Estrategias Efectivas para el Trabajo en Equipo y la Comunicación Empresarial

¿En qué consiste el trabajo en equipo?

Consiste en realizar una tarea en particular entre un grupo de dos o más personas. Es de suma importancia para el trabajo en equipo mantener un buen nivel de coordinación, también son importantes la unión del grupo y el buen clima durante la actividad para mantener la armonía entre los integrantes. Se puede implementar esta estrategia exitosamente. Se mencionan algunos consejos para dejar de operar en grupos o por individuos y empezar a crear equipos que funcionen eficientemente:

Construir confianza. La confianza es el elemento principal del trabajo en equipo. Se debe impulsar un ambiente donde todos los participantes conozcan las habilidades de los demás, entiendan sus roles y sepan cómo ayudarse mutuamente.
Establecer objetivos comunes. Para que los empleados trabajen en equipo, deben perseguir las mismas metas. Por ello, es importante que se comunique la misión de la empresa de manera uniforme y que se defina cómo cada miembro y departamento puede contribuir a cumplirla.
Motivar la responsabilidad y el compromiso mutuo. Cuando una persona es parte de un equipo, sabe que los logros o fracasos son responsabilidad de todos y cada uno de los miembros. No fomentar la mentalidad de “éste no es mi problema”; se debe hacer que los problemas y los aciertos sean compartidos.
Impulsar la comunicación. La única manera de que todos los miembros trabajen como un solo equipo es que existan los canales de comunicación adecuados. Los verdaderos equipos se escuchan y retroalimentan. Están dispuestos a cambiar de opinión y a crear estrategias en conjunto.
Aprovechar la diversidad. Un equipo de trabajo homogéneo puede operar con eficiencia, pero sin mucha innovación. Al momento de crear los equipos, procurar que haya personalidades e intereses distintos, pero que se compartan valores y un compromiso con la empresa.
Celebrar los éxitos grupales. Aunque es importante también reconocer el trabajo individual, es clave que las recompensas se den por resultados en equipo. Cuando algo sale bien, se recomienda reunir a todos los implicados y agradecerles su trabajo. Procurar destacar el papel de cada uno, pero celebrar el resultado grupal.
Asignar un líder. Todo equipo de trabajo necesita un líder que guíe y reúna los esfuerzos individuales. Como líder, se tendrá que llegar a consensos y tomar decisiones, con base en las ideas y opiniones de tu equipo.
Crear un sentido de pertenencia. Los seres humanos necesitamos sentirnos parte de algo; por eso, el factor más poderoso en la creación de equipos es el desarrollo de una identidad común. Hay que definir qué identifica a los equipos, fijar valores y hacer que cada miembro esté entendido de su impacto en el equipo.
Involucrar a tu gente en las decisiones. Nada afecta más un trabajo en equipo que el hecho de que las decisiones sean tomadas por un líder autócrata. Para evitarlo, se debe impulsar la generación de ideas, abrir la mente y motivar a cada empleado a compartir su opinión. Si se tiene esta retroalimentación, será más fácil implementar cualquier cambio o estrategia.
Entendimiento entre las partes. Es muy fácil criticar o subestimar el trabajo de los demás cuando uno no lo conoce o no lo ha ejecutado. Para crear empatía entre los trabajadores, debemos realizar ejercicios de rotación entre áreas. Así cada miembro sabrá en qué consiste la labor del otro y cómo puede contribuir a hacerlo mejor.

Barreras e interrupciones a la comunicación

Falta de planeación

La buena comunicación raras veces ocurre por casualidad. Muy a menudo, las personas empiezan a hablar y escribir sin primero pensar, planear y establecer el propósito del mensaje; sin embargo, expresar los motivos de una orden, seleccionar el canal más apropiado y elegir el momento indicado puede mejorar mucho la comprensión y reducir la resistencia al cambio.

Supuestos no aclarados

A menudo ignorados, pero muy importantes, son los supuestos no comunicados que subyacen a los mensajes: una clienta envía una nota anunciando que visitará la planta de un vendedor y luego asume que este la recibirá en el aeropuerto, le reservará un cuarto de hotel, dispondrá la transportación y organizará una revisión completa del programa en la planta; pero el vendedor asume que la clienta va a la ciudad principalmente para asistir a una boda y que la visita a la planta es solo cuestión de rutina. Estos supuestos no aclarados en ambos casos pueden ocasionar confusión y la pérdida de buena voluntad.

Distorsión semántica

Otra barrera a la comunicación efectiva es la distorsión semántica, que puede ser deliberada o accidental: un anuncio que reza “vendemos por menos” es deliberadamente ambiguo y evoca la pregunta, ¿menos que qué? Las palabras pueden evocar diferentes respuestas; para algunas personas la palabra gobierno puede significar interferencia o gasto deficitario, para otros la misma palabra puede significar ayuda, igualación y justicia.

Mensajes mal expresados

No importa cuán clara sea la idea en la mente del emisor de la comunicación, el mensaje puede estar construido con palabras mal elegidas, omisiones, falta de coherencia, mala organización, rara estructura de la frase, perogrulladas, verborrea y la imposibilidad de aclarar sus implicaciones. Esta ausencia de claridad y precisión, que puede ser costosa, se evita al tener mayor cuidado cuando se codifica el mensaje.

Barreras a la comunicación en el ambiente internacional

La comunicación en el ambiente internacional se vuelve más difícil debido a los distintos idiomas y diferentes culturas y normas de etiqueta. Traducir los lemas publicitarios es muy arriesgado, el eslogan “Put a Tiger in Your Tank” (ponga un tigre en su tanque) de Exxon fue muy efectivo en Estados Unidos, pero puede ser un insulto para el pueblo de Tailandia. Los colores tienen diferentes significados en las distintas culturas: en muchos países occidentales el negro se asocia a menudo con la muerte, en tanto que en el Lejano Oriente el blanco es el color del duelo.

