Fases del Proceso Administrativo: Organización, Dirección y Control

Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. Estas fases se interrelacionan y forman un proceso integral.

Clasificación del Proceso Administrativo

División de cuatro elementos (George Terry): Una de las formas más comunes de agrupar los elementos del proceso administrativo es la que considera cuatro fases:
1. Planeación
2. Organización
3. Ejecución
4. Control
Diversos criterios de división: Es importante destacar que existen diferentes criterios para dividir y separar los elementos de la administración, ya que toda división es, en cierto modo, arbitraria y con fines de estudio. Aunque el número de elementos puede variar según el autor, los objetivos que se persiguen son los mismos.
División de cinco elementos (Fayol): Henry Fayol sostuvo que la organización es una entidad abstracta dirigida por un sistema racional de reglas y autoridad, justificando su existencia a través del logro de objetivos. Fayol propuso cinco elementos:
1. Prever
2. Organizar
3. Mandar
4. Coordinar
5. Controlar

Organización

La organización es la parte de la administración que implica establecer una estructura intencionada de los roles que los individuos desempeñarán en una empresa. Esta estructura es intencionada porque debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para cumplir las metas, asignando dichas tareas a las personas mejor capacitadas.

La organización empresarial opera en tres niveles:
- Institucional: Superestructura de la empresa, formato organizacional y procesos de comportamiento.
- Intermedio: Agrupación de unidades o subsistemas (departamentos o divisiones).
- Operacional: Estructura de posiciones y actividades en los cargos.

Dirección

(La sección de «Dirección» solo contiene un título en el original, se sugiere desarrollar más este punto para un mejor entendimiento del proceso administrativo).

DIRECCIÓN

Control

Pasos del Proceso de Control

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivas.
Retroalimentación.

Principios del Control

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente. La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
De la oportunidad: El control debe ser oportuno, es decir, aplicarse antes de que se produzca el error, para poder tomar medidas correctivas con anticipación.
De los objetivos: El control existe en función de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El sistema de control debe justificar el costo (en tiempo y dinero) en relación con las ventajas reales que ofrece.
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, para reducir costos y tiempo.
De la función controladora: La función controladora no debe comprender a la función controlada.

Técnicas de Control

Contabilidad
Reportes e informes
Gráficas y diagramas
Auditorías
Gráfica de Gantt: Herramienta para controlar el desarrollo de actividades y el tiempo que implica cada una.
CPM (Critical Path Method – Método de la Ruta Crítica): Método para fijar el tiempo más conveniente de duración de un proyecto, buscando el mínimo costo posible.
Auditoría: Aunque el término suele asociarse a la detección de fraudes, las auditorías tienen aplicaciones más amplias, como validar la honradez de los estados financieros y proporcionar una base para decisiones gerenciales.