Estrategias Efectivas para la Detección de Necesidades de Capacitación

Detección de Necesidades de Capacitación: Una Guía Completa

La detección de necesidades de capacitación es un proceso crucial para el éxito de cualquier organización. Permite identificar las brechas entre las habilidades actuales de los empleados y las habilidades requeridas para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. A continuación, se presenta una guía detallada sobre cómo llevar a cabo este proceso de manera efectiva.

1. Análisis de la Organización (Sistema Organizacional)

Este análisis inicial establece la filosofía de la capacitación y considera factores clave como:

• Plan estratégico de la organización
• Fuerza de trabajo disponible
• Eficiencia organizacional
• Clima laboral

La capacitación interactúa profundamente con la cultura organizacional. Los objetivos de la capacitación deben estar íntimamente ligados a las necesidades de la organización.

2. Análisis de los Recursos Humanos (Sistema de Capacitación)

Este análisis permite evaluar la fuerza laboral, asumiendo que los trabajadores deben contar con las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseadas por la organización. Aspectos a considerar:

• Número de empleados actuales
• Número de empleados necesarios
• Edad de cada empleado
• Nivel de preparación requerido por el trabajo
• Nivel de conocimiento requerido por el trabajo
• Actitud de cada empleado en relación con el trabajo y la empresa
• Nivel de desempeño
• Nivel de conocimientos de cada empleado para otros trabajos
• Potencial de reclutamiento externo
• Potencial de reclutamiento interno
• Tiempo de capacitación necesario
• Tiempo de capacitación para empleados nuevos
• Índice de ausentismo
• Índice de rotación de personal

3. Análisis de las Operaciones y Tareas (Sistema de Adquisición de Habilidades)

Este análisis se efectúa a nivel de puesto y se basa en datos relacionados con las tareas, incluyendo:

1. Estándares de desempeño
2. Identificación de las tareas

Este análisis permite preparar la capacitación para cada puesto de forma individualizada, para que el trabajador adquiera las habilidades necesarias para desempeñarlas.

Indicadores para la Detección de Necesidades

Indicadores a priori:

Son hechos que, si sucedieran, crearían necesidades futuras. Ejemplos:

• Reducción de empleados
• Expansión de la empresa
• Cambio de métodos y procesos de trabajo
• Fallas en los procesos
• Licencias del personal
• Modernización de la maquinaria

Indicadores a posteriori:

Son los problemas provocados por necesidades de capacitación que no fueron cubiertas, relacionados con la organización o con el personal. Ejemplos:

• Baja productividad
• Elevado número de accidentes laborales
• Comunicación deficiente
• Número de quejas
• Tendencia a culpar a otros por las fallas

Pasos para Determinar las Necesidades de Capacitación

1. Establecer en qué área se necesita capacitación.
2. Identificar quiénes son los empleados que, en un mismo puesto, necesitan capacitación.
3. Determinar la profundidad y cantidad de conocimientos que un empleado requiere dominar en su especialidad.
4. Determinar cuándo y en qué orden serán capacitados.

Tipos de Necesidades de Capacitación

Necesidades Manifiestas:

1. Personal nuevo
2. Número de empleados inferior al requerido por la organización
3. Trabajadores próximos al retiro o jubilación
4. Promoción del personal
5. Cambios en la metodología de trabajo

Necesidades Encubiertas:

1. Problemas en la productividad
2. Problemas en la organización de la institución
3. Problemas en el comportamiento del personal

