Documentación en Medios de Comunicación: Evolución, Características y Criterios

A un Centro de Documentación de un Medio de Comunicación se le pide:

• Que proporcione acceso rápido a la información periodística producida con anterioridad.
• Que esa información sea fiable.
• Que esté suficientemente actualizada.

No obstante, el tipo de Medio marca unas diferencias:

• Para el periodista de informativos, el factor tiempo es crítico en el acceso a la información.
• Mayoritariamente, el periodista demanda datos muy recientes.
• Para los profesionales de la ficción o la Publicidad, no se exige tal inmediatez (habitualmente).

Los Medios de Comunicación suelen atender a las diferencias entre los documentos, creando unidades especializadas en el tratamiento de la documentación escrita, fotográfica, audiovisual o sonora:

1. En la prensa se trabaja con texto, fotografías, gráficos e infográficos.
2. La prensa digital añade:
   • Interactividad a los infográficos.
   • Más imágenes fijas (suele ofrecer galería de imágenes de un tema frente a la imagen única que suele seleccionar la prensa tradicional).
   • Puede añadir imágenes en movimiento o algún corte de voz.
3. En la Televisión, la imagen desempeña un papel fundamental para apoyar o ampliar aquello que se está diciendo.
4. En la radio hay que comunicar con la misma efectividad, pero utilizando tan solo sonidos:
   • Sintonías musicales ofrecidas por las «librerías de sonido».
   • Canciones.
   • Cortes de voz de distintos personajes…

Documentación en la Prensa: Características Particulares

1. Dualidad en el origen de las fuentes.
2. Multiplicación constante de informaciones heterogéneas.
3. Rapidez en la respuesta.
4. Obsolescencia de la información.
5. Dicotomía texto-imagen.
6. Diversificación de usuarios.

1. Dualidad en el Origen de las Fuentes

Los Medios son, a la vez, productores y receptores de información:

• Por sí mismos, hacen información.
• Para hacer información, necesitan recogerla previamente.
• En consecuencia, tienen un gran valor documental por esta doble vertiente y por la finalidad de difundir la información, finalidad clásica de la Documentación.

Para analizar la especificidad de los Servicios de Documentación de los Medios, su problemática y sus características, se tiene que hacer desde esta doble perspectiva.

2. Multiplicación Constante de Información Heterogénea

Los Medios de comunicación generan grandes cantidades de información, que crea problemas de tratamiento:

• Sobre la importancia de los contenidos que se deben mantener en previsión de futuro.
• Sobre la variedad de contenidos que llegan a las Redacciones.

La función de los actuales Servicios de Documentación es hacer de intermediarios entre:

• La creciente masa de información accesible.
• Las necesidades concretas del periodista.

3. Rapidez en la Respuesta

Característica primordial de la Documentación Informativa:

• Prensa: en pocas horas.
• Radio y TV: posiblemente, en pocos minutos.

Las respuestas deben ser, además:

• Concretas.
• Fiables.

4. Obsolescencia de la Información

El envejecimiento rápido de la información es un problema irresoluble, ya que el periodista debe utilizar prioritariamente información y datos de actualidad.

No obstante, la información retrospectiva se convierte en importante base de la información de actualidad en muchos casos:

• Periodismo de investigación.
• Periodismo de explicación.

Mayoritariamente, las consultas se producen con un plazo máximo de un mes de antigüedad.

5. Dicotomía Texto-Imagen

Característica que presenta:

• En Prensa: Por la relación entre la información impresa y la información gráfica. Son fuentes importantes e inseparables la mayoría de las ocasiones.
• Televisión: Aún más acusada, puesto que la imagen es un elemento básico en la Información televisiva.

6. Diversificación de Usuarios

Los periodistas son los usuarios principales de estos fondos documentales.

• Existen otros usuarios que pueden requerir este tipo de información: investigadores, empresas, estudiosos, Instituciones, estudiantes o público en general.
• Esta diversidad de usuarios hace que los Servicios de Documentación tengan problemas para acotar las necesidades profesionales.

Sistemas Principales de Organización Documental: Criterios de Elaboración y Ordenación

Hay tres criterios habituales:

• Criterio Biográfico: personas protagonistas.
• Criterio Geográfico: lugares importantes.
• Criterio Temático: temas importantes.

El criterio biográfico puede y suele verse ampliado a «Protagonistas», que incluye tanto las personas físicas (las únicas que pueden tener biografía) como las jurídicas (empresas, instituciones…).

Todos ellos se someten a los criterios de indización generales de relevancia, exhaustividad y pertinencia.

Se sujetan al orden alfabético clásico del sistema combinatorio.

Criterio Biográfico

• Se incluyen los nombres (apellidos) de las personas físicas importantes en la noticia.
• Normalmente, el periodista no entra en este criterio.
• Su desarrollo posterior es también temático, a partir de la actividad profesional del personaje.

