El proceso editorial en revistas científicas: una guía para autores

Resumen El proceso editorial se refiere a un complejo flujo de pasos que se dan desde el momento en el cual los autores someten su manuscrito a una revista científica. Este proceso da lugar a diferentes revisiones por parte de miembros del comité editorial, así como de expertos o árbitros seleccionados por la revista, que requerirán las correcciones pertinentes por parte de los autores. El objetivo es que, siendo estas satisfactorias, el manuscrito sea finalmente aceptado y publicado.

En el presente artículo se revisan los aspectos más importantes de dicho proceso con el fin de orientar a los autores a través del flujo orientado a la publicación científica efectiva de los manuscritos.

Abstract [The Editorial Process]

The editorial process is referred to a complex flux of steps that should be done since the moment in which authors submit their manuscript at any given scientific journal, giving place for different reviews by the members of the editorial board as well from the peer-reviewers selected by the journal for that purpose, then requiring the corresponding corrections by authors until those modifications can be satisfactory for the journal and the manuscript can be finally accepted and published.

In the present article those relevant aspects of such process, in order to guide authors through the flux oriented to the effective scientific publication of manuscripts are reviewed.

Introducción

Como ha sido ampliamente discutido^1-5, la publicación científica es una pieza fundamental en la investigación científica en cualquier área, más aun en el área biomédica.

Por tal motivo debe reafirmarse y afianzarse el concepto de que sin publicación no hay verdadera investigación, la publicación científica es el cenit de la investigación.

En torno a ello, por supuesto, existe un complejo número de elementos que juegan un papel fundamental en la elaboración de un manuscrito de alta calidad y que sea valioso para su publicación en una revista de alto impacto nacional o internacional. Algunos de estos elementos son:

La naturaleza misma de la investigación, apoyada en un apropiado diseño metodológico.
Una buena presentación de resultados.
Un robusto análisis estadístico.
Una apropiada redacción científica bien estructurada^6,7, considerando por supuesto también los aspectos éticos en la misma⁸.

Adicionalmente a ello, en todo este proceso, más allá de contar entre manos con un buen manuscrito, con las condiciones previamente mencionadas, es sumamente importante conocer la dinámica de trabajo, operativo, funcional, estructural y práctico de los lugares a donde dichos manuscritos van a ser sometidos, es decir a las publicaciones científicas.

Una vez que los autores cuentan con un manuscrito de calidad^6,7, que ha sido el producto de una buena redacción científica y las necesarias revisiones por parte de autores y de otras personas que pueden contribuir a mejorar la calidad del manuscrito, éste será sometido a una revista científica.

Es importante mencionar que previamente a la redacción científica debe haberse seleccionado en forma apropiada la revista a la cual habrá de someterse el manuscrito. Es natural que aun si el trabajo es muy bueno pero no es del área de interés de la revista no será aceptado bajo ninguna circunstancia. Por ende hay que conocer cuales son las revistas más afines al tema de investigación contenido en el manuscrito elaborado.

Cuando se somete el manuscrito a una revista científica existen una serie de consideraciones generales que deben tenerse presentes para facilitar esta parte del proceso e iniciar apropiadamente el flujo de pasos del proceso editorial (Figura 1).

De nuevo, en este punto, existen grandes diferencias con respecto a la forma de someter un manuscrito de acuerdo a la revista que se haya seleccionado.

En el pasado, antes del advenimiento del Internet y particularmente del uso del correo electrónico, los trabajos y en general los manuscritos, eran enviados a las revistas por correo postal, lo cual, por supuesto, retrasaba aun mas los ya prolongados tiempos del proceso editorial y de publicación de los artículos. Hoy en día no solo es usado el correo electrónico sino que se cuentan con las llamadas plataformas editoriales, que serán comentadas adelante.

Las revistas más pequeñas y en general nacionales no cuentan con dichos sistemas complejos para el manejo de los manuscritos^1,11, aunque existen actualmente propuestas para el desarrollo de dichos sistemas bajo servidores libres y sistemas abiertos¹². Estas revistas de menor escala hacen el manejo de sus manuscritos y fundamentalmente su comunicación con los autores y con los demás miembros del comité editorial a través del correo electrónico¹³.

Aun así en dicho proceso de sometimiento a revistas locales o nacionales a través del correo electrónico hay que tomar en consideración algunas recomendaciones básicas.