Medios para la Detección de Necesidades

1. Evaluación de desempeño: Identifica a empleados que realizan sus labores por debajo del nivel satisfactorio.
2. Observación: Constatación de evidencia de un desempeño laboral deficiente.
3. Cuestionarios: Investigaciones realizadas mediante listas de preguntas o consultas que revelan una necesidad.
4. Solicitud de supervisores y gerentes: Usado cuando las necesidades de capacitación corresponden a un nivel más alto de jerarquía.
5. Entrevista con supervisores y gerentes: Contactos directos con el personal de alto mando para identificar necesidades de capacitación.
6. Reuniones interdepartamentales: Discusiones entre responsables de departamentos acerca de asuntos que conciernen a los objetivos en común de todas las áreas de la empresa.
7. Examen de empleados: Pruebas realizadas a los empleados para obtener información sobre su nivel de conocimiento, experiencia, desempeño y habilidades.
8. Reorganización del trabajo: Se emplea cada vez que hay una modificación total o parcial de labores de un grupo de trabajadores.
9. Entrevista de salida: Se utiliza cuando un empleado abandona la empresa.
10. Análisis y especificación de puestos: Identificación de las tareas y habilidades que debe poseer el ocupante del puesto.
11. Informes periódicos: Informes que se realizan constantemente en la empresa, relacionados con finanzas y producción.

Puntos Principales de un Programa de Capacitación

• ¿Quién debe ser capacitado? Capacitados.
• ¿Quién va a capacitar? Capacitador o instructor.
• ¿Sobre qué se va a capacitar? Contenido de la capacitación.
• ¿Dónde será la capacitación? Fuera o dentro de la empresa, fuera o dentro del puesto.
• ¿Cómo será la capacitación? Métodos de capacitación o recursos (recursos audiovisuales, máquinas, equipos o herramientas, manuales, etc.).
• ¿Cuándo será la capacitación? Tiempo, duración.
• ¿Para qué es la capacitación? Objetivos o resultados esperados.

Técnicas de Capacitación

1. Técnicas de capacitación en cuanto a su utilización:

• 1.1 Técnicas de capacitación orientadas al contenido: Diseñada para la transmisión de conocimientos o información (lectura comentada, video de discusiones, instrucción por computadora).
• 1.2 Técnicas de capacitación orientadas al proceso: Diseñada para el cambio de actitud, desarrollo de la conciencia de uno mismo y desarrollo de habilidades técnicas (representación de roles, simulación, entrenamiento de grupo).
• 1.3 Técnicas mixtas de capacitación: Transmiten información y procuran el cambio de actitudes y conductas, alcanzando objetivos establecidos para técnicas orientadas al proceso (técnicas de conferencia, estudios de casos, simulaciones).

Algunas técnicas sobre capacitación de actitud en el trabajo son capacitación para la inducción, capacitación con simuladores, rotación de puestos.

2. Técnicas de capacitación en cuanto al tiempo:

• 2.1 Técnicas aplicadas antes de ingresar al trabajo (programa de inducción).
  • 2.1.1 Programa de inducción: Busca que el número de empleados se adapte y familiarice con la empresa.
• 2.2 Técnicas de aplicación DESPUÉS del ingreso al trabajo.
  • 2.2.1 Capacitación después del ingreso al trabajo: Se hacen dos aspectos:
    • 1- La capacitación en el lugar de trabajo (en servicio, durante la misma jornada de trabajo).
    • 2- La capacitación fuera del lugar de trabajo (fuera de servicio, no en horarios de trabajo).

3. Técnicas de capacitación en cuanto al lugar de su aplicación:

Se clasifica en dos categorías:

• 3.1 Capacitación en el lugar de trabajo (en el puesto de trabajo): Se desarrolla cuando el empleado realiza tareas en el propio lugar de trabajo.
  • 3.1.1 Puede ser impartida por trabajadores, supervisores o especialistas, no requiere equipos especiales, es muy práctica, el trabajador aprende mientras trabaja (pequeñas y medianas empresas ocupan esta técnica).
• 3.2 Capacitación fuera del lugar de trabajo (no se realiza en el puesto de trabajo): Se desarrolla en un aula o local preparado para esta actividad, puede ser dentro o fuera de la empresa.
  • 3.2.2 La ventaja que tiene es que el empleado se entrega por completo a la capacitación, las técnicas o métodos de capacitación, de trabajo son: aulas para exposición, seminarios y talleres, diapositivas, videos, discusión en grupos pequeños, simulación y juegos, reuniones técnicas.