Pérdidas en la transmisión y mala retención

En una serie de transmisiones entre dos personas, el mensaje se hace cada vez menos preciso. La mala retención de la información es otro problema grave, por lo que la necesidad de repetir el mensaje y utilizar varios canales es bastante obvia y, por tanto, casi siempre las compañías utilizan más de un canal para comunicar el mismo mensaje.

Atención deficiente y evaluación prematura

Son muchos los que hablan y pocos los que escuchan. Posiblemente todos han observado a personas entrar en una discusión con comentarios fuera del tema tratado, quizá porque están considerando sus propios problemas (como proteger sus egos o causar una buena impresión en los otros miembros del grupo) en lugar de escuchar la conversación; escuchar exige una atención completa y autodisciplina, también requiere que el que escucha evite la evaluación prematura de lo que la otra persona tiene que decir.

Comunicación impersonal

La comunicación efectiva es más que simplemente transmitir información a los empleados, requiere contacto cara a cara en un ambiente de apertura y confianza. Casi nunca se requieren medios costosos y sofisticados (e impersonales), sino la disposición de los superiores a entablar una comunicación personal. Esas reuniones informales, sin la parafernalia del estatus, pueden resultar amenazadoras para un alto ejecutivo, pero los beneficios que genera una mejor comunicación superan los riesgos involucrados.

Desconfianza, amenaza y temor

La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación: en un clima con estas fuerzas presentes, cualquier mensaje se verá con escepticismo. La desconfianza puede deberse a un comportamiento inconsistente del superior, o a experiencias pasadas en las que se castigó al subordinado por reportar honestamente a su jefe información desfavorable, pero cierta. De igual modo, a la luz de amenazas, ya sean reales o imaginarias, las personas tienden a cerrarse, ponerse a la defensiva y distorsionar la información.

Periodo insuficiente para ajustarse al cambio

El propósito de la comunicación es efectuar cambios que les pueden importar seriamente a los empleados: en el tiempo, lugar, tipo y orden del trabajo, en los acuerdos del grupo o en las habilidades a utilizar. Algunas comunicaciones señalan la necesidad de capacitación adicional, ajustes en la carrera o acuerdos de estatus. Los cambios afectan a las personas de diferentes maneras y puede tomar tiempo la reflexión sobre todo el significado de un mensaje; en consecuencia, para una máxima eficiencia es importante no forzar el cambio.

Sobrecarga de información

Podría pensarse que un flujo mayor de información sin restricciones ayudaría a las personas a superar los problemas de comunicación, pero un flujo así puede ocasionar demasiada información. Las personas responden a la sobrecarga de información de diversas formas:

Pueden ignorar cierta información, una persona que recibe demasiado correo ignora ciertas cartas que debería contestar.
Abrumada con demasiada información, la gente puede cometer errores al procesarla, por ejemplo, dejar fuera la palabra “no” en un mensaje, lo cual invierte el significado de intención.
Las personas pueden demorar el proceso de información, ya sea permanentemente o para ponerse al día más adelante.
La información puede filtrarse, y la filtración será útil cuando se procesa primero la información más urgente e importante, mientras que los mensajes menos importantes reciben menos prioridad; sin embargo, es probable que primero se preste atención a los asuntos que son fáciles de manejar, en tanto que los más difíciles, pero decisivos, sean ignorados.

Contenido de la capacitación

El contenido de la capacitación puede incluir cuatro formas de cambio de la conducta, a saber:

Transmisión de información: el contenido es el elemento esencial de muchos programas de capacitación, es decir, la información que se imparte entre los educandos es en forma de un conjunto de conocimientos. Normalmente, la información es general, preferentemente sobre el trabajo, como información respecto a la empresa, sus productos y servicios, su organización y políticas, las reglas y los reglamentos, etc. También puede involucrar la transmisión de nuevos conocimientos.
Desarrollo de habilidades: sobre todo, las habilidades, las destrezas y los conocimientos que están directamente relacionados con el desempeño del puesto presente o de posibles funciones futuras. Se trata de una capacitación orientada directamente hacia las tareas y las operaciones que serán realizadas.
Desarrollo o modificación de actitudes: se busca generalmente la modificación de actitudes negativas de los trabajadores para convertirlas en otras más favorables, como aumentar la motivación o desarrollar la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión en cuanto a los sentimientos y las reacciones de las personas. Puede involucrar la adquisición de nuevos hábitos y actitudes, sobre todo en relación con los clientes o usuarios (como en el caso de la capacitación de vendedores, cajeros, etc.) o técnicas de ventas.
Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar dirigida a elevar la capacidad de abstracción y la concepción de ideas y filosofías, sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica de la administración, sea para elevar el nivel de generalización para desarrollar gerentes que puedan pensar en términos globales y amplios.

El proceso de capacitación se asemeja a un modelo de sistema abierto, cuyos componentes son:

Insumos (entradas o inputs): como educandos, recursos de la organización, información, conocimientos, etcétera.
Proceso u operación (throughputs): como procesos de enseñanza, aprendizaje individual, programa de capacitación, entre otros.
Productos (salidas u outputs): como personal capacitado, conocimientos, competencias, éxito o eficacia organizacional, entre otros.
Retroalimentación (feedback): como evaluación de los procedimientos y resultados de la capacitación, ya sea con medios informales o procedimientos sistemáticos.

En términos amplios, la capacitación implica un proceso de cuatro etapas:

Detección de las necesidades de capacitación (diagnóstico).
Programa de capacitación para atender las necesidades.
Implementación y realización del programa de capacitación.
Evaluación de los resultados.