Al someter el manuscrito, el envío debe contar con varios elementos fundamentales: el manuscrito en cuestión en un archivo formato .doc o .rtf, una carta de presentación (cover letter), y opcionalmente si tiene figuras estas deberían ir en archivos apartes (.jpg, .tif o .bmp, con 300 a 600 ppp o dpi de resolución, de acuerdo a las exigencias de la revista) (Figura 1).

Dependiendo de la revista puede ser necesario enviar una autorización de derechos de autor en la cual se transfieren parcialmente éstos a la revista para comercializarla sin que ello represente lucro para el autor a partir del trabajo publicado en ésta, en caso de que el manuscrito sea aceptado y publicado.

Normas editoriales

Un aspecto de vital importancia implícito en el proceso editorial es el referente al marco de funcionamiento, al lenguaje universal de formato de todos los manuscritos que ingresan a la revista, las denominadas normas editoriales o normas para los autores.

Dado que históricamente el número de publicaciones científicas se incrementó en forma significativa durante el siglo XX, en 1978 se realizó una reunión en la ciudad de Vancouver, Canadá, con el fin de unificar los requisitos técnicos que deberían cumplir los manuscritos enviados a las revistas para ser publicados. Antes de dar inicio al proceso editorial con el sometimiento de un manuscrito, es sumamente importante que los autores hayan revisado cuidadosamente estas normas y las variaciones que la revista pueda tener para estas. Todas las revistas colocan en sus páginas o en secciones particulares de su revista impresa sus normas, las cuales deben seguirse, e incluso verificarse su debido cumplimiento y a tal efecto algunas de ellas solicitan al momento del sometimiento anexar una planilla que permita haber chequeado que se cumplieron con las mencionadas normas.

Tal es el caso de las normas APA (American Psychological Association)^14,15, las cuales fueron generadas como manuales de normas para la elaboración de trabajos de investigación y publicaciones científicas de dicha asociación, siendo punto de referencia obligada en el campo de las ciencias sociales pues recoge los sistemas y criterios de mayor uso en dichas áreas. Estas Normas no sólo han sido adoptadas por un número significativo de revistas sociales en distintos países del mundo, sino también adaptadas e incorporadas en las reglamentaciones de muchos programas de postgrado de instituciones universitarias de prestigio en el área de ciencias sociales^14,15.

Plataformas editoriales online

Como se introdujo previamente existen actualmente una serie de plataformas o sistemas online para todo el manejo editorial. Algunas pertenecen a los propios servidores o páginas de las revistas como es el caso de Elsevier ® que tiene en ScienceDirect ® un gran servidor para un conjunto de publicaciones científicas biomédicas y de otras áreas que recopila actualmente más de 2500 revistas y 6000 libros digitales para un total de 9.608.387 artículos.

Otras revistas usan servicios adicionales que pueden variar en el tiempo como lo es el caso de Editorial Manager ®, Manuscript Central ® ahora llamado ScholarOne Manuscripts ®, Bench>Press ® ó eJournal Press ®, entre otros.

El uso de estas plataformas no es realmente complicado, pero si requieren que se sea cuidadoso en cada paso del proceso que se inicia con el registro de una cuenta en el sistema. Es importante completar, lo más posible, toda la información solicitada por el sistema, tanto desde el punto de vista personal como académico y por supuesto en relación con el manuscrito a someter en cada ocasión.

El arbitraje

Este punto constituye la piedra angular del proceso editorial, de la publicación científica y de la investigación de alto nivel internacional. Es el momento de demostración de la calidad de un trabajo de investigación, pues es cuando el mismo es sometido a la revisión de expertos que evaluarán diferentes aspectos de la calidad del manuscrito como su originalidad, pertinencia en la revista, metodología (incluyendo el análisis de datos), presentación, estilo y en general redacción.

Los árbitros pueden ser comisionados a evaluar específicamente por cada parte si el artículo responde a los requerimientos de cada sección. A nivel de la introducción se verifica si los antecedentes y la justificación del estudio fueron bien presentados y que finalmente los objetivos del estudio sean claros. En el caso de los ensayos clínicos es fundamental el que los criterios de inclusión y exclusión de los sujetos estudiados estén bien descritos.

Los resultados deben estar presentados de una manera clara y concisa, siendo entonces una parte crítica de la evaluación por los árbitros. La sección de mayor valor científico, la discusión, requiere que se pongan de manifiesto las conclusiones del estudio que deben estar justificadas y apoyadas por los resultados y referencias pertinentes. Como se ha mencionado previamente⁷, los árbitros también evalúan la capacidad de los autores en identificar las limitaciones del estudio.

