Es el proceso de reunir información sobre el ambiente externo de la organización, analizar y pronosticar el efecto de cualquier tendencia que sugiera dicho análisis.
Distintos tipos de planes
La planificación está definida por un plan que debe ser escrito. Este sirve de guía para la acción como elemento de comunicación y para llevar a cabo el control.
En un plan, debe incluirse el análisis de la situación actual, es decir, una revisión del entorno actual y pasado para plantear las proyecciones y del impacto en los resultados.
El plan es el producto de la planeación y es el documento intermedio entre lo planificado y lo ejecutado
Según Koontz, Weihrich, y Cannice (2008), los tipos de planes se pueden definir en función de la misión, la cual identifica la función o tarea básica de una empresa
- La visión representa las aspiraciones fundamentales de la empresa o del responsable máximo de la organización, cuando la proyecta hacia el futuro
- Los objetivos o metas son los resultados esperados. Es a donde se pretende llegar. Deben ser expresados en tres dimensiones: intención, medida y plazo. Por ejemplo: aumentar (intención) un 10% (medida) las ventas en el próximo año (plazo).
- Las estrategias son los cursos de acción para alcanzar los objetivos a largo plazo.
- Las políticas son entendimientos generales que guían el accionar de una empresa y dan un marco de referencia en el cual deben tomarse las decisiones.
Administración por objetivos (APO)
Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que integra diversas actividades administrativas de forma sistémica.
Peter Drucker (1954), establecíó esta filosofía que remarca el autocontrol y la autodirección.
Esta filosofía se basa en que los directivos definen a nivel general del área (se puede aplicar a toda la estructura o bien solo a una parte) los objetivos y luego, se deja librado a cada individuo definir el objetivo individual.
Este concepto permite medir el desempeño individual de cada administrador en su puesto de trabajo en función del logro del resultado preestablecido
Proceso de APO
“Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la organización:
De esta forma los subordinados desarrollan toda la cadena de objetivos verificables- Clarificación de roles:
Es necesario esclarecer los roles dentro de la organización - Establecimiento de objetivos para los subordinados:
el superior trabaja con el subordinado de igual forma que se trabajó con él. Dejando a cada individuo que se responsabilice en alcanzar el objetivo prefijado. -
Reciclaje de objetivos:
es complejo determinar objetivos. Es por ello que los responsables de los niveles superiores son los que tienen una idea de los objetivos a alcanzar pero es casi seguro que son modificados cuando se examina el aporte de los subordinados. Por lo tanto, la fijación de objetivos se transforma en un proceso conjunto y recíproco. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los verificables)
y cualitativos (son difíciles de medir
Ventajas de la APO
- Permite una mejor administración, esto se debe a que no se pueden establecer objetivos sin planificación
- Clarificación de la organización, ya que permite reconocer los roles y las funciones que cada uno tiene para involucrarse en el logro del resultado esperado.
- Compromiso personal, los empleados
- Desarrollo de controles eficaces: este tipo de administración permite ser eficaz en el sistema de control
Desventajas de la APO
- Deficiencias en la enseñanza del sistema.
- Deficiencia en la provisión de reglas a quienes establecen la metas. Estas deben ser lo suficientemente claras y completas para que contengan todas las opciones.
- Dificultad para definir las metas.
- Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Muchas veces se da más importancia a las metas de corto plazo y se suele olvidar los objetivos de largo plazo.
- Peligro de inflexibilidad. En ocasiones los administradores dudan al cambiar los objetivos
- A veces en la obsesión porque las metas sean verificables se cuantifica cualquier cosa.
Proceso de planeación
Para realizar el proceso de desarrollo de planes, se deben considerar ciertos factores:
El nivel organizacional:
así se define el plazo del tipo de plan a realizar.Incertidumbre del entorno
A mayor nivel de incertidumbre, los planes deben ser específicos pero flexibles.Duración del compromiso a futuro:
de acuerdo con el concepto de compromiso, los planes deben extenderse tanto tiempo como sea necesario
El desarrollo de planes que abarquen mucho o poco tiempo resulta ineficiente e ineficaz
El planeamiento hoy
En entornos inciertos, los gerentes deben definir planes específicos pero flexibles, reconociendo que la planificación es un proceso continuo. Los planes son como mapas de rutas, pero debe considerarse que los destinos pueden modificarse.
