Filosofia de la auditoria operativa
LA INVESTIGACIÓN OPERATIVA Y SU INTERVENCIÓN EN AUDITORÍA OPERATIVA
La investigación operativa es amplia dentro de la participación de la organización o empresa; interviene en las diferentes áreas que la conforma. Es así que la investigación operativa se encuentra con la auditoría operativa, dándose muchas similitudes de los objetivos y fines que se proyecta. Para ello la investigación operativa tiene que tomar en cuenta conceptos básicos de la auditoría operativa, tales como:
AUDITORÍA INTERNA:
Es aquella actividad independiente y objetiva de aseguramiento, es la que ayuda a la organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, dirección, riesgos, etc.
AUDITORÍA EXTERNA
Es también conocida como la auditoría independiente dedicada a la revisión de información financiera y de la gestión empresarial, efectuada o realizada por personal independiente, tanto en forma económica y sin ningún tipo de relación con la organización, la cual es considerada la más importante.
CONCEPTO DE AUDITORIA
Es el examen, evaluación que se realiza a un determinado período de gestión de una empresa u organización, con la finalidad de establecer si no ha cumplido o no con los objetivos planteados. Si hablamos específicamente de la auditoría operativa, entonces la evaluación estará orientada a verificar si la empresa ha utilizado de manera eficiente y eficaz todos los recursos que se le asignado.
La auditoría cumple en su trabajo con tres tiempos: los auditores previos, la concurrente y lo posterior.
AUDITORÍA PREVIA
– Es la que se encarga de hacer el examen y evaluación antes de que ocurran los hechos, es decir es más que nada preventivo, es advertir sobre futuras acciones.
AUDITORÍA CONCURRENTE
– Es aquel examen y evaluación en tiempo presente, es decir cuando vienen ocurriendo los hechos, de tal modo que se dejen de realizar acciones que no corresponda.
AUDITORÍA POSTERIOR
Es aquel examen y evaluación que ya ocurrieron los hechos, aquí se determinan responsabilidades.
Ejemplo:
El gobierno Regional de Ayacucho a través de la oficina de abastecimiento pretende comprar gran cantidad de materiales para la construcción de una carretera. Diga usted como estaría representada le auditoría previa, concurrente y posterior.
*LA AUDITORÍA PREVIA estaría dada con la visita del equipo auditor a la oficina de abastecimiento para indicarle e informarle que existen normas y procedimiento para la adquisición de materiales, tales como: la ley de contrataciones y adquisiciones del estado, normas que emiten la OSCE.
*LA AUDITORÍA CONCURRENTE es cuando es por la visita del equipo auditor a la oficina de abastecimiento para verificar si en los procesos de compras de materiales que viene realizando se está llevando a acabo de acuerdo a las normas establecida en la ley de contratación de adquisición del estado y las leyes emitidas por la OCSE. Es en tiempo presente.
* AUDITORÍA POSTERIOR
Es aquella cuando el equipo auditor realiza la evaluación o el examen a hechos pasados para determinar si se realizaron conforme a la norma y en este caso determinar si las adquisiciones que realizó el gobierno regional en la compra de materiales se aceptó de acuerdo a la leyde contratación de adquisición de estado y las normas emitidas por la OCSE.
La investigación operativa entonces podemos definirla como el trabajo previo que se realiza antes que se de la Auditoría
Operativa.
Para realizar la Auditoría Operativa:
Tenemos que tener en cuenta los siguientes:
1. Evidencias físicas. Ej.: Si vamos a los almacenes
2. Evidencias Documentada Ej.: los procesos, actas, órdenes de compra, etc
3. Evidencia obtenida en los registros contables. Ej.: si se ha comprado mercadería
4. Evidencia en los análisis comparativos de los documentos
5. Evidencia de por medio de las computadoras
6. Evidencia por medio de las entrevistas orales
La auditoría operativa para concluir deberá tener su informe de auditoría, en la cual el equipo auditor debe de tener un especial cuidado en la redacción y presentación del informe. Este informe deberá contener las conclusiones y las recomendaciones.
LA INVESTIGACION Y SU RELACION EN EL TRABAJO CON LA AUDITORIA OPERATIVA
Tanto la investigación operativa como la auditoría operativa, para relacionar y coordinar sus trabajos tiene muchas limitantes, entre ella podemos mencionar las siguientes:
-Costos muy elevados
-Tiempo excesivo que demanda su ejecución (eficiencia, eficacia y producción de todas las áreas, y como abarca todas las áreas)
-Crecimiento de las empresas y su complejidad
-Criterio de evaluación
¿Qué aspecto debe tomar en cuenta la auditoría operativa para evaluar lo establecido en la investigación operativa?
-Verificar si la empresa u organización cuenta con un organigrama estructurado, el cual esté aprobado y contenga las funciones en el MOF (MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES)
-Se debe tener en cuenta si la auditoría operativa involucrará a la totalidad de las dependencias de la organización.
-¿Están definidas las funciones dentro del MOF de una manera correcta?
El MOF es muy importante para el auditor y revisara cuales son las funciones por área de acuerdo al MOF.
-Determinar si los diferentes cargos dentro de la empresa cuenta con personal calificado.
-Determinar si la asignación de responsabilidades están de acuerdo al cargo que desempeña.
-Determinar si los encargos dentro de las áreas están autorizadas para tomar decisiones.
PASOS PARA LA EJECUCION DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Se debe realizar el contrato con la empresa o entidad que va a realizar el trabajo de auditoría; en este primero paso se seleccionará bajo criterios a la mejor auditora, teniendo en cuenta los beneficios que traerá para la empresa.
Entrevista inicial
La empresa auditora visitará a la empresa auditada para conocer la distribución de la planta, equipo, personal, funciones, etc.
Planeamiento
En base a la visita realizada a la empresa, el equipo auditor deberá planificar el trabajo a realizar, donde se establecerán tiempo a utilizarse para cumplir metas y objetivos.
Entrevista Final
Una vez realizada el trabajo por parte del equipo auditor de tal manera tendrá que realizar una entrevista al personal involucrado, de tal manera que éstos tengan la oportunidad de realizar sus correspondientes descargas y así mejorar el trabajo de auditoría.