Finalmente las referencias también son objeto de evaluación, donde se considera si las mismas están actualizadas (habitualmente de <10-20 años de publicación), si son relevantes para el trabajo, y si es que fuese el caso, si existen referencia relevantes para el estudio que hubiesen sido omitidas o referencias irrelevantes que hayan sido incluidas (por ejemplo, por ser de los mismos autores del trabajo).10-20

Una vez evaluados estos aspectos, en un tiempo eficiente de acuerdo a la normativa de arbitraje de la revista, el experto debe devolver a la revista su recomendación de publicación (Figura 1).

Manejo de las observaciones de los árbitros

A juicio de muchos autores, este aspecto es el cual hace que se sea eficiente o no en la publicación científica, particularmente cuando el manuscrito no es rechazado, sino que se solicitan correcciones, bien sean menores o mayores. En ambos casos, pero sobretodo en el último es sumamente importante el revisar cuidadosamente los comentarios de cada uno de los árbitros. Una recomendación en este punto es leer bien el manuscrito sometido originalmente conjuntamente con las observaciones e identificar los lugares de los cuales se generaron las observaciones de los árbitros.

Debe tenerse presente que cuando se vaya a revisar y editar el manuscrito por parte de los autores siguiendo los comentarios de los árbitros todas estas observaciones deben ser considerados. En general debe aclararse, que todos los comentarios hechos por los árbitros deben responderse, aun si no se está de acuerdo con ellos. Debe responderse con argumentos y sustentos científicos que permitan estar de acuerdo o en contra de los planteamientos hechos por los árbitros.

Una recomendación al responder a dichos comentarios es el tener un formato para responder a cada uno de ellos (Figura 2), lo cual en algunas revistas se solicita o al menos Haciéndolo con dicho formato, se sistematizan las respuestas, se mantienen ordenadas y permiten a editores y árbitros ver si el autor se ajustó a los comentarios a la hora de modificar su manuscrito.

En el manuscrito modificado de acuerdo a los comentarios de los árbitros, deben destacarse de alguna forma, como fue que se modificó el manuscrito (resaltado en amarillo, negritas, subrayado, etc.).

Si se siguen estas recomendaciones es altamente probable que el manuscrito sea aceptado pues se observa por parte de editores y árbitros que el autor respeta y valora el proceso de arbitraje y lo usa como una herramienta para mejorar su manuscrito y hacerlo más apropiado para la publicación científica.

Aceptación del manuscrito

En publicación científica muchos autores afirman que no existe mayor satisfacción que la alcanzada en el momento de recibir la comunicación del editor informando acerca de la aceptación en la revista, particularmente cuando ésta es de alto impacto y difusión internacional.

La otra cara de la moneda, la aceptación del manuscrito tiene consigo algunos aspectos importantes a tener presente para proceder en forma eficiente y no retrasar el tiempo entre este momento y el de la publicación. Es importante el haber cumplido con todos los requisitos previos al sometimiento del manuscrito para que estos no sean solicitados en este punto. Normalmente algunas revistas solicitan solo una vez aceptado el manuscrito la mencionada transferencia de derechos de autor. Un consejo final sobre este punto es el mantener el apropiado seguimiento al artículo aceptado hasta el momento de envío de las pruebas de imprenta. Hoy en día las grandes revistas con sus plataformas permiten hacer un seguimiento o tracking al artículo en cuestión, con el fin de conocer cuando se enviarán las pruebas de imprenta y cuál será la fecha y número tentativos de publicación.

Una gran ventaja actualmente en el contexto del amplio uso del Internet y la disponibilidad de las publicaciones online, es el que muchas revistas publican mas rápidamente los artículos online como “artículos aceptados” en formatos no definitivos (manuscrito aceptado, prueba de imprenta no corregida, prueba de imprenta corregida, etc), de forma tal que por ejemplo existen incluso algunas revistas que publican online sus artículos en dichos formatos preliminares el mismo día que son finalmente aceptados (tal es el caso de las revistas de BMC). Esto permite acortar los tiempos de publicación y mejorar la velocidad en la disponibilidad de los artículos^23,24.

Vale mencionar, que existe un gran grupo de revistas que actualmente solo tienen publicación online, sin respaldo impreso.

