Documentación Clave en Auditoría: Cartas de Representación, Actas y Solicitudes de Información

Documentación Clave en Auditoría

Carta de Representación de la Gerencia

Definición: El auditor deberá obtener evidencia de que la administración reconoce su responsabilidad por la presentación razonable de los Estados Financieros de acuerdo con el marco de referencia relevante para informes contables y que ha aprobado los Estados Financieros.

Objetivos:

  • Confirmar las evidencias que permitan corroborar las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad.
  • Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas.

¿Qué debe contener?

  • Declaración de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la preparación de los Estados Financieros.
  • Reconocimiento de la disponibilidad y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad.
  • Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores después del balance.
  • Reconocimiento de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance General.
  • Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la entidad o gerencia.

Elementos básicos

Al solicitar una carta de representación de la administración, el auditor deberá pedir:

  1. Que sea dirigida al auditor.
  2. Que contenga información específica.
  3. Que esté apropiadamente fechada y firmada.

Fecha de emisión

En todos los casos la carta de gerencia deberá ser obtenida antes de la fecha del informe del auditor. De no ser así, y habiéndose sido recibida con anterioridad a la fecha de firma, el auditor deberá solicitar a la fecha de su informe una confirmación de la Gerencia respecto de que la información incluida en la carta original continúa vigente y que no han surgido otros temas que deban ser informados al auditor.

Si bien depende de las características de cada organización, habitualmente esta definición incluye al principal ejecutivo financiero y el Gerente General de la Sociedad.

Responsables

El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente.

Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor.

Limitaciones en el alcance

La limitación al alcance puede ser impuesta por las circunstancias, por ejemplo, cuando la fecha de designación del auditor es posterior a la toma física del inventario y por este motivo no le es posible observar el recuento físico. Las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración.

Carta del Secretario de la Directiva

Definición:

El secretario de la junta directiva se ha convertido en un cargo fundamental en el buen gobierno corporativo de las organizaciones. Esta figura está representada por la persona cuyo rigor y conocimiento le imprimen el sello para la efectividad de las reuniones.

Objetivos y funciones

Dentro de las funciones del secretario de la junta está la de remitir a sus miembros la documentación necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones, dentro del tiempo y en la forma estipulada para ello. El secretario tiene una función de guarda sobre el libro de actas de la sociedad, y es quien certifica la veracidad de las copias de las mismas cuando deben ser inscritas en el registro mercantil o cuando son requeridas por entidades públicas o privadas.

Acta de una reunión

El acta da una visión general de la estructura de la reunión, a partir de una lista de los asistentes, una relación de las diversas cuestiones planteadas por las personas convocantes de la reunión o por los participantes, y cada una de sus correspondientes respuestas.

Solicitud de Información al Abogado de la Entidad

Introducción

En la solicitud de información al abogado, la declaración proporciona una guía de los procedimientos que un contador público independiente debe considerar para identificar litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, para satisfacerse a sí mismo de la forma en que estos se contabilizan y revelan cuando está llevando a cabo un examen de acuerdo con normas de auditoría de aceptación general.

Consideraciones de Auditoría

Con respecto a reclamaciones o contingencias de tipo legal, el contador deberá obtener evidencia sobre los siguientes asuntos:

  1. La existencia de una condición, situación o conjunto de situaciones que den lugar a una incertidumbre, respecto a una posible pérdida proveniente de litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal.
  2. El período en el cual se presentó la causa que originó la acción legal.
  3. El grado de probabilidad de un resultado desfavorable.
  4. El monto o límites de las pérdidas potenciales.

Eventos Subsecuentes

Sin efecto en los EEFF

  1. Pérdida de activos por robo o catástrofes ocurridas después de la fecha de Cierre.
  2. Decisiones que pueden afectar la continuidad del negocio.
  3. Decisiones de adquisiciones importantes.
  4. Decisiones de ventas importantes.
  5. Decisiones que afectan la estructura de control interno.

Con efectos en los EEFF

  1. Declaración de quiebra de un cliente (provisión de la cartera).
  2. Venta de inventario de lenta rotación (Provisión de inventarios por el menor valor de la venta).
  3. Fallo de un litigio (Ajuste a la provisión de la contingencia a su valor real).
  4. Venta de activos por un menor valor del registrado en los libros (Provisión por el menor valor).

Evaluación para su registro o revelación

Previo a la publicación de la información financiera, se debe realizar la evaluación de posibles eventos subsecuentes que tengan impacto en los estados financieros o que requieran de revelación. Evaluación para su registro o revelación.

La norma internacional de auditoría (NIA 560), detalla los requerimientos o aspectos que los auditores siguen para identificar tales eventos los cuales incluyen.

Información relativa a eventos subsecuentes

Cuando se refiere a la confirmación de actas por el secretario del consejo de administración, estas deberán cubrir los periodos a que se refieren los estados financieros a los que se les hace mención en el dictamen del auditor y el periodo transcurrido hasta la fecha del dictamen. Revisión de los libros y registros contables.

Efecto en los estados

  1. La resolución de un litigio judicial.
  2. La recepción de información, después de la fecha del balance, que indique el deterioro del valor de un activo a esa fecha.
  3. La venta de mercancías, después de la fecha del balance.
  4. El descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.