Estructuras Organizacionales: Tipos, Características y Comunicación

La Organización: Concepto

Las organizaciones son sistemas sociales estructurados, compuestos por individuos coordinados y dirigidos por un conjunto de normas. Dentro de ellas, existe una diferenciación de roles, tareas, funciones y niveles jerárquicos, orientados hacia la consecución de objetivos específicos. Poseen límites más o menos precisos, manteniendo una relación permanente con su entorno y una relativa continuidad en el tiempo.

Características (Según Clegg y Hardy, 1996)

  • Estructuras descentralizadas.
  • Basadas en la comunicación y caracterizadas por la apertura, la confianza, la participación y el compromiso.
  • Toma de decisiones basada en el conocimiento “experto”.
  • División del trabajo más informal y flexible.
  • Su objeto se articula en torno a la prestación de servicios, la información y la producción automatizada.

Diferencias entre Organizaciones Tradicionales y con Diversidad

Organizaciones Tradicionales

  • Evitación de riesgos.
  • Se silencian las disensiones.
  • Cerradas.
  • Jerárquicas.
  • Baja prioridad a la valoración de las personas y a la flexibilidad.
  • Una “verdad”.
  • Competitivas.

Organizaciones con Diversidad

  • Tolerancia frente al riesgo.
  • Se admiten disensiones.
  • Abiertas.
  • Igualitarias.
  • Alta prioridad a las personas y flexibilidad.
  • Muchas “verdades”.
  • Cooperativas.

Estructuras Organizacionales

La estructura organizacional se refiere a las formas en que las organizaciones fragmentan el trabajo en diferentes tareas (diferenciación) para luego coordinarlas entre sí (integración). Define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo para que la organización logre sus objetivos.

Organización Formal

  • Responde a un diseño racional previo.
  • Su finalidad es el logro de los objetivos de la forma más eficaz y eficiente posible.
  • Hace explícitos los objetivos, delimita las líneas de autoridad y define las funciones.
  • El trabajador adoptará una actitud participativa y convergente.
  • Representada en un organigrama.

Organización Informal

  • Surge de forma espontánea a partir de la organización formal.
  • Su finalidad es cubrir las deficiencias y lagunas que se producen, desde el punto de vista psicológico, al aplicar el diseño de la organización formal, que no puede prever la gran cantidad de contingencias que se producen.
  • No tiene una estructura definida e institucionalizada, sino que dependerá de las acciones que se vayan a desarrollar en un momento dado y de los empleados que participen en ellas.
  • No existen objetivos explícitos.
  • Sus miembros pueden pertenecer a distintos niveles y áreas funcionales.
  • Es difícil de controlar por parte de la dirección, por lo que en cualquier momento puede bloquear la organización.
  • Representada en un sociograma.

Mecanismos de Coordinación

  1. Adaptación mutua.
  2. Supervisión directa.
  3. Estandarización.

Tipos de Estructuras Organizacionales

Organización Tradicional

  • El trabajo se divide en funciones, departamentos y tareas.
  • La unidad base de consecución de resultados es la persona y su trabajo.
  • Función del directivo: asignar tareas adecuadas, medir, evaluar, controlar y premiar resultados.
  • Principal ventaja: la excelencia funcional.
  • Principal defecto: la coordinación entre tareas, departamentos y funciones.

Organización Horizontal

  • El trabajo se organiza en torno a varios procesos de negocio o flujos de trabajo.
  • Objetivo: ligar las actividades de los empleados con las necesidades de clientes y proveedores.
  • Los equipos asumen la responsabilidad de gestión (sistemas de equipos jerárquicos).
  • Objetivo del directivo: mejora continua de resultados.
  • La información y la formación se proporcionan para generar determinados resultados.
  • Perfil del profesional: capaz de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo y mejorar continuamente.
  • El sistema premia el desarrollo de capacidades individuales y los resultados de equipo.