Rechazo del manuscrito

Lamentablemente para algunos autores, pero apropiada y necesariamente para las revistas, existe una considerable proporción de manuscritos que son rechazados, durante la revisión editorial y durante el arbitraje. En algunas revistas las proporciones de rechazo pueden ser tan altas como 30% de lo que es recibido es rechazado de entrada y posteriormente de los trabajos enviados a arbitraje 20% a 50% más son rechazados. Algunas revistas latinoamericanas tienen altas tasas de rechazo y esto se refleja en un tamizaje que permite dejar los mejores manuscritos para publicación y por ende una revista de más calidad y probablemente mejor factor de impacto¹⁸, aunque este último punto puede ser controversial para algunas revistas¹⁹. En el caso de la Revista Médica de Chile (indizada en Medline®) durante el año 2006 recibió 316 manuscritos clasificables como artículos de investigación, casos clínicos, revisiones de temas o artículos especiales de los cuales los editores rechazaron 35% de ellos²⁰.

Cuando llega la carta de rechazo por parte del editor hay que en primer término saber manejar dicha decisión. Como recomendaciones generales se sugiere primero revisar los comentarios de los árbitros que conllevaron a la decisión de rechazo por parte del editor. Aun en el caso de comunicaciones cortas como la carta al editor, hay que exigir como autores hacia los editores cuáles fueron las causas de rechazo si es que las mismas no aparecen en la carta de la decisión.

Si los comentarios fueron justos y coherentes, se debe revisar de nuevo el manuscrito, tratar de corregir todos los aspectos atacados por los árbitros y una vez mejorado significativamente el trabajo considerar someterlo a otra revista. En algunos casos si es que puede demostrarse que el arbitraje no fue justo, puede apelarse la decisión, pero esto es infrecuente. Y de hacerse debe sustentarse muy bien para lograr convencer al editor de que el trabajo vuelva a ser arbitrado por expertos diferentes.

El rechazo debe ponderarse en toda su magnitud, éste no necesariamente indica que el manuscrito sea de mala calidad; pueden existir una serie de factores que podrían haber influido en que el trabajo haya sido rechazado por parte de la revista, sobretodo por la pertinencia y el espectro de la revista. Por ejemplo el trabajo titulado “Occurrence of Thrombocytopenia in Plasmodium vivax malaria” publicado en Clinical Infectious Diseases, revista de alto impacto en el área de enfermedades infecciosas (Factor de Impacto en el año 2007: 6,5), fue originalmente sometido a la revista Parasitology Research (Factor de Impacto el año 2007: 1,5). A pesar de ser de menor impacto, y por ende se pensaría más accesible a los autores, rechazó el manuscrito por el enfoque de la revista que es más básico y menos clínico; De igual forma mas recientemente, el trabajo titulado “In Patients with Type 2 Diabetes Mellitus, Are the Glycosylated Hemoglobin Levels Higher for Those with Helicobacter pylori infection Than Those without Infection?” fue publicado también en Clinical Infectious Diseases aun cuando había sido sometido originalmente para la revista Helicobacter (Factor de Impacto el año 2007: 2,4)²².

Otros tipos de artículos

Se debe acotar que todo lo mencionado anteriormente sobre el proceso editorial puede tener pequeñas o grandes diferencias cuando no se trata de un manuscrito sometido para consideración como un artículo original. Como es conocido existen otros tipos de artículos o contribuciones en las revistas como lo son: comunicaciones cortas o preliminares, reporte de casos, cartas al editor, revisiones, ensayos, biografías, reseñas de libros, galerías fotográficas y editoriales. Los editoriales son escritos por miembros del comité editorial, y en el caso de los artículos de revisión algunas revistas aceptan solo contribuciones solicitadas específicamente por el comité editorial a un determinado experto en el área de interés.

En todo caso es importante conocer que los tiempos pueden variar significativamente con respecto al tipo de manuscrito. carta al editor) suelen ser aceptados más rápidamente que los más largos y complejos (originales y de revisión) (Figura 4). Para ganar tiempo se puede sacrificar extensión, pero si se quiere un artículo mas largo y completo, especialmente cuando se considera que esto es indispensable, debe tenerse paciencia con los tiempos de espera.

Publicación rápida (fast-track)

Para circunstancias especiales algunas revistas internacionales han provisto durante el proceso de sometimiento la opción de indicar al comité editorial que el artículo merece ser evaluado en condiciones especiales que permitan hacer más expedita la revisión o arbitraje, de manera que pueda ser aceptado y publicado más rápido (fast- track).

