro y Valoración

Estas normas desarrollan y concretan las normas y principios contenidos en la 1ª parte del PGC, y son de obligado cumplimiento para las empresas.

3ª parte: Cuentas Anuales

Contiene las normas para elaborar las cuentas anuales. El PGC establece dos modelos para su elaboración: el normal y el abreviado. Esta parte del PGC es de aplicación obligatoria.

4ª parte: El Cuadro de Cuentas

Contiene cuentas clasificadas en grupos (codificados con 1 dígito) y distintos subgrupos (codificados con 2 dígitos). El PGC consta de 9 grupos de cuentas (el PGC de las PYMES de 6 grupos). Esta parte no es de aplicación obligatoria.

5ª parte: Definiciones y Relaciones Contables

Contiene las definiciones de las cuentas, y las relaciones contables entre las mismas. Tampoco esta parte es de aplicación obligatoria.

También existe un Plan General de Pequeñas y Medianas Empresas, aprobado por Real Decreto 1515/2007 de 16 de noviembre.

Libros Contables

Los empresarios están obligados a llevar una contabilidad organizada que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Libros Obligatorios

Los empresarios llevarán obligatoriamente un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales. Las sociedades mercantiles también llevarán un libro de actas. Los libros obligatorios deben ser legalizados y sellados en el Registro Mercantil de la localidad del empresario.

Libro Diario: Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa. Será válida también la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.
Libros de Inventarios y Cuentas Anuales: Se abre con un balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Al final del ejercicio, este libro recogerá las cuentas anuales.
Libro de Actas (para las sociedades mercantiles): En él constan todos los acuerdos tomados por las juntas.

Libros Voluntarios

Libros voluntarios que se consideren oportunos, como, por ejemplo, el libro mayor. El libro mayor ha dejado de ser obligatorio. Su misión es la de agrupar las operaciones por cuentas, y en los procedimientos clásicos de la partida doble se realiza pasando los asientos del diario a las cuentas que afecten del mayor.

Estructura Económica y Financiera

Estructura Económica

Se refiere a las inversiones de la empresa. Contablemente, es el activo de la empresa. Las masas patrimoniales se pueden agrupar según el tiempo de permanencia en la empresa. Según este criterio, los elementos del activo se pueden clasificar en activo corriente y activo no corriente.

1. Activo No Corriente

Está formado por aquellos elementos del patrimonio vinculados a la empresa durante más de un ejercicio económico. Está formado a su vez por distintas masas patrimoniales:

Inmovilizado: compuesto por elementos que posibilitan la actividad productiva, se trata de bienes adquiridos con carácter de permanencia. Agrupa las inversiones que la empresa hace en el activo. En esta masa se incluyen los inmovilizados materiales (como construcciones, maquinaria, mobiliario), los movilizados intangibles (como patentes) y las amortizaciones del inmovilizado. Inversiones financieras a largo plazo: se componen de cualquier inversión en activos a largo plazo (como bonos, obligaciones, deuda pública) o en participaciones del capital (acciones) que se realicen con una permanencia superior a 1 año. Inversiones inmobiliarias: se compone de aquellas inversiones en bienes inmuebles que no intervengan en la actividad de la propia empresa, como locales, naves, viviendas, etc. 2. ACTIVO CORRIENTE, está formado por elementos que se encuentran en constante rotación, es decir, que se renuevan varias veces en un mismo ejercicio económico. Esta formado a su vez distintas masas patrimoniales: Existencias: compuestas por aquellos materiales que se utilizan en la elaboración de un producto, o bien por las mercaderias ya elaboradas. Por ej. Mercaderias. Deudores comerciales: representan los créditos y derechos a favor de la empresa. Comprenden las situaciones en las que se venden bienes o se prestan servicios y no se cobran, por ejemplo, clientes… Efectivo: formado por aquellos elementos que por el hecho de ser liquidos, tienen una disponibilidad inmediata. Por ej. Bancos. ESTRUCTURA FINANCIERA: hace referencia al patrimonio neto y al pasivo de la empresa. Representa la financiación de la empresa. 1. PATRIMONIO NETO, representa los recursos propios. La parte principal es el capital. También se incluyen las reservas, el resultado del ejercicio antes de distribuirse, etc., 2. PASIVO NO CORRIENTE, formado por elementos del patrimonio que suponen deudas que la empresa tiene que devolver a largo plazo, por ej. Deudas a L/P con entidades de crédito, proveedores del inmovilizado a L/P, etc., 3. PASIVO CORRIENTE, formado por deudas que tiene la empresa que devolver a corto plazo, es decir, en un periodo de tiempo inferior a 1 año, por ej. Proveedores, acreedores por prestación de servicios, etc.,

