Funciones de la planificación
El control en la empresa
Requisitos para que el control sea efectivo:
- Estándares realistas y válidos: establecidos de manera realista, teniendo en cuenta variables como el tamaño de la empresa o su importancia en el mercado. Unos estándares poco realistas no sirven para comparar evaluar eficazmente los resultados obtenidos.
- Sistema de comunicación eficaz: Las desviaciones deberán ser detectadas y comunicadas lo más rápidamente posible y la información deberá llegar al punto que se requiera en el momento oportuno.
- Conocimiento y aceptación del sistema de control: Las partes involucradas en el proceso de control deben comprender qué se pretende con él. Un sistema de control que es difícil de comprender puede ocasionar errores innecesarios y empleados frustrados.
- Comunicación inmediata de las modificaciones: en cuanto se modifica un procedimiento para corregir una desviación debe comunicarse inmediatamente al resto de administradores para que lo tengan en cuenta.
Características que han de tener los objetivos:
Objetivos:
fines concretos de la actividad empresarial. Sus carácterísticas:
Mesurables
Objetivos cuantificables para facilitar la función de control, que no esté sujeta a la subjetividad.Realizables
Fijados con Realismo, objetivos inalcanzables supondrían desanimar, mientras que objetivos excesivamente fáciles fallarían en su función de estímulo de los esfuerzos.Flexibles
Se deben adaptar a los cambios inesperados del entorno.Comprensibles
Deben tener una definición clara, entendible y precisa, sin prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
El proceso de planificación
Es la primera de las actividades que el proceso administrativo. Consiste en el establecimiento de las metas y objetivos (relacionar situaciones reales actuales con futuras favorables)
De la empresa y en identificar y seleccionar las acciones más idóneas a poner en marcha para alcanzarlos. Para ello recopila información sobre las variables que pueden afectar al desarrollo de la actividad de la empresa y lleva a cabo medidas de previsión (anticipa imprevistos que puedan surgir a raíz de dichas variables y los ataja) para trazar distintos planes que lleven al logro de los objetivos y finalmente seleccionar el que se considere óptimo.
Principios de la planificación:
Contribución a los objetivos
El fin de la planificación es lograr los objetivos de la empresa, facilitando su consecución.
Primacía de la planificación
Ésta siempre precede a las restantes funciones administrativas:
Organización, dirección y control.
Extensión de la planificación
Constituye una función propia de todo administrador, aunque su carácter y amplitud varíen según el grado responsabilidad de éste en la empresa.
Eficiencia de los planes
Gran importancia de la eficiencia en la realización de los planes, medida como su contribución al logro de los objetivos en contraposición al coste.
Etapas en el proceso de planificación
Tomar conciencia del problema
El proceso de planificación se inicia con la constancia de la necesidad de hacerlo. Debe de haber un hecho o unos signos que sugieran al directivo que la planificación mejorará su situación.
Se trata de provocar situaciones favorables o evitar situaciones desfavorables.Establecimiento de objetivos
Fijará una primera aproximación sobre la situación futura deseada, estableciendo los objetivos que permitan alcanzarla. Tales objetivos deberán expresar sus deseos en cuestiones como cuota de mercado, rentabilidad o ventas para el horizonte temporal de la planificación.Análisis de contingencias
Se anticipará el papel de la empresa en su entorno;
Se llevarán a cabo los trabajos de previsión;
Y se derivarán de los correspondientes estudios de las distintas variables externas a la empresa, las oportunidades, las amenazas, y los puntos fuertes y débiles. Es una etapa de recogida de información.Definición de líneas alternativas
se investigan y determinan los posibles planes alternativos.
Los criterios de eficiencia y efectividad llevarán a que el número de alternativas presentado no sea ni demasiado pequeño ni excesivamente grande.Evaluación de alternativas
Consiste en valorar cada una de las alternativas establecidas en la fase anterior. Expresables en términos cuantitativos, considerarán los inconvenientes y las ventajas de los distintos planes en cuanto a costes, ingresos, riesgos, etc., de manera que sea posible clasificarlas según distintos criterios que posibiliten la elección de una de ellas.Selección de una alternativa
según el criterio que considere más importante, la empresa seleccionará el plan que mejor se adapte a dicho criterio.Formulación de planes derivados
Se fijan los planes secundarios necesarios para desarrollar el plan básico.Presupuestación
Constituye la fase final, traducíéndose todos los planes a términos monetarios.
Adaptación mutua
El trabajo se coordina mediante la comunicación, informal y directa entre los empleados. Requiere necesariamente un mínimo de conocimientos comunes, y permite responder de forma flexible a las necesidades expresadas durante la ejecución del trabajo. Se suele utilizar en organizaciones sencillas.Supervisión directa
Según la organización crece y define su división de tareas, exige la aparición la supervisión directa, en la que una persona responde del trabajo de los demás, emitiendo órdenes y controlando sus acciones.
Implica el establecimiento de una jerarquía (conexión entre superiores y subordinados, sus fundamentos son autoridad, responsabilidad y comunicación formal)
.Normalización de habilidades
Si las tareas a realizar son complejas, admiten infinitas combinaciones y existen variables imprevisibles.
Las habilidades se estandarizan cuando está especificado el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo. Aquí, lo que se estandariza es el trabajador, más que el trabajo o los resultados. Normalmente, el individuo recibe esta preparación en instituciones ajenas a la propia organización (universidades, academias) antes de incorporarse a ella.Estandarización de las normas
Los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y valores y, por tanto, logran coordinarse y mantenerse unidos a partir de este hecho.
Una vez que el individuo se identifique fuertemente con las creencias comunes de la organización, se le puede dar un grado considerable de libertad para tomar decisiones.