Adicionalmente a esto también a nivel del arbitraje algunas revistas han provisto la opción de indicar, por parte de los expertos revisores, si es que el artículo merece ser publicado rápidamente o en forma regular. de gran importancia para el conocimiento científico, se le pregunta a los árbitros si es que recomiendan que se escriba en el editorial sobre los hallazgos del manuscrito o incluso si se debería escribir un editorial al respecto, para lo cual también se le pregunta al árbitro si él estaría dispuesto a escribirlo.

Sobre las cartas al editor debe mencionarse que es política de muchas revistas no enviar a arbitraje externo este tipo de publicación. A pesar de esto, existe una gran cantidad de revistas que comisionan árbitros para que evalúen las cartas al editor, e incluso los editoriales o los comentarios editoriales.

Actividades post-publicación

Posterior a la publicación aun quedarán pendientes, de por vida, varias actividades de importancia para el comité editorial y para el autor en relación con el trabajo publicado. Estas actividades se relacionan fundamentalmente con la promoción del artículo y la disponibilidad del mismo para las personas interesadas en diferentes formas y formatos, tal como lo son las separatas o reprints, que hoy en día suelen enviarse Entre las actividades postpublicación hoy en día existe un gran número de revistas que cuentan con sistemas automatizados de comentarios o críticas a los artículos publicados, más allá de la carta al editor. Existen bajo la denominación de post- arbitraje o de cartas electrónicas (eLetters), las cuales tienen la ventaja de que se publican online de inmediato, el mismo día o en pocos días (Figura 5)³¹.

Conclusiones

Como ha sido revisado, el proceso editorial lleva consigo implícitos una serie de elementos, actores, pasos y momentos. La práctica en torno al mismo permite que los autores cada vez sean más eficientes en el manejo de los manuscritos dentro de ese flujo de pasos. La consideración y profundización particular de los aspectos revisados acá debe inequívocamente conllevar en el tiempo, con la correcta puesta en práctica, y contando con una investigación muy bien realizada, a incrementar en forma significativa la eficacia, la tasa de aceptación de manuscritos y la productividad científica en general.

Glosario

.pdf: portable document file, archivo de documento portátil, es un archivo de lectura de amplia compatibilidad que regularmente es revisado en un software solo de lectura, no modificable, con diferentes niveles de seguridad que pueden incluir la imposibilidad de copia de texto;
.rtf: rich text format, formato de documento enriquecido, documento o archivo de mayor compatibilidad entre procesadores de palabras, igualmente es un formato en el cual puede ser almacenado o grabado un manuscrito.
Autor corresponsal: es el autor responsable de la comunicación en todo momento con la revista y a quien se dirigen las comunicaciones no solo del comité editorial sino también las relacionadas al artículo en caso de haber sido ya publicado.
dpi o ppp: dots per inch ó puntos por pulgada, se refiere a la resolución de la imagen, la cual por lo general es proporcional al tamaño de la imagen en términos de memoria y en términos de dimensión física.
IMRYD (IMRYD): Sigla formada con las iniciales de Introducción, Métodos, Resultados y Discusión, el esquema de organización de la mayoría de los artículos científicos modernos³².
Nivel de Significancia: Es la probabilidad de cometer un error de estimación que oscila entre 0 y 1, donde 0 significaría teóricamente que no puede ocurrir y 1 la total y absoluta El análisis estadístico consiste en calcular la probabilidad de cometer este error y esperamos que sea menor al planteado preliminarmente como nivel de significancia.
Sistema de referencias bibliográficas: Estas separatas (a veces llamadas sobretiros o tiradas aparte) circulan ampliamente entre los científicos³². Sistema de referencias bibliográficas en el que estas se citan en el texto por el apellido del autor y el año de publicación, por ejemplo, Smith (1950)³².

Referencias

Aporte estudiantil en la publicación de artículos científicos en revistas médicas indizadas a SciELO-Perú, 1997 – 2005.
Preliminary bibliometric evaluation of scientific publications produced in Latin America in the field of tropical and infectious diseases using SciELO.
A new journal with a new approach to research in developing countries.
Publication Manual of the American Psychological Association–5th edition: a review of additions and changes in style requirements.
Reporting standards for research in psychology: why do we need them?
Association of journal quality indicators with methodological quality of clinical research articles.
Exploring the relationship between impact factor and manuscript rejection rates in radiologic journals.
Chagas Disease: a neglected cardiomyopathy and haematocrit: the threefold conversion is also