Los gerentes deben realizar análisis exhaustivos del entorno externo, examinando detalladamente la información de forma tal de detectar tendencias emergentes. Este análisis se transformará en la inteligencia de la competencia, tratando de obtener información antes que los competidores
Planificación estratégica
Las empresas deben realizar la planificación estratégica que les permitirá conocer el curso que seguirán en un periodo específico de tiempo, por lo general, un año.
Esta planificación implica analizar la situación actual y la que se espera a futuro y determinar la dirección que se deberá seguir y los medios necesarios para lograr la misión. Por lo general, en las pequeñas y medianas empresas, la estrategia está en la cabeza del propietario o dueño y no esta expresada por escrito.
La estrategia implica la definición de la misión, objetivos a largo plazo, determinación del curso de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar los resultados esperados
La estrategia corporativa define las líneas de negocios en la que opera la empresa y qué quiere lograr al participar en ellas. La base de la estrategia a este nivel está dada por la misión, los objetivos corporativos y el rol que juega cada unidad de negocio en la empresa
Los tipos de estrategias corporativas son:
crecimiento, estabilidad y renovación
Estrategias de crecimiento
Estas estrategias permiten incrementar los ingresos, el número de empleados y la participación en el mercado. Pueden ser:
Concentración:
la empresa se enfoca en su principal línea de negocios para ofrecer más productos en sus mercados- Integración vertical:
Esta integración puede ser hacia adelante, hacia atrás, en ambas direcciones u horizontal. Cuando es hacia atrás, la empresa se transforma en su propio proveedor. Cuando es hacia adelante la empresa se transforma en su propio distribuidor - Integración horizontal:
se da cuando la empresa crece - Diversificación:
el crecimiento se da de forma relacionada. Aquí la empresa se une con empresas que operan en diferentes industrias pero relacionadas.
Estrategias de estabilidad:
las situaciones del entorno y las condiciones cambiantes obligan a la empresa a apegarse a su actividad actual.
Estrategia de renovación:
los gerentes se apegan a estas estrategias cuando tratan de solucionar el debilitamiento del desempeño de la organización. En este caso se pueden dar de:
Racionalización:
es una estrategia de renovación de corto plazo para solucionar problemas no muy complejos.Recuperación:
es una estrategia para que la organización se recupere de problemas más complejos.
Las estrategias corporativas se pueden manejar como un portafolio de negocios, utilizando como herramienta la matriz de portafolio de negocios que fue desarrollada por el Boston Consulting Group (BCG).
- Los negocios ubicados en el cuadrante interrogación, con una “débil participación del mercado y alta tasa de crecimiento”, son aquellos que recién nacen en el mercado o están resurgiendo. Tienen una expectativa de crecimiento importante y es por ello que surgen.
El objetivo que se plantea para los negocios en este cuadrante es el de construir - Las estrellas son negocios en la posición de alto crecimiento y sólida competitividad. Estos tipos de negocios cuentan con oportunidades de crecimiento. Las erogaciones y las necesidades de dinero son muy elevadas para poder competir y recuperar las ganancias.
El objetivo que se plantea para estos negocios es mantener Vacas de efectivo:
estos negocios ya han trascurrido un cierto tiempo en el mercado. Tienen una “sólida posición competitiva y baja tasa de crecimiento”. Generalmente, se hallan “firmemente establecidos en el mercado y están en condiciones de producir bienes a bajo costo.
El objetivo que se plantea en este cuadrante es el de cosechar los beneficios.
Es decir que de esta posición se liberan recursos para construir o mantener los negocios interrogantes y estrellas- Perros:
Son aquellos con “baja tasa de crecimiento y escasa participación de mercado”. ).Estos negocios han caído en mercados maduros y en decaimiento
. El objetivo que debe plantearse aquí es el de abandonar
Estrategias competitivas:
son las que se definen para competir con la o las líneas de negocios que posee la empresa. Cuando una organización es un negocio, por ejemplo, una farmacia, se debe establecer cuál es su ventaja competitiva
Una ventaja competitiva es una ventaja en algún aspecto que posee una empresa ante otras empresas del mismo sector o mercado, y que le permite tener un mejor desempeño que dichas empresas y, por tanto, una posición competitiva en dicho sector o mercado.