Tipos de Recursos para Capacitación

La tecnología para la capacitación está relacionada con los recursos didácticos, pedagógicos y educativos.

• Recursos audiovisuales: Las imágenes visuales y la información en audio son herramientas de comunicación muy poderosas para el desarrollo de una capacitación.
• Teleconferencia: Consiste en utilizar equipo de audio y video, así permite que las personas participen en reuniones a pesar de que se encuentren en otro lugar.
• Comunicaciones electrónicas: Comunicación interactiva entre personas físicamente distantes, vía correo electrónico.

Inducción de Personal

Se realizará una inducción para los nuevos empleados, donde se les informará sobre la empresa, el puesto y grupo de trabajo, se le orientará con la información básica sobre las funciones que desempeñará.

Ventajas de la Inducción:

• Reduce la rotación del personal
• Aumenta la productividad del trabajador
• Baja la angustia del cambio
• Contribuye a la eficiencia desde el principio de los empleados
• Evita errores causados por falta de información
• Reduce costos para la empresa
• Aclara y define expectativas del trabajador
• Facilita y maximiza el aprendizaje actual y futuro

Tipos de Inducción

La inducción general e inducción específica se deben realizar en el marco de los primeros 30 días.

Inducción General:

En esta inducción, el trabajador recibe información global sobre la organización como historia, objetivos, misión-visión, también información relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (esta inducción está a cargo del dpto. de capacitación, se le hace solo al personal nuevo). Los elementos que deben ser abordados en la inducción general son:

• Orientación general de la empresa (misión, visión, valores, objetivos, políticas y organigramas)
• Áreas y departamentos
• Inducción al cargo (tipo y características de su labor y lugar de trabajo)
• Información de sus funciones (forma de evaluar, metas, estándares, etc.)
• Reglas y normas de seguridad
• Beneficios y prestaciones

Inducción Específica:

Esta inducción brinda la información específica del oficio, profundizando todo aspecto relevante del cargo. El jefe inmediato hace esta inducción mediante las siguientes acciones:

• Presentación de colegas
• Mostrar lugar de trabajo
• Objetivos de trabajo del área y estrategias
• Ratificación de las funciones del puesto y entrega de medios necesarios
• Relaciones de jerarquía

Etapas de la Inducción:

1. Presentación
2. Introducción al puesto
3. Seguimiento

1. Presentación: Se da la bienvenida, se apoya el ingreso del nuevo empleado, luego se le proporciona la información general de la organización.
2. Inducción del puesto: Incluye orientación general a todo el ambiente de trabajo como requerimientos del puesto, seguridad laboral, visita por el departamento para que lo conozca, sesión de preguntas y respuestas, presentación a los otros empleados.
3. Seguimiento: Implica la evaluación y seguimiento que están a cargo del departamento de recursos humanos junto con el supervisor inmediato.

Los 4 Procesos de Inducción:

1. Bienvenida: Es la presentación formal del empleado a la empresa, proporciona información general.
2. Inducción de beneficios: Se da a conocer todos los beneficios que tiene el empleado al pertenecer a la organización. Como:
   • Beneficios básicos: Colación, locomoción, ropa de trabajo
   • Beneficios por eventos: Nacimiento, matrimonios, defunción
   • Beneficios recreativos: Complejos turísticos
   • Beneficios por escolaridad: Bonos por notas, bono por titular
   • Beneficios sobre alianzas
   • Beneficios salariales: Remuneración, horas extras
   • Seguros colectivos: Vida, salud, dental, catastrófico
3. Inducción de capacitación: Es la información misma sobre el desarrollo laboral.
4. Inducción de HSE (salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente): Busca informar y capacitar sobre derechos y deberes de un trabajador en cuanto a la seguridad, salud y cuidado como visión- políticas de seguridad, principios de seguridad, entrega de EPP. Esta inducción la hace el prevencionista.