Estructura Organizacional: Claves para la Eficiencia y Priorización
Organización: Fundamentos y Objetivos
Una organización es la coordinación racional de las actividades de un grupo de personas que buscan alcanzar una finalidad y objetivo común y explícito. Esto se logra mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y de la responsabilidad.
La Importancia de la Organización en la Gestión
- Previsión: En esta etapa, nos planteamos la pregunta «¿Qué puede hacerse?» Aquí se lleva a cabo la fijación de objetivos, así como la investigación y fijación de cursos alternativos de acción.
- Planeación: Aquí se establece la pregunta «¿Qué se va a hacer?», cuya respuesta se basará en la selección de objetivos y políticas, así como la definición de procedimientos y programas.
- Organización: En esta etapa nos preguntamos «¿Cómo se va a hacer?» Aquí se determinan actividades, autoridad, responsabilidad, jerarquías, funciones y obligaciones.
- Integración: Aquí se formula la pregunta «¿Con qué se va a hacer?», es decir, qué recursos humanos, económicos, materiales y técnicos tenemos a nuestra disposición.
- Dirección: Verifica que se hagan las cosas, es decir, comprende la supervisión, el mando, la autoridad, así como la comunicación en el grupo o empresa.
- Control: En esta etapa se determina cómo se realizan las acciones, se mide la ejecución, se corrigen desviaciones y se establecen normas de operación y control.
Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura
Un organigrama consiste en representaciones gráficas en las que cada jefatura se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa). La unión de los cuadros mediante líneas indica los canales de autoridad y responsabilidad.
Este instrumento de organización revela: la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de comunicación, los jefes de cada grupo de empleados y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
La Matriz de Eisenhower: Priorización y Eficiencia
La Matriz de Eisenhower es una herramienta simple para considerar los resultados a largo plazo de tus tareas diarias y enfocarte en lo que te hará trabajar de manera más efectiva, no solo más productiva.
Los Cuadrantes de la Matriz de Eisenhower
- Tareas/Proyectos Urgentes e Importantes: Se completarán de inmediato.
- Tareas/Proyectos No Urgentes e Importantes: Se programarán en tu calendario.
- Tareas/Proyectos Urgentes y Sin Importancia: Se delegarán a otra persona.
- Tareas/Proyectos No Urgentes y Sin Importancia: Se eliminarán.
Los asuntos urgentes son aquellos que requieren una acción inmediata. Estos son los problemas visibles que surgen y exigen tu atención ahora. A menudo, los asuntos urgentes tienen claras consecuencias por no completar estas tareas.
Los asuntos importantes son aquellos que contribuyen a las metas y valores de vida a largo plazo. Estos elementos requieren planificación y acción reflexiva.
Cuadrantes en Detalle
Cuadrante 1 – Urgente e Importante
Las tareas urgentes e importantes exigen que actúes rápidamente. Estos elementos suelen tener plazos visibles y consecuencias por retrasar la adopción de medidas. La mayoría de las veces, estas son cosas que surgieron de una fuente externa o cosas que pospones hasta que te enfrentas a una fecha límite inminente.
Cuadrante 2 – No Urgente e Importante
Estas son las actividades que te ayudan a alcanzar tus metas a largo plazo y es posible que estas no tengan una fecha límite, por lo que es fácil posponerlas en favor de tareas más urgentes. Este cuadrante es el punto óptimo de la gestión del tiempo personal, es decir, no te centras en los problemas como en el cuadrante 1, sino en las oportunidades y el crecimiento.
Cuadrante 3 – Urgente y No Importante
Estas tareas se describen mejor como trabajos ajetreados, ya que a menudo se basan en expectativas establecidas por otros y no te acercan a tus objetivos a largo plazo. En este cuadrante vive el efecto de urgencia: el impulso por completar tareas debido a fechas límite reales o asumidas significa que asumes tareas que en realidad no son significativas para ti.
Cuadrante 4 – No Urgente y No Importante
Estas tareas son actividades que pierden tiempo y deben eliminarse sin consideración, ya que no contribuyen al progreso de tus objetivos, pero pueden acabar consumiendo grandes cantidades de tiempo.