Criterio Geográfico

• Se incluyen los nombres de los lugares donde ocurren las noticias, así como otros lugares relacionados.
• Su desarrollo posterior en subtemas, es también temático.

Criterio Temático

• Se incluyen los temas que se consideran relevantes en la noticia que se indiza.
• No pueden interferir otros criterios que no se refieran a temas. Los datos de los demás criterios, se toman como datos que el usuario no conoce (para acertar en sus preguntas).
• Es el único criterio de entrada que tiene el usuario si no conoce ningún dato concreto de los previstos, o le fallan por cualquier motivo.

Problemas Específicos de Indización

• Falta de personal especializado, bien en el ámbito documental, bien en el ámbito de la profesión periodística.
• Es preciso disponer del «doble profesional», dada la peculiaridad del contexto informativo por la necesidad de disponer de todo tipo de información y con urgencia.
• En el Centro de Documentación de un Medio de Comunicación, indizar es una operación previa a resumir. Por tanto:
  • Indizar se hace más difícil sin contar con el acercamiento previo que supone el resumen.
  • Si la indización está mal hecha, la búsqueda fallará.
• Los indizadores tienden a ser más generales, no pueden cumplir correctamente con la función de especificidad por los siguientes motivos:
  • Hay muchos contenidos y de todos los temas imaginables, por lo que no es posible hacer indizadores particulares.
  • En consecuencia, deben cubrirse diferentes noticias con unos indizadores determinados, siempre que las noticias sean del mismo tipo.
• La pérdida de actualidad de los temas de las noticias, es otro de los grandes problemas de indización:
  • Se aplica la misma norma que en el epígrafe anterior, ya que un Centro de Documentación de Medios de Comunicación no se puede permitir que caigan en desuso demasiadas indizaciones (cosa muy habitual en este ámbito).
• Los Rectificativos:
  • Problema clásico de Medios de Comunicación. Noticias que pueden provocar polémicas -a veces tardías- que, de aceptarse, obligan a rectificar:
  • Los contenidos.
  • Las indizaciones.
  • Los resúmenes.
• El vocabulario, por varios motivos:
  • Falta de vocabulario normalizado. No es, en general, un Centro especializado ya que tiene que tratar de todo tipo de temas.
  • Falta de precisión en muchas ocasiones, ya que es habitual la utilización de lenguaje natural por desconocimiento del documental. Eso nos aboca a la ambigüedad de significados.
  • Palabras y expresiones que los Medios de Comunicación ponen de moda e, igualmente, quitan de moda.
  • Palabras y expresiones que cambian de sentido, que lo amplían o que lo reducen.
• Nombres y fechas históricas, que pueden no ser representativos al cabo del tiempo:
  • Es uno de los tipos de indizador que más se utiliza en Medios. Tiene mucho que ver con las modas que los propios Medios imponen.
• Variación en los nombres geográficos, a consecuencia de:
  • Cambios políticos.
  • Diferentes formas de denominación.
  • Diferentes ortografías.
• Ortografía en los nombres de personas:
  • Es un factor importante para localizar el dossier correspondiente.
  • Cada Medio tiene sus costumbres ortográficas. Las denominaciones no están unificadas.

Evolución de la Documentación en Prensa

Años Sesenta: Mecanización

• Microfilmación de las colecciones de prensa completas.
• Edición y difusión en microformas.
• Microfilmación de los dosieres de prensa.

Años Setenta: Informatización

• Bases de datos bibliográficas o referenciales.
• Sistemas mecánicos de acceso a microformas.

Años Ochenta: Internet

• Bases de datos a texto completo.
• Aparece Internet (1983) al adoptarse el protocolo común TCP/IP.

Final Años Ochenta

• Memorias ópticas y digitalización de los documentos: gestión electrónica de los documentos con memorias ópticas para informatizar los dosieres de prensa.
• Edición en CD-ROM (a partir de 1985).
• Edición en CD-ROM de las bases de datos.

Años Noventa: el WWW

• Edición en DVD (ROM y vídeo) a partir de 1997.
• Aparición del formato web (1991) tras crearse el lenguaje de marcas HTML (HiperText Markup Language). Nace el hipertexto.
• A partir de 1993 se considera que se entra en el período de expansión. Se consolida el Web como estándar de consulta y distribución de información multimedia dentro de la Red Internet.

Siglo XXI: Consolidación y Digitalización

• Se consolidan los servicios y la utilización de Internet a todos los niveles.
• Las redes de conexión tienden a ser de banda ancha y fibra óptica.
• Se tiende al “apagón” analógico. Se impone la tecnología digital.

