Factores Clave y Estructura Organizacional en la Dirección de Proyectos
Consideraciones Clave en la Dirección de Proyectos
Los proyectos se llevan a cabo en un contexto más amplio que sus propios límites, por lo que es importante considerar:
- La estructura del proyecto.
- El impacto del trabajo operativo.
- La influencia de los interesados (stakeholders) en el proyecto.
- La estructura organizacional.
¿Quiénes son los Interesados en el Proyecto?
Son personas y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.
Las Expectativas de los Stakeholders
El Project Manager (PM) debe identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.
El PM y las Expectativas de los Stakeholders
Si se falla en esta identificación, puede extenderse el tiempo del proyecto e incrementarse los costos sustancialmente.
Los interesados en el proyecto a menudo tienen objetivos muy diferentes o contrarios. Balancearlos es responsabilidad del PM para asegurarse de que el equipo del proyecto interactúe con los stakeholders de una manera cooperativa y profesional.
Interesados Clave en el Proyecto
- Cliente/Usuario: La persona u organización que utilizará el producto, servicio o resultado del proyecto.
- Patrocinador: La persona o grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.
- Administradores de Portafolio: Responsables por el más alto nivel de gobernabilidad de un grupo de proyectos o programas.
- Administradores de Programas: Responsables por la administración relativa a proyectos coordinados con un objetivo en común.
- PMO: Puede ser un interesado en el proyecto si tiene responsabilidad directa o indirecta con el resultado del proyecto.
- PM: Debe ser capaz de entender el detalle del proyecto y administrarlo desde una perspectiva integral.
Factores Ambientales de la Organización
Se refieren a los factores ambientales externos e internos de la organización que rodean o tienen alguna influencia sobre el éxito del proyecto. Estos factores:
- Pueden mejorar o restringir opciones de la Administración del Proyecto.
- Pueden tener una influencia positiva o negativa en el resultado.
- Se consideran como entradas en la mayoría de los procesos de planeación.
Cultura y Estilo de la Organización
Son conocidas como “normas culturales” e incluyen el conocimiento común sobre cómo hacer el trabajo, qué es considerado aceptable y quién se considera una influencia para facilitarlo.
- Visión compartida, valores, normas, creencias y expectativas.
- Políticas, métodos y procedimientos.
- Visión de la relación de autoridad.
- Ética y horas de trabajo.
Áreas de Conocimiento en la Administración de Proyectos
La administración de proyectos se centra en las siguientes áreas clave:
- Integración
- Alcance
- Tiempo
- Costo
- Calidad
- Recursos Humanos
- Comunicación
- Riesgos
- Stakeholders
- Adquisiciones
Estructura Organizacional y su Influencia en los Proyectos
La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir proyectos. Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.
Organización Funcional
La organización funcional clásica consiste en una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior, los miembros de la plantilla se agrupan por especialidades. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en unidades funcionales específicas. Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás departamentos.
Organización Matricial
Las organizaciones matriciales reflejan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.
Organizaciones Matriciales Débiles
Mantienen muchas de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador o facilitador. Un facilitador de proyectos trabaja como ayudante y coordinador de comunicaciones. El facilitador no puede tomar o hacer cumplir las decisiones de manera personal. Los coordinadores de proyectos tienen poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta autoridad y dependen de un gerente de nivel superior.
Organizaciones Matriciales Fuertes
Tienen muchas de las características de la organización orientada a proyectos: tienen directores de proyecto con dedicación plena y con una autoridad considerable, así como personal administrativo dedicado a tiempo completo.
Organización Matricial Equilibrada
Reconoce la necesidad de contar con un director de proyecto, pero no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiamiento.
Organización Orientada a Proyectos
En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo de los proyectos, y los directores de proyecto tienen bastante independencia y autoridad.
Organización Combinada
El equipo puede incluir personal a tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos e incluso funcionar fuera de la estructura formalizada estándar de dependencia durante el período de ejecución del proyecto.