Desventajas/Limitaciones de las Organizaciones Horizontales

  • La estructura descentralizada puede conducir a un «barco suelto».
  • Número máximo de personas en una línea horizontal (<20).
  • Las organizaciones que intentan convertir una estructura vertical a una horizontal pueden enfrentar dificultades.

Organización en Red, Red Dinámica u Organización Modular

Consiste en un equipo central que desarrolla la estrategia y que, para ejecutarla, subcontrata externamente la mayor parte de sus funciones. Coordina la conexión entre los diversos subcontratistas.

Contrato Psicológico

Se refiere a la percepción de un acuerdo de intercambio implícito (no escrito, no formalizado) entre el empleador y el empleado. Alude al conjunto de expectativas y creencias recíprocas mantenido por las dos partes acerca de las obligaciones (todo aquello que cada parte debe hacer con respecto a la otra) y sus derechos (todo aquello que cada parte espera recibir en correspondencia de la otra).

Características del Contrato Psicológico

  • Carácter implícito.
  • Vinculado a las expectativas (de la organización hacia el individuo y de éste hacia la organización).
  • Diferente a los contratos “legales” dado su carácter cambiante.
  • Se renegocia permanentemente.
  • Contiene muchos aspectos que no suelen formar parte de los acuerdos formales, pero que cuentan mucho en la relación (ej. salario).

Funciones del Contrato Psicológico

  1. Reduce la incertidumbre.
  2. Disminuye el control y dirección de los trabajadores.
  3. Incrementa los sentimientos de participación de los empleados.

Ruptura y Violación del Contrato Psicológico

Causas:

  • Malentendido entre ambas partes, lo interpretan de manera diferente.
  • Influencias externas que impidan a una parte cumplir su acuerdo.
  • Incumplimiento deliberado de una de las partes.

Formas de ruptura:

  • Violación inadvertida.
  • Violación disruptiva o brusca.
  • Ruptura.

Proceso de Socialización

Etapas:

  1. Etapa previa a la incorporación.
  2. Etapa en la que la persona se incorpora a la organización y se ubica en el puesto de trabajo.
  3. Etapa final, caracterizada por la adquisición de los nuevos patrones de conducta y/o la modificación de los anteriores, que refleja la plena integración.

Fases:

  1. Socialización anticipatoria o “prellegada”.
  2. Encuentro o acomodación.
  3. Adquisición y cambio.

Las Redes de Comunicación en la Organización

La disposición de los canales por los que debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios conforma las redes de comunicación. Son sistemas de interacciones, formales o informales, que se usan dentro de la organización y entre organizaciones.

Tipos de Redes

  • Redes centralizadas: Una o varias personas controlan y distribuyen la comunicación.
  • Redes descentralizadas: La comunicación fluye libremente entre sus miembros.

Tipos de Redes de Comunicación (Ejemplos)

  • Cadena: Los miembros se traspasan información mediante la interacción con los integrantes continuos (pares), pero el círculo no se llega a cerrar.
  • Círculo: En este tipo de red, al igual que en la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia de que el círculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralización y aumentando el feedback.
  • Estrella: En este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe contacto con los pares. Ejemplo: grupos de alta cohesión cooperativa.
  • Rueda: Red altamente centralizada, en la cual un individuo monopoliza la capacidad de conducción de los flujos comunicacionales.

Las Direcciones de la Comunicación

  • Comunicación descendente.
  • Comunicación ascendente.
  • Comunicación horizontal (lateral o cruzada): Tiene lugar entre miembros del mismo grupo o mismo nivel dentro de la organización.
    • Funciones:
      • Coordinación.
      • Solución de conflictos, aclarar malentendidos.
      • Apoyo social mutuo y soporte emocional.
      • Desarrollo del espíritu de equipo, fomenta el compañerismo, identidad social compartida.
  • Comunicación informal: Constituye un conjunto de interacciones espontáneas basadas en preferencias, simpatías y rechazos de los empleados, independientemente del cargo que ocupen.
  • Comunicación transversal: Atraviesa la organización y permite el intercambio de información entre sujetos y distintos departamentos. Permite crear valor en la cultura organizativa.