El Periodismo Digital

Es un nuevo modo de hacer Periodismo, que:

• Utiliza Internet como fuente de información. Además, utiliza todas aquellas fuentes que puedan ser necesarias para elaborar una información de calidad.
• Convierte a Internet en Medio de Comunicación en sí, con unas características y propiedades diferenciadas de los Medios tradicionales.
• Ha provocado una ruptura con respecto a los precedentes:
  • El nacimiento de la Radio, de la Televisión y de la prensa del siglo XX aportaron destacadas novedades en la forma de los contenidos, pero no hubo innovación en la forma de comunicarlos.
  • Todas se adecuaron al esquema clásico de la comunicación: Un emisor envía un mensaje, por un único canal –textual, sonoro o audiovisual- que, en único sentido, llegaba a unos receptores heterogéneos, dispersos y anónimos.
  • Internet llega proponiendo un nuevo formato, un nuevo usuario y una nueva comunicación.

Periodismo Digital: Características

Inmediatez de la información

• Provoca la ruptura de las fronteras temporales. Con Internet es posible recuperar y difundir información de forma mucho más ágil, de forma bidireccional e inmediata.

Recursos caóticos

• El crecimiento exponencial de la información en Internet, provoca que en muchas ocasiones sea un recurso caótico. El reto que deberá asumir el profesional de la información será:
  • Gestionar ese caos.
  • Filtrar la información sensible.
  • Guiar y sugerir formas de actuación a los usuarios.

Obsolescencia de la información, principal problema del tratamiento de la información en la Web:

• En el mejor de los casos, se trata de información que ha perdido vigencia.
• En el peor, no se menciona su grado de actualización.
• La mención de actualización es un requisito imprescindible para calibrar el grado de confianza que ofrece la información para considerarla fuente informativa de calidad.

Acceso a la información

• Con la llegada de Internet, un bien tan escaso, difícilmente compartible y de acceso restringido, se torna superabundante, global y de fácil acceso.

Los emisores dejan de tener la exclusividad de emitir mensajes

• Se descentraliza el foco emisor de la información. Quien disponga de una mínimas herramientas puede producir sus propios contenidos.
• No desaparece la función del profesional de la información, más importante que nunca en un período de saturación de información.

Los receptores ya no son simplemente los destinatarios: público anónimo, disperso y heterogéneo.

• Se posibilita el segmentarlo y personalizar la información.
• Tipo de público:
  • Receptores pasivos.
  • Interactores, que forman parte del proceso comunicativo. Interactúan.

Los mensajes se basan en distintos formatos, según lo que se quiera transmitir, y no están condicionados por la periodicidad del soporte: la red favorece emitir contenidos que se actualizan constantemente.

Puesto que los contenidos de la Red no siguen una estructura lineal sino de hiperenlaces, es posible hiperenlazar en cualquier momento con otros contenidos y profundizar más en la información. El hipertexto tiene un enorme potencial documental, incluso conseguir los documentos primarios para la información más completa.

El canal de la Red es multimedia. Por él se transmiten textos, imágenes, sonidos, vídeos. Todo lo que se precise para la cumplimentación de una información de calidad.

El periodismo digital tiene, pues, capacidad para aglutinar los distintos aspectos de la comunicación: el textual de la prensa, el sonoro de la radio y el audiovisual de la televisión. Es una circunstancia que le da una ventaja innegable frente a los medios tradicionales.

Documentalmente, se sitúa en lugar privilegiado. Puede disponer de cualquier tipo de soporte y de documento para transmitir las noticias. El mensaje ya no está supeditado al soporte, sino a la información misma.

La presentación no lineal repercute también sobre los usuarios. Se les concede autonomía para decidir cuánta información desean recibir, ya que puede llegar a ser muy profunda con el manejo del hipertexto.

Decida el usuario lo que decida, la posibilidad de hiperenlazar contenidos (actuales y/o retrospectivos) para ofrecer distintos niveles de información -distintas capas- hasta llegar a la más completa y de mayor calidad, le otorga al periodismo digital un enorme potencial documental. No tiene límites ni de espacio ni de tiempo ni de contenido:

• Información.
• Contexto /Antecedentes.
• Opiniones de expertos.
• Opinión pública.
• Documentos originales/completos.
• Utilización de imagen, sonido, gráfico, video.
• Comparación con casos similares.

El resultado puede ser, paradójicamente, una información personalizada. Cada usuario puede decidir el grado de profundización que desea y formar su propia opinión a través de los documentos, de las opiniones diversas, etc. que haya ido seleccionando. Fuentes que, en todo caso, han sido profesionalmente seleccionadas de entre una cantidad ingente de información.

En esta línea, el rol del periodista como filtrador de información pierde parte de su razón de ser, ya que los usuarios pueden elegir por sí mismos. El papel de “filtro” de la información pasa a desempeñarse en el sentido de la calidad de lo que se ofrece y de la habilidad para elaborar la información más completa y con más opciones.