Para que una ventaja sea considerada como competitiva, es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:
Permitir un mejor desempeño:
debe permitirle a la empresa tener un mejor desempeño que el de la competencia; por ejemplo, mayores ventas- Permitir un aumento de la rentabilidad:
debe permitirle a la empresa tener un aumento de la rentabilidad que por lo menos llegue a ubicarse por encima de la rentabilidad promedio del sector o mercado. Ser sostenible en el tiempo:
debe ser capaz de mantenerse en el mediano o largo plazo; por ejemplo, una tecnología capaz de adaptarse a los cambios del mercado- ser difícil de alcanzar o igualar:
debe ser difícil de alcanzar o igualar por la competencia;
La idea del concepto de la ventaja competitiva es que una empresa debe buscar constantemente obtener una, mantener aquella o aquellas que ya posee, y aprovecharla al máximo, si es que quiere lograr un mejor desempeño que las demás empresas competidoras
Análisis de la industria
“El profesor Michael Porter sugiere que la formulación de la estrategia requiere de un análisis del atractivo de la industria y la posición de la empresa dentro de esa industria.
Competencia entre empresas
Competencia directa, donde las empresas compiten en marca por marca. Coca-Cola y Pepsi, por ejemplo.Posibilidad de acceso al mercado de nuevas empresas:
competencia potencial. Representa la probabilidad de que ingresen a competir empresas de forma directa o sustituta.Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos:
empresas que ofrecen productos que satisfacen la misma necesidad, pero con otra forma de producto- Poder de negociación de los proveedores:
representa a las empresas que comercializan los insumos necesarios para desarrollar el proceso de transformación - Poder de negociación de los compradores, clientes o mercado:
ya que el mercado es quien dice qué es lo que compra, a quién y cómo.
Sobre la base del análisis de la industria, una empresa puede adoptar estrategias genéricas. Estas estrategias, son genéricas porque pueden adaptarse a muy diferentes tipos de organizaciones
Estrategia general de líder en costos
Una empresa logra aplicar esta estrategia cuando a través de los años, aprende a realizar el negocio y a disminuir los costos de los insumos. Entonces esta estrategia se puede aplicar para empresas que ya han estado en el mercado algún tiempo.Estrategia de diferenciación:
esta estrategia implica que la empresa define su ventaja competitiva (en qué se diferencia de la competencia) y se presenta como único en el mercado.Estrategia de enfoque o concentración:
en esta estrategia, la empresa identifica y elige un segmento de mercado para poder atenderlo de forma exclusiva y especifica. Ejemplo: realizar uniformes para colegios.
Administración estratégica actual
Los desafíos a los que se enfrentan los gerentes en la actualidad están dados por ambientes complejos, de modo tal que cada decisión que se tome afectará, de una forma u otra, el logro de los resultados.
Los temas vinculados con este desafío son:
Necesidad de un liderazgo estratégico:
el gerente debe actuar como aquel que toma decisiones claves, líder visionario, actor político, supervisor o intérprete de los cambios y diseñador de estrategias.
El líder estratégico es el que posee la capacidad de anticiparse, visualizar y mantener la flexibilidad
Necesidad de flexibilidad estratégica:
los gerentes deben reconocer los cambios externos relevantes, movilizando sin demora los recursos necesarios para hacerles frente y darse cuenta cuando una decisión estratégica no está funcionando.
En el entorno actual, las estrategias organizacionales que utilizan loa gerentes son:
Estrategias de comercio electrónico
Algunos gerentes están utilizando este sistema de comercio- Estrategias de servicio al cliente:
esta estrategia exige el compromiso de todas las áreas que conforman la organización, para brindarle al cliente todo lo que necesita y desea. Estrategia de innovación:
esta decisión involucra gestionar la innovación y aplicarla en todos los aspectos de la empresa.