TEMA 20 LAS CUENTAS ANUALES. Las cuentas anuales de una empresa comprenden el Balance, la cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria, el Estado de cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos Efectivos. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos Efectivos no serán obligatorios para las empresas que puedan formular Balance y Memoria Abreviados Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel (esta figura trata de transmitir la doble noción de imparcialidad y objetividad) del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Las cuentas anuales son obligatorias y se deben desarrollar de conformidad con el Código de Comercio, con lo previsto en el Texto Refundido de la ley de Sociedades de Capital y en el PGC. Las cuentas anuales presentan dos estructuras: normal y abreviada. Las cuentas anuales de las sociedades anónimas, sociedades limitadas, sociedades laborales y las sociedades encomandita por acciones deberán adaptarse al esquema normal. Todas las sociedades que adopten el modelo normal deberán ser sometidas obligatoriamente a una auditoria. El modelo abreviado lo deberán adoptar los empresarios individuales y las sociedades que cumplan ciertas condiciones. Estas sociedades no están obligadas a auditar las cuentas. El balance comprende, con la debida separación el activo, el pasivo de la empresa y el patrimonio neto. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio. La memoria completa, amplia y comenta la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales. El estado de cambios en el patrimonio neto tiene dos partes: a) el estado de ingresos y gastos reconocidos, y b) el estado total en el patrimonio neto. El estado de flujos de efectivo informa sobre el origen y utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes Auditoria de cuentas Auditoría externa es la realizada por un auditor independiente. General-mente se ciñe a una auditoría financiera. examina si los estados financie. ros han sido redactados o no de acuerdo con los principios contables, y si reflejan o no la imagen fiel del patrimonio de la empresa. Excepcional-mente, también puede realizar la auditoria administrativa. Auditoria interna es la realizada por personal perteneciente a la propia empresa. El auditor interno debe ser lo más independiente posible, por ello depende de la alta dirección. El auditor interno se ocupa de la auditoria administrativa u operacional es decir, examina y evalua la efectividad de los procedimientos y medios utilizados: analiza la gestión de cada uno de los departamentos para con-trastar si cumplen los objetivos marcados por la dirección

TEMA 21 SITUACIONES PATRIMONIALES Desde un punto de vista contable, el patrimonio de una empresa siempre está en equilibrio, ya que debe coincidir con la suma del neto más el pasivo: activo = neto + pasivo. Este equilibrio contable nada nos indica sobre la estabilidad financiera de la empresa o sobre posibles desequilibrios entre su estructura económica y financiera. Desde un punto de vista de equilibrio financiero, varias son las situaciones posibles: 1) Equilibrio total. Representa la máxima estabilidad financiera. Todo el activo está financiado con PN y, por tanto, no hay deudas. Esta situación de ausencia de deudas no suele darse en la práctica. 2) Estabilidad financiera. Lo normal es que las empresas financien sus activos no solo con PN, sino también con recursos ajenos. Dentro de este supuesto, la situación óptima y más frecuente es la de estabilidad financiera, los recursos permanentes financian las inversiones del activo no corriente más una parte del activo corriente. 3) Desequilibrio financiero a corto plazo. A veces, las empresas acumulan deudas a corto plazo por encima de lo deseable y comienzan los desequilibrios financieros. En la que el fondo de maniobra es negativo. Motivos: situaciones coyunturales que impiden pagar a tiempo. Si la situación es transitoria y la empresa restablece el equilibrio, no habrá problemas. Pero si la situación se mantiene y la empresa prevé que no podrá hacer frente a sus deudas, deberá solicitar al juez la paralización de sus pagos durante un tiempo para tratar de recuperarse. 4) Desequilibrio total. En esta situación la empresa carece de fondos propios, es decir, está descapitalizada como consecuencia de pérdidas de ejercicios anteriores que han ido absorbiendo el neto patrimonial. Se trata de una situación conocida como la quiebra técnica, que solo tiene una salida: la liquidación de la empresa, ya que implica la existencia de unas deudas superiores a los bienes que se poseen. Por lo general, antes de llegar a la quiebra, los síntomas son evidentes. La contabilidad permite a los administradores conocer la situación de la empresa y adoptar las medidas oportunas en cada momento. Además, antes de llegar a una situación tan extrema, el empresario debe solicitar el concurso de acreedores como medida de emergencia y evitar que el problema vaya a más. EL CONCURSO DE ACREEDORES Se trata de un procedimiento que pretende reorganizar la gestión de una empresa insolvente de modo que pueda volver a ser viable y que los acreedores recuperen sus deudas. Si la solicitud la presenta la empresa insolvente, se denominará concurso voluntario. Se denominará concurso necesario si la solicitud la presenta un acreedor. Una vez declarado el concurso, se suspenden todos los pagos y no corren los intereses de las deudas. El juez toma las riendas de la empresa y delega en unos administradores. FASES DEL CONCURSO 1) Evaluación de la situación. En esta fase, los administradores determinarán, en un plazo de dos meses, el conjunto de bienes y derechos de la empresa (masa activa) destinado a satisfacer a los acreedores (masa pasiva) 2) Dos alternativas: Convenio de acreedores. Con él se pactó un acuerdo con los acreedores para reducir el importe de la deuda (quita o perdón), y para aplazar los pagos (espera), de tal forma que el empresario insolvente tenga más tiempo para recuperarse. La liquidación de la sociedad. La resolución por liquidación de la empresa tiene lugar cuando no es posible llegar a un acuerdo con los acreedores, o no se cumple el convenio pactado, o si la empresa quiere la liquidación.