Eventos Gerencia
Evento:
Una actividad organizada en un lugar particular, en un momento único en el tiempo, celebrado con ceremonia y ritual para satisfacer determinadas necesidades.
Características de los eventos
Tipos de eventos
1. Size Mini Eventos (<45), pequeños=»» (50-249),=»» medianos=»» (250-499),=»» grandes=»» (500-1999),=»» megaeventos=»» (=»»>2000). 2.Por su alcance (Familiares, locales, regionales,nacionales, internacionales). 3.Por su periocidad (Repetitivos, Aleatorios) 4.Por quien organiza (Gubernamentales, no gubernamentales y corporativos (empresas privadas). 5. Por su propósito (Celebración, Educación, marketing y reuníón).MICE (Meetings»reunión con fines empesariales, educativos o sociales», Incentivos»herramienta de gestión global que utiliza una experiencia de viaje excepcional, para motivar y/o reconocer a los participantes por aumentar los niveles de rendimiento en apoyo de los objetivos de la organización»Conferencias45),>»evento utilizado por cualquier organización para reunirse e intercambiar puno de vista, transmitir un mensaje, abrir un nuevo debate o dar publicidad a algún área de opinión sobre un tema específico» Exposiciones »presentación de productos o servicios a un público invitado con el objetivo de inducir una venta o informar al visitante.
Organización de un evento
Es un proceso que incluye la invetigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación de los eventos.Las 5 preguntas de la G.E
1.WHAT? (Tipo de evento) 2. WHY? (Motivación del evento) 3. WHEN? Antes, durante y después. 4. WHERE? Ciudad y Venue. 5.WHO? Asstentes.Estructura de la industria de eventos
1.Organizadores del evento (quien tiene voluntad de realizarlo 2. Empresas de gestión de eventos 3.Proveedores de industria de eventos 4. Propietarios o gestores de los lugares donde se realizan los eventos 5. Expositores 6. Organismos públicos dinamizadores.Convention Bureau son agentes privados públicos de promoción de los eventos turísticos en los destinos.
Criterios básicos de elección de un destino para un organizador
Hay que tener en cuenta la relación entre el evento y el lugar escogido, dentro de esta relación encontramos elementos intangibles como (-seguridad y estabilidad, -ambiente, -amabilidad, -eficiencia y confibiabilidad) y tangibles (servicios de apoyo, apoyo de la comunidad, organismos de apoyo, geografía, hoteles, transporte, paisajes, monumentos, venues) Dan importancia al destino frente cualquier otra variable. La mayoría de eventos tiene lugar en destino urbanos o resorts.Vínculos turismo de Negocio y Ocio
El destino de turismo de eventos (negocio) debe ser atractivo también para el ocio. Los vínculos entre ambos tipos de turismo son: 1. Los turistas de eventos pueden convertirse en turistas de ocio una vez acabados los eventos. 2. El programa social se puede alargar a antes/después del evento. 3. Los acompañantes llevan a cabo turismo de ocio, y una vez terminadas las sesiones de trabajo, se convierten en parejas de ocio.Análisis DAFO es una herramienta para ver los pasos y acciones futuras de un destino. Dentro del Análisis DAFO encontramos el Análisis Interno que tiene que ver con las fortalezas y debilidades, aspectos sobre los cuales tenemos algún control. Debemos hacer un análisis de Recursos, Actividades y Riesgos. Mientras que el Análisis Externo, mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentrar el destino en el mercado seleccionado. Debemos hacer un análisis del Entorno, Estructura de su industria, Grupos de intrés y el entorno visto en forma más amplia.
Plaificación estratégica de un evento
1.Desarrollo concepto del evento o intención de concursar. 2. Estudio de viabilidades 3. Decisión de hacer oferta o no(posibilidad de ser aceptada o rechazada) 4. Decisión de hacer Evento 5.Etablecer estructura organizativa. 6. Plan Estratégico.Carácterísticas principales organizativas de una estructura organizativa multiorganización o de un network structure
La creación de organizaciones virtuales que se unen rápidamente y se disuelven poco después de que se concluye un evento. Permite a la firma de gestión de eventos especializarse en la función de gestión y así ser cada vez más capaz en este ámbito. Eta estructura evita la necesidad de mantener un gran personal de eventos.Coste:
recurso sacrificado o consumido para logar un objetivo específico.Coste FIjo, es aquel que permanece invariable a pesar de cambios como el número de asistentes o el número de stands alquilados. Un coste indirecto es aquel gasto que no va asociado directamente al desarrollo del evento.
Causantes del Coste
I+D/Diseño/Producción/Marketing/Distribución/Atención al cliente.Cadena de Valor:
Es la secuencia de funciones empresariales donde se agrega a los productos una utilidad para el cliente. Tiene 6 funciones fundamentales: investigación y desarrollo, diseño, producción, marketing, distribución y servicio al cliente.6 etapas para asignar costes
1. Identificar la orden de trabajo, 2. Identificar los costes directos, 3. Seleccionar una base de asignación de costes. 4.Comutar el ratio de C.I por unidad de la base de asignación. 5. COmputar los C.I totales. 6. Computar los COstes Totales.Staging Event:
Es el flujo de los artistas intérpretes o ejecutantes, ponentes, catering y otros elementos del evento. Crea la experiencia del evento para el asistente, con tiene el Calendario de actuaciones. Depende de las expectativas del público, la restricción del lugar y la infraestructura, la disponibilidad de elementos de la puesta en escena y su relación entre sí, contiene la logística y la intención creativa del equipo del evento.Propietario del evento:
EL propietario legal de un evento puede ser considerado responsable de su propio evento y por ello, el mismo implica legalidad y obligaciones.
Contrato
Es el acuerdo con términos específicos entre dos o más personas o entidades en las que existe la promesa de hacer algo a cambio de un valioso beneficio como »consideración».Elementos del contrato
1. Oferta 2. Aceptación de esa oferta 3. Una promesa a realizar 4. Una »consideración» valiosa 5. Un tiempo o evento en el que el desempeño debe hacerse 6. Términos y condiciones 7. Actuación Duty of Care.Un principio jurídico fundamental aplicado a los eventos es el de tomar todos los cuidados razonables para evitar actos u omisiones que puedan »herir» a empleados, contratistas, usuarios, participantes, visitantes. Está cubierto por el área de la ley conocida como agravios.