Funciones de la planificación
El proceso de planificación – TEMA 3
Es la primera de las actividades que el proceso administrativo. Consiste en el establecimiento de las metas y objetivos (relacionar situaciones reales actuales con futuras favorables)
De la empresa y en identificar y seleccionar las acciones más idóneas a poner en marcha para alcanzarlos. Para ello recopila información sobre las variables que pueden afectar al desarrollo de la actividad de la empresa y lleva a cabo medidas de previsión (anticipa imprevistos que puedan surgir a raíz de dichas variables y los ataja) para trazar distintos planes que lleven al logro de los objetivos y finalmente seleccionar el que se considere óptimo.
Elementos de la planificación:
- Misión o propósito: es la “razón de ser” de la empresa. Describe qué aporta la empresa a la sociedad mediante su actividad principal.
- Objetivos o metas: fines concretos y cuantificables a alcanzar en un tiempo definido.
- Estrategia: curso de acción determinado de forma anticipada, con la finalidad de asegurar la consecución de los objetivos de la empresa.
- Políticas: son criterios generales que sirven de pautas para la toma de decisiones y facilitan la implementación de las estrategias.
- Procedimientos: es una secuencia definida, paso a paso, de actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido para operar sobre problemas estructurados.
- Reglas: instrucciones muy específicas y rígidas, no admiten interpretación y su incumplimiento conlleva sanciones.
- Programa: esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que han de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de ellas.
- Presupuestos: es un plan que recoge todas las operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos monetarios. Constituye la base objetiva de la función de control, ya que expresa el coste de un determinado programa en términos numéricos.
Objetivos: fines concretos de la actividad empresarial. Sus carácterísticas son:
- Mesurables: objetivos cuantificables para facilitar la función de control, que no esté sujeta a la subjetividad.
- Realizables: fijados con Realismo, objetivos inalcanzables supondrían desanimar, mientras que objetivos excesivamente fáciles fallarían en su función de estímulo de los esfuerzos.
- Flexibles: se deben adaptar a los cambios inesperados del entorno.
- Comprensibles: deben tener una definición clara, entendible y precisa, sin prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Requisitos para que el control sea efectivo:
- Estándares realistas y válidos: establecidos de manera realista, teniendo en cuenta variables como el tamaño de la empresa o su importancia en el mercado. Unos estándares poco realistas no sirven para comparar evaluar eficazmente los resultados obtenidos.
- Sistema de comunicación eficaz:Las desviaciones deberán ser detectadas y comunicadas lo más rápidamente posible y la información deberá llegar al punto que se requiera en el momento oportuno.
- Conocimiento y aceptación del sistema de control:Las partes involucradas en el proceso de control deben comprender qué se pretende con él.
Etapas en el proceso de planificación
Tomar conciencia del problema
El proceso de planificación se inicia con la constancia de la necesidad de hacerlo. Debe de haber un hecho o unos signos que sugieran al directivo que la planificación mejorará su situación.
Se trata de provocar situaciones favorables o evitar situaciones desfavorables.Establecimiento de objetivos
Fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla. Tales objetivos deberán expresar sus deseos en cuestiones como cuota de mercado, rentabilidad o ventas para el horizonte temporal de la planificación.Análisis de contingencias
Se anticipará el papel de la empresa en su entorno;
Se llevarán a cabo los trabajos de previsión;
Y se derivarán de los correspondientes estudios de las distintas variables externas a la empresa, las oportunidades, las amenazas, y los puntos fuertes y débiles. Es una etapa de recogida de información.Definición de líneas alternativas
Se investigan y determinan los posibles planes alternativos.
Los criterios de eficiencia y efectividad llevarán a que el número de alternativas presentado no sea ni demasiado pequeño ni excesivamente grande.Evaluación de alternativas
Consiste en valorar cada una de las alternativas establecidas en la fase anterior. Expresables en términos cuantitativos, considerarán los inconvenientes y las ventajas de los distintos planes en cuanto a costes, ingresos, riesgos, etc., de manera que sea posible clasificarlas según distintos criterios que posibiliten la elección de una de ellas.Selección de una alternativa
Según el criterio que considere más importante, la empresa seleccionará el plan que mejor se adapte a dicho criterio.Formulación de planes derivados
Se fijan los planes secundarios necesarios para desarrollar el plan básico.Presupuestación
Constituye la fase final, traducíéndose todos los planes a términos monetarios.
Tipos de objetivos:
Estratégicos
Metas de la organización a largo plazo que ayudan a convertir la visión, amplia y general, en planes y proyectos más específicos.
Éstos ponen los puntos de referencia más importantes para el éxito.Operativos
Son los puntos de referencia de los proyectos diarios, semanales o mensuales que implementan grandes objetivos estratégicos.
Proporcionan un medio para descomponer un objetivo estratégico más amplio en tareas realizables.
- Estratégicas: propias de la alta dirección. Tienen gran transcendencia para la organización, a la que afectan de forma global
- Tácticas: corresponden a un nivel jerárquico intermedio. Se utilizan menos recursos y es un periodo de tiempo menor.
- Operativo: representan el nivel de regulación directa del flujo de operaciones de la organización